Le jargon IT décrypté
La gestion des actifs informatiques (ITAM) est un ensemble de pratiques métier visant à maximiser la valeur des équipements informatiques au sein d’une organisation, en combinant des données financières, contractuelles et d’inventaire afin de suivre l’état des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie.
La croissance de l’entreprise et celle de l’informatique vont souvent de pair. Plus de ventes et de chiffre d’affaires signifie plus de collaborateurs, et plus de collaborateurs signifie plus d’ordinateurs, plus de serveurs et des réseaux plus étendus. Les grandes organisations ont également tendance à internaliser davantage d’opérations, choisissant de réduire les coûts en gérant elles-mêmes leurs services RH, finance et comptabilité, en acquérant des licences de logiciels tiers et en recrutant encore plus de collaborateurs (et en s’appuyant encore davantage sur l’informatique).
Si votre entreprise se développe, vous devrez bientôt mettre en place un protocole de gestion des actifs informatiques vous permettant de gérer vos actifs matériels et logiciels tout au long de leur cycle de vie, afin de réduire les interruptions d’activité, de planifier efficacement les budgets, d’atténuer les risques et d’obtenir une vision globale de la façon dont l’informatique contribue à la réussite de votre organisation.
Si vous êtes prêt à bâtir le dossier de justification de la gestion des actifs informatiques dans votre organisation, nous vous proposons un véritable raccourci avec cette introduction détaillée à ses avantages. Nous expliquerons ce qu’est la gestion des actifs informatiques, les types d’actifs auxquels elle s’applique, ses différences pour le matériel et les logiciels, et comment elle peut aider les organisations à maximiser le retour sur leurs investissements dans les équipements informatiques comme dans les licences logicielles.
Vous découvrirez également pourquoi les audits logiciels externes agressifs peuvent représenter le plus grand risque financier auquel votre entreprise n’a pas encore pensé, et ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui pour éviter les pénalités et amendes liées à la non-conformité.
Nous allons également expliquer la gestion de fin de vie des actifs informatiques et la manière dont vous pourriez tirer encore plus de valeur des équipements informatiques qui arrivent en fin de cycle de vie dans votre organisation. À la fin, vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin pour réussir avec la gestion des actifs informatiques.
Webinaire : ITSM et ITAM : plus efficaces ensemble
La gestion des actifs informatiques (ITAM) est un ensemble de pratiques métier visant à maximiser la valeur des équipements informatiques au sein d’une organisation, en combinant des données financières, contractuelles et d’inventaire afin de suivre l’état des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie. Les actifs informatiques peuvent généralement être classés en deux catégories : le matériel — les équipements informatiques physiques que l’organisation possède — et les logiciels, c’est-à-dire les actifs applicatifs que l’organisation possède ou utilise sous licence.
Voici comment la gestion des actifs informatiques s’applique à chaque catégorie :
Les organisations dotées d’une infrastructure informatique robuste peuvent posséder de nombreux équipements informatiques : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, claviers et autres périphériques, imprimantes, copieurs, etc. Pour garantir un bon entretien du matériel, les organisations doivent suivre les actifs qu’elles possèdent, l’endroit où ils sont déployés dans l’organisation, la manière dont ils sont utilisés, leur fréquence d’utilisation, leur état de réparation, les informations relatives à leur cycle de vie, ainsi que le moment où ils doivent être remplacés ou mis au rebut.
Les actifs logiciels font généralement l’objet de licences accordées à l’organisation en fonction du nombre d’utilisateurs qui installeront le logiciel. Les processus de gestion des actifs informatiques appliqués aux logiciels permettent aux organisations de surveiller leur conformité aux contrats de licence utilisateur final qui les autorisent à utiliser des applications logicielles sous licence. Votre organisation peut suivre l’état de ses contrats de licence logicielle, planifier correctement les futurs paiements de licences et surveiller le nombre de licences utilisées afin de s’assurer d’obtenir la meilleure valeur possible pour chaque licence logicielle payée.
Le rôle de la gestion des actifs informatiques est d’aider les organisations à tirer le maximum de valeur de leurs investissements IT. En ce sens, la gestion des actifs informatiques est véritablement un ensemble de pratiques métier qui permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions quant à la gestion de leurs ressources informatiques. La pratique de la gestion des actifs informatiques consiste à collecter des données financières, contractuelles et d’inventaire sur le matériel et les logiciels contrôlés par une organisation, mais la véritable valeur apparaît lorsque les dirigeants utilisent ces informations pour décider comment maximiser au mieux les actifs informatiques existants, quand et s’il convient d’investir dans de nouveaux actifs informatiques, et comment se séparer des actifs informatiques vieillissants de manière à maximiser les retours.
