ITAM

业务增长通常与 IT 增长相辅相成。销售额和收入的提升意味着需要更多员工，而更多员工又意味着需要更多计算机、更多服务器以及更大规模的网络。规模更大的组织也往往会将更多运营职能转为内部管理，通过许可第三方软件并雇用更多员工（同时利用更多 IT 资源）来自行管理人力资源、财务和会计部门，以节省成本。

如果您的业务正在增长，那么很快就需要制定一套IT 资产管理协议，以便在硬件和软件资产的整个生命周期内对其进行管理，帮助减少业务中断、有效规划预算、降低风险，并从全局层面洞察 IT 如何推动组织取得成功。

如果您准备在组织内为 IT 资产管理建立业务案例，我们将通过这份深入介绍其优势的指南帮助您少走弯路。我们将解释什么是 IT 资产管理、它可适用于哪些类型的资产、硬件与软件管理有何不同，以及它如何帮助组织最大限度提高 IT 设备和软件许可证投资的回报。

您还将了解，为什么严格的外部软件审计可能成为您尚未意识到的最大财务风险，以及您现在可以采取哪些措施来避免因不合规而产生的罚款和处罚。

我们还将解析 IT 资产处置，以及如何从组织内已达到生命周期终点的 IT 设备中获取更多价值。读完本文后，您将具备成功开展 IT 资产管理所需的一切基础。

什么是 ITAM？

IT 资产管理 (ITAM)是一套业务实践体系，通过整合财务、合同和库存数据来跟踪 IT 资产在整个生命周期中的状态，从而最大限度提升组织内 IT 设备的价值。IT 资产通常可分为硬件（组织拥有的实体计算设备）和软件，即组织拥有或获得许可使用的程序资产。

以下是 IT 资产管理在各类别中的应用方式：

硬件

拥有强大 IT 基础架构的组织可能持有大量计算机硬件：台式机、笔记本电脑、键盘及其他外设组件、打印机、复印机等。为确保硬件得到妥善维护，组织必须跟踪其拥有的资产、这些资产在组织内部的部署位置、使用方式、使用频率、维修状态、生命周期信息，以及何时需要更换或处置。

软件

软件资产通常由组织根据将安装该软件的用户数量进行许可。面向软件的 IT 资产管理流程可帮助组织监控其对最终用户许可协议的合规状态，这些协议允许其使用已获许可的软件应用程序。您的组织可以监控软件许可协议的状态，合理规划未来的许可付款，并监控正在使用的许可证数量，确保每个已购买的软件许可证都能发挥最大价值。

IT 资产管理的作用是帮助组织从 IT 投资中获取最大价值。从这个意义上说，IT 资产管理实质上是一套业务实践，使企业能够就如何管理 IT 资源做出更明智的决策。IT 资产管理实践会收集组织所掌控的硬件和软件的财务、合同和库存数据，但真正的价值在于，高层管理者能够利用这些信息来决定如何最大化现有 IT 资产的价值、何时以及是否投资新的 IT 资产，以及如何以最大化回报的方式处置老旧 IT 资产。

IT 资产管理软件的功能与优势

从本质上看，IT 资产管理是一门以数据收集和分析为基础的学科。过去，组织可能会使用纸质记录来详细记录硬件和软件资产清单、每项资产的成本以及其他数据，但随着 IT 在组织中的广泛普及，使用纸质系统详细跟踪 IT 资产几乎已不可能。

IT 领域的领先组织会使用IT 资产管理软件来维护其 IT 资产的最新记录，从而支持有关 IT 设备管理的重要决策。下面列出了此类软件的一些核心功能，以及您的组织可从每项功能中获得的预期收益：

全面的硬件和软件资产跟踪

全面的数据跟踪系统必须是每个高效 IT 资产管理系统的核心。对于希望利用 IT 资产管理改进 IT 决策的组织而言，能够从多个维度跟踪资产及其属性，是关键的价值驱动因素。

IT 资产管理软件的库存跟踪功能不只是简单列出可用资产，它还包含硬件和软件的具体详细信息与规格，让您能够真正透明地了解自身的 IT 能力。组织使用 IT 资产管理软件来跟踪其计算资产，以及产品编号、SKU、购买日期等详细信息，并记录 CPU 类型、处理器速度、内存、可用磁盘空间、IP 地址等众多技术规格参数。

许可证合规管理功能

对于许可使用第三方软件的组织而言，软件许可证合规是一个重要问题。如果您的组织从第三方供应商处为多个用户许可软件，可能会接受外部审计，以确保您符合服务级别协议的条款。全球最大的几家软件提供商每年都会通过调查涉嫌滥用其服务的订阅者获得数十亿美元收入。无论您是否意识到这种情况，您的组织都可能因以下原因遭受重大影响：

• “补足费用”——如果发现组织使用的许可证数量超出服务级别协议允许的范围，则必须支付的未结费用
• 因违反服务级别协议条款而产生的额外财务处罚
• 发现不合规问题的软件审计所产生的费用账单
• 如果存在长期不当部署软件并违反服务级别协议的情况，则需支付追溯性许可费用

