IT-Fachjargon erklärt
IT Asset Management (ITAM) ist ein System von Geschäftspraktiken, das darauf abzielt, den Wert von IT-Ausrüstung innerhalb eines Unternehmens zu maximieren. Dazu werden Finanz-, Vertrags- und Bestandsdaten zusammengeführt, um den Status von IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen.
Unternehmenswachstum und IT-Wachstum gehen häufig Hand in Hand. Mehr Umsatz und höhere Erlöse bedeuten mehr Mitarbeitende – und mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Computer, mehr Server und größere Netzwerke. Größere Unternehmen neigen außerdem dazu, mehr Aufgaben intern abzuwickeln, um Kosten zu sparen: Sie betreiben eigene HR-, Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, lizenzieren dafür Drittanbieter-Software und stellen weitere Mitarbeitende ein (und nutzen entsprechend noch mehr IT).
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es nicht lange dauern, bis Sie ein IT-Asset-Management-Protokoll entwickeln müssen, mit dem Sie Ihre Hardware- und Software-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten können. So lassen sich Betriebsunterbrechungen reduzieren, Budgets effektiv planen, Risiken mindern und ein übergeordneter Einblick gewinnen, wie die IT den Erfolg Ihres Unternehmens vorantreibt.
Wenn Sie bereit sind, den Business Case für IT-Asset-Management in Ihrem Unternehmen zu erstellen, bietet Ihnen diese ausführliche Einführung in die Vorteile eine klare Abkürzung. Wir erklären, was IT-Asset-Management ist, für welche Arten von Assets es eingesetzt werden kann, wie es sich bei Hardware und Software unterscheidet und wie es Unternehmen dabei unterstützt, den ROI ihrer Investitionen in IT-Ausrüstung und Softwarelizenzen zu maximieren.
Außerdem erfahren Sie, warum strenge externe Software-Audits möglicherweise das größte finanzielle Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, an das Sie bisher nicht gedacht haben – und was Sie heute tun können, um Strafen und Bußgelder im Zusammenhang mit Non-Compliance zu vermeiden.
Wir erläutern außerdem IT Asset Disposition und zeigen, wie Sie aus IT-Ausrüstung, die in Ihrem Unternehmen das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, noch mehr Wert schöpfen können. Am Ende verfügen Sie über alles, was Sie benötigen, um IT-Asset-Management erfolgreich umzusetzen.
Webinar: ITSM & ITAM: Gemeinsam besser
IT Asset Management (ITAM) ist ein System von Geschäftspraktiken, das darauf abzielt, den Wert von IT-Ausrüstung innerhalb eines Unternehmens zu maximieren. Dazu werden Finanz-, Vertrags- und Bestandsdaten zusammengeführt, um den Status von IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen. IT-Assets lassen sich in der Regel entweder als Hardware – also die physische Computerausrüstung, die dem Unternehmen gehört – oder als Software bzw. Programmbestände kategorisieren, die das Unternehmen besitzt oder lizenziert.
So lässt sich IT-Asset-Management auf die einzelnen Kategorien anwenden:
Unternehmen mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur können über eine große Menge an Computerhardware verfügen: Desktop-Computer, Laptops, Tastaturen und andere Peripheriegeräte, Drucker, Kopierer und mehr. Um sicherzustellen, dass die Hardware gut gewartet wird, müssen Unternehmen nachvollziehen können, welche Assets sie besitzen, wo diese Assets im Unternehmen eingesetzt werden, wie und wie häufig sie genutzt werden, welchen Reparaturstatus sie haben, welche Lebenszyklusinformationen vorliegen und wann sie ersetzt oder entsorgt werden müssen.
Software-Assets werden in der Regel vom Unternehmen auf Basis der Anzahl der Benutzer lizenziert, die die Software installieren. IT-Asset-Management-Prozesse für Software ermöglichen es Unternehmen, ihren Compliance-Status im Hinblick auf die Endnutzer-Lizenzvereinbarungen zu überwachen, die ihnen die Nutzung lizenzierter Softwareanwendungen erlauben. Ihr Unternehmen kann den Status seiner Softwarelizenzvereinbarungen überwachen, künftige Lizenzzahlungen angemessen planen und nachverfolgen, wie viele Lizenzen genutzt werden, um sicherzustellen, dass Sie aus jeder bezahlten Softwarelizenz den größtmöglichen Nutzen ziehen.
Die Aufgabe des IT-Asset-Managements besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, den maximalen Wert aus ihren IT-Investitionen zu ziehen. In diesem Sinne ist IT-Asset-Management ein Set von Geschäftspraktiken, mit dem Unternehmen bessere Entscheidungen über die Verwaltung ihrer IT-Ressourcen treffen können. In der Praxis umfasst IT-Asset-Management die Erfassung von Finanz-, Vertrags- und Bestandsdaten zu der Hardware und Software, die ein Unternehmen kontrolliert. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch, wenn Führungskräfte diese Informationen nutzen, um zu entscheiden, wie vorhandene IT-Assets optimal ausgeschöpft werden, wann und ob in neue IT-Assets investiert werden sollte und wie ältere IT-Assets so ausgemustert werden können, dass die Rendite maximiert wird.