Démo produit : Ivanti Neurons for ITAM
Fondamentalement, la gestion des actifs informatiques est une discipline fondée sur la collecte et l’analyse de données. Par le passé, les organisations pouvaient conserver des dossiers papier détaillant leur inventaire d’actifs matériels et logiciels, les coûts de chaque actif et d’autres données, mais la prolifération de l’informatique au sein des organisations a rendu pratiquement impossible le suivi détaillé des actifs informatiques à l’aide d’un système papier.
Les organisations les plus avancées en matière d’informatique utilisent des logiciels de gestion des actifs informatiques pour conserver des enregistrements à jour de leurs actifs informatiques, utilisables pour faciliter les décisions importantes concernant la gestion des équipements informatiques. Vous trouverez ci-dessous certaines fonctionnalités clés de ces logiciels, ainsi que les avantages que votre organisation peut attendre de chacune d’elles :
Un système complet de suivi des données doit être au cœur de tout système efficace de gestion des actifs informatiques. La capacité à suivre les actifs et leurs attributs selon plusieurs dimensions est un facteur de valeur essentiel pour les organisations qui souhaitent exploiter la gestion des actifs informatiques afin d’améliorer leur prise de décision en matière d’informatique.
La fonctionnalité de suivi d’inventaire des logiciels de gestion des actifs informatiques va au-delà d’une simple liste des actifs dont vous disposez : elle inclut des détails et spécifications précis pour le matériel et les logiciels, qui offrent une véritable transparence sur vos capacités informatiques. Les organisations utilisent des logiciels de gestion des actifs informatiques pour suivre leurs actifs informatiques, avec des informations telles que la référence produit, le SKU et la date d’achat, ainsi que des spécifications techniques comme le type de CPU, la vitesse du processeur, la mémoire, l’espace disque disponible, l’adresse IP et de nombreux autres paramètres.
La conformité des licences logicielles est un enjeu majeur pour les organisations qui utilisent des logiciels tiers sous licence. Si vous obtenez auprès d’un fournisseur tiers des licences logicielles pour plusieurs utilisateurs de votre organisation, vous pouvez faire l’objet d’audits externes visant à vérifier votre conformité aux conditions de vos contrats de niveau de service. Les plus grands éditeurs de logiciels au monde génèrent chaque année des milliards de dollars en enquêtant sur les abonnés soupçonnés d’utiliser abusivement leurs services. Que vous en soyez conscient ou non, votre organisation pourrait être fortement pénalisée par :
En résumé, les organisations doivent rester conformes aux contrats de licence afin d’éviter un audit logiciel coûteux pouvant entraîner de lourdes amendes. Les logiciels de gestion des actifs informatiques permettent aux organisations de détecter automatiquement les logiciels installés sur chaque ordinateur connecté au réseau de l’entreprise. La détection automatisée des logiciels peut être recoupée avec les contrats de niveau de service afin de garantir la conformité et d’éviter les lourdes pénalités associées à un audit logiciel défavorable.
Lorsqu’une organisation achète 10 licences logicielles mais installe le logiciel 15 fois, elle peut être soumise à des pénalités pour violation de son contrat de niveau de service avec l’éditeur du logiciel. Mais que se passe-t-il si elle achète 15 licences et n’installe le logiciel que 10 fois ?
Les organisations utilisent des logiciels de gestion des actifs informatiques pour évaluer les installations logicielles et analyser les données d’utilisation des logiciels, ce qui les aide à éliminer les coûts excessifs associés aux licences logicielles inutilisées. Les applications logicielles peuvent être utilisées pour suivre le nombre de machines sur lesquelles une application donnée a été installée, ainsi que les statistiques d’utilisation réelles de cette application. Après tout, une licence payée reste gaspillée si l’application n’est jamais utilisée par l’utilisateur, et c’est une occasion pour l’organisation de réduire ses coûts.
De nombreuses organisations suivent leurs achats informatiques au moyen d’un système d’approvisionnement et gèrent leur inventaire informatique dans un système distinct, mais le lien entre ces deux systèmes fait souvent défaut. Cela signifie que les personnes responsables de la gestion des actifs informatiques peuvent ne pas disposer d’une visibilité complète sur les contrats de niveau de service et les contrats qui régissent les licences logicielles, et peuvent ne pas être en mesure de planifier correctement les achats futurs ni de savoir quand les contrats logiciels doivent être renouvelés.
Les logiciels de gestion des actifs informatiques doivent fournir une vue d’ensemble de la manière dont l’organisation répond à ses besoins en matériel et en logiciels, en intégrant l’approvisionnement et la gestion IT dans un tableau de bord unique. Les organisations peuvent ainsi évaluer précisément leurs logiciels actuels et projeter leurs besoins futurs dans la même interface, ce qui permet une planification stratégique et une allocation budgétaire efficaces.