归根结底，组织需要持续遵守许可协议，以避免代价高昂的软件审计以及由此产生的大额罚款。IT 资产管理软件可让组织自动检测连接到公司网络的每台计算机上安装的软件。自动化软件检测可与服务级别协议进行交叉核对，以确保合规，并避免因软件审计未通过而产生的高额处罚。

软件使用数据与分析

如果组织购买了 10 个软件许可证，却安装了 15 次该软件，可能会因违反与软件提供商签订的服务级别协议而受到处罚；但如果组织购买了 15 个许可证，却只安装了 10 次软件，又会怎样呢？

组织正在使用 IT 资产管理软件来评估软件安装情况并分析软件使用数据，从而帮助消除与未使用软件许可证相关的额外成本。软件应用程序可用于跟踪某个应用程序已安装的机器数量，以及该应用程序的实际使用统计数据。毕竟，如果用户从未使用某个应用程序，那么为其支付的许可证费用仍然是一种浪费，而这正是组织降低成本的机会。

采购功能/集成

许多组织通过采购系统跟踪 IT 采购，并通过另一套系统管理 IT 库存，但这两个系统之间往往缺少关联。这意味着负责管理 IT 资产的人员可能无法全面了解约束软件许可证的服务级别协议和合同，也可能无法妥善规划未来采购，或及时了解软件合同何时需要续订。

IT 资产管理软件需要通过将采购和 IT 管理集成到一个仪表板中，全面呈现组织如何满足其硬件和软件需求。这样，组织就可以在同一界面中准确评估当前软件并预测未来需求，从而实现有效的战略规划和预算分配。

在硬件方面，采购透明度使 IT 资产经理能够针对 IT 库存周转制定合理预算，根据即将达到生命周期终点的库存规划新采购，并将财务数据与 IT 库存使用数据结合分析，以确定 IT 资产处置的最佳路径。

什么是 ITAM 数据库？

ITAM 数据库包含三个组成部分：物理、财务和合同。

物理

物理信息通过发现和库存来源收集，用于接收显示已部署内容的数据。它还可以提供对所有 IT 资产的可见性，包括可能位于库房中、尚未部署或计划退役的资产。此类库房信息通常通过手动流程、条码读取器或已安装的 RFID 系统收集。

财务

ITAM 的第二个组成部分是财务数据。此类数据通常从采购系统或采购订单中收集。它会显示采购订单编号、供应商名称、数量、品牌和型号、采购价格、折旧、成本中心，以及组织可能需要查看的其他财务属性。跟踪资产的财务属性有助于了解总拥有成本、投资回报率，并将成本分配到项目和 IT 业务服务。它还可以帮助组织了解与技术债务相关的遗留应用程序（例如大型机上的应用程序），并支持就资产生命周期终止做出更明智的决策。

合同

ITAM 的第三个组成部分是合同数据。此类数据通常从经销商、直接从厂商/供应商处，或在已有合同管理系统的情况下从该系统中收集。它将包含合同最终谈判版本中的信息，而不是谈判过程中的各个迭代版本。详细信息包括版本号、许可证权益、许可证类型、供应商 SKU、培训天数、服务级别、维护以及其他重要合同事项。如果是云或软件即服务采购，详细信息将包括数量、许可证类型、设备数量、采购价格、是否将自有软件带入云实例、合同期限等。

什么是 IT 资产处置？

IT 资产处置 (ITAD) 是一项围绕安全且对生态负责地处置废旧、过时或不再需要的 IT 产品而开展的业务。即使是拥有成熟 IT 部门的组织，也常常忽视 ITAD；但它可能是与 IT 资产管理相关的最强价值驱动因素之一，因为它可帮助组织在处置不再需要的 IT 设备时收回大量成本。组织可以利用 IT 资产管理系统维护各类 IT 设备的使用记录，从而判断设备何时需要更换。

当一件硬件达到正常生命周期终点时，IT 库存经理需要就该设备的后续处理做出明智决策。翻新该设备是否值得投入成本？通过翻新投资可以将设备寿命延长多久，是否物有所值？该资产是否应转售？如果转售，应如何定价，组织又将分配哪些资源来协调销售？该资产是否应回收？与之相关的适用规则和法规（以及返利）有哪些，不当回收该资产又存在哪些风险？组织甚至可以选择通过 ITAD 公司彻底处置该资产。

组织通常会与 ITAD 公司签订合同，由其负责妥善处置 IT 设备。从旧设备中最大化回收价值的流程可能十分复杂，专业公司可通过证明其对环保和可持续实践、充分的员工安全保障以及适当数据安全防护措施的承诺，获得 ITAD 认证资质。

与值得信赖的 ITAD 公司合作，帮助管理您的 IT 资产处置至关重要。可靠的 ITAD 合作伙伴可通过以下方式为您的组织创造价值：

• 安全擦除所有旧设备中的数据，保护您的敏感企业信息和专有信息，避免被竞争对手发现
• 遵循处置旧设备（包括计算机、显示器和电池）的最新法律准则，帮助您避免任何责任问题
• 通过判断是回收设备并获取环保费用，还是将二手设备进行慈善捐赠以获得税收优惠，帮助您最大限度提高二手 IT 设备的回报。