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Im Kern ist IT-Asset-Management eine Disziplin, die auf der Erfassung und Analyse von Daten basiert. Früher führten Unternehmen möglicherweise Papierunterlagen, in denen ihr Bestand an Hardware- und Software-Assets, die Kosten je Asset und weitere Daten dokumentiert waren. Die Verbreitung von IT in Unternehmen hat es jedoch praktisch unmöglich gemacht, IT-Assets mit einem papierbasierten System detailliert nachzuverfolgen.
Führende Unternehmen im IT-Bereich nutzen IT-Asset-Management-Software, um aktuelle Aufzeichnungen über ihre IT-Assets zu führen, die wichtige Entscheidungen zur Verwaltung von IT-Ausrüstung unterstützen. Nachfolgend haben wir einige Kernfunktionen dieser Software sowie die jeweiligen Vorteile für Ihr Unternehmen aufgeführt:
Ein umfassendes System zur Datenverfolgung muss im Zentrum jedes effektiven IT-Asset-Management-Systems stehen. Die Fähigkeit, Assets und ihre Attribute über mehrere Dimensionen hinweg zu verfolgen, ist ein entscheidender Werttreiber für Unternehmen, die IT-Asset-Management nutzen möchten, um ihre IT-bezogenen Entscheidungen zu verbessern.
Die Bestandsverfolgungsfunktion von IT-Asset-Management-Software geht über eine einfache Liste der verfügbaren Assets hinaus. Sie umfasst konkrete Details und Spezifikationen zu Hardware und Software, die echte Transparenz über Ihre IT-Fähigkeiten schaffen. Unternehmen nutzen IT-Asset-Management-Software, um ihre Computing-Assets nachzuverfolgen – einschließlich Details wie Produktnummer, SKU und Kaufdatum sowie technischer Spezifikationen wie CPU-Typ, Prozessorgeschwindigkeit, Arbeitsspeicher, verfügbarer Speicherplatz, IP-Adresse und zahlreicher weiterer Parameter.
Softwarelizenz-Compliance ist ein wichtiges Thema für Unternehmen, die Drittanbieter-Software lizenzieren. Wenn Sie Software für mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen von einem Drittanbieter lizenzieren, können Sie externen Audits unterliegen, um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen Ihrer Service-Level-Vereinbarungen einhalten. Die größten Softwareanbieter der Welt erzielen jährlich Milliardenbeträge, indem sie Abonnenten überprüfen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie ihre Services missbräuchlich nutzen. Ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht: Ihr Unternehmen könnte erheblich belastet werden durch:
Unterm Strich müssen Unternehmen Lizenzvereinbarungen einhalten, um ein kostspieliges Software-Audit mit hohen Bußgeldern zu vermeiden. IT-Asset-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, automatisch zu erkennen, welche Software auf jedem mit dem Unternehmensnetzwerk verbundenen Computer installiert ist. Die automatisierte Softwareerkennung kann mit Service-Level-Vereinbarungen abgeglichen werden, um Compliance sicherzustellen und empfindliche Strafen im Zusammenhang mit einem nicht bestandenen Software-Audit zu vermeiden.
Wenn ein Unternehmen 10 Softwarelizenzen kauft, die Software aber 15-mal installiert, drohen Strafen wegen Verstoßes gegen die Service-Level-Vereinbarung mit dem Softwareanbieter. Doch was ist, wenn das Unternehmen 15 Lizenzen kauft und die Software nur 10-mal installiert?
Unternehmen nutzen IT-Asset-Management-Software, um Softwareinstallationen zu bewerten und Software-Nutzungsdaten zu analysieren. So können sie überhöhte Kosten durch ungenutzte Softwarelizenzen vermeiden. Softwareanwendungen können verwendet werden, um die Anzahl der Geräte zu verfolgen, auf denen eine bestimmte Anwendung installiert wurde, sowie die tatsächlichen Nutzungsstatistiken der Anwendung. Schließlich ist auch eine bezahlte Lizenz vergeudet, wenn die Anwendung vom Benutzer nie verwendet wird – und genau hier bietet sich dem Unternehmen eine Möglichkeit zur Kostensenkung.
Viele Unternehmen verfolgen IT-Einkäufe über ein Beschaffungssystem und verwalten den IT-Bestand über ein separates System. Häufig fehlt jedoch die Verbindung zwischen beiden Systemen. Das bedeutet, dass die für die Verwaltung von IT-Assets verantwortlichen Personen möglicherweise keinen vollständigen Einblick in die Service-Level-Vereinbarungen und Verträge haben, die Softwarelizenzen regeln, und künftige Anschaffungen nicht richtig planen oder nicht erkennen können, wann Softwareverträge verlängert werden müssen.
IT-Asset-Management-Software muss einen Gesamtüberblick darüber bieten, wie das Unternehmen seinen Bedarf an Hardware und Software deckt, indem Beschaffung und IT-Management in einem Dashboard integriert werden. So können Unternehmen