Côté matériel, la transparence sur les achats permet aux responsables des actifs informatiques de budgéter correctement le renouvellement de l’inventaire IT, de planifier les nouveaux achats en fonction des équipements qui approchent de la fin de leur cycle de vie, et d’analyser les données financières parallèlement aux données d’utilisation de l’inventaire IT afin de déterminer la meilleure approche pour la gestion de fin de vie des actifs informatiques.
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Une base de données ITAM comporte trois composantes : physique, financière et contractuelle.
Les informations physiques sont collectées à l’aide de sources de découverte et d’inventaire afin d’intégrer des données indiquant ce qui est déployé. Elles offrent également une visibilité sur tous les actifs informatiques susceptibles de se trouver en stock, mais pas encore déployés, ou éventuellement prévus pour retrait. Ces informations de stock sont généralement collectées au moyen de processus manuels, de lecteurs de codes-barres ou de systèmes RFID, s’ils sont installés.
La deuxième composante de l’ITAM correspond aux données financières. Ces données sont souvent collectées à partir d’un système d’achat ou d’un bon de commande. Elles indiquent le numéro de bon de commande, le nom du fournisseur, la quantité, la marque et le modèle, le prix d’achat, l’amortissement, le centre de coûts et d’autres attributs financiers sur lesquels une organisation peut avoir besoin de visibilité. Le suivi des attributs financiers d’un actif est utile pour comprendre le coût total de possession, le retour sur investissement et imputer les coûts à des projets et à des services métier IT. Il aide également l’organisation à comprendre les applications héritées associées à la dette technique, par exemple sur mainframe, et à prendre de meilleures décisions concernant la fin de vie d’un actif.
La troisième composante de l’ITAM correspond aux données contractuelles. Ces données sont souvent collectées auprès du revendeur, directement auprès du fournisseur, ou à partir d’un système de gestion des contrats s’il en existe un. Elles incluent les informations issues de la version finale négociée du contrat, et non des itérations intervenues pendant la négociation. Il s’agit notamment du numéro de version, des droits de licence, du type de licence, du SKU fournisseur, des jours de formation, des niveaux de service, de la maintenance et d’autres informations contractuelles importantes. S’il s’agit d’un achat cloud ou Software as a Service, les informations incluront notamment la quantité, le type de licence, le nombre d’appareils, le prix d’achat, le fait que vous apportiez ou non votre propre logiciel dans l’instance cloud, ainsi que la durée du contrat.
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La gestion de fin de vie des actifs informatiques (ITAD) est une activité centrée sur l’élimination sûre et écologiquement responsable des produits informatiques obsolètes, dépassés ou indésirables. Souvent négligée, même par les organisations dotées de services informatiques solides, l’ITAD peut être l’un des principaux facteurs de valeur associés à la gestion des actifs informatiques, car elle permet aux organisations de récupérer des coûts importants lors de la mise au rebut d’équipements informatiques qui ne sont plus nécessaires. Les organisations peuvent exploiter leur système de gestion des actifs informatiques pour conserver des historiques d’utilisation de différents équipements informatiques et déterminer à quel moment ils doivent être remplacés.
Lorsqu’un matériel arrive au terme de son cycle de vie normal, les responsables de l’inventaire informatique doivent prendre des décisions éclairées sur son devenir. Vaut-il la peine de remettre l’équipement en état ? Dans quelle mesure un investissement dans la remise en état pourrait-il prolonger sa durée de vie, et cet investissement est-il justifié ? L’actif doit-il être revendu ? Si oui, à quel prix et quelles ressources l’organisation affectera-t-elle à la coordination de la vente ? L’actif doit-il être recyclé ? Quelles règles et réglementations applicables (et quelles remises !) y sont associées, et quels sont les risques d’un recyclage inapproprié de l’actif ? L’organisation peut même choisir de se défaire entièrement de l’actif par l’intermédiaire d’une entreprise spécialisée en ITAD.
Une entreprise spécialisée en ITAD est généralement mandatée par l’organisation pour prendre en charge l’élimination appropriée des équipements informatiques. Les processus visant à maximiser la valeur récupérée des anciens équipements peuvent être complexes, et des entreprises spécialisées peuvent obtenir des certifications ITAD en démontrant leur engagement envers des pratiques respectueuses de l’environnement et durables, une sécurité adéquate des travailleurs et des précautions appropriées en matière de sécurité des données.
Il est essentiel de faire appel à une entreprise ITAD de confiance pour vous aider à gérer la fin de vie de vos actifs informatiques. Un partenaire ITAD fiable apporte de la valeur à votre organisation en :
Ce contenu a été initialement publié sur Cherwell.com, avant l’acquisition par Ivanti.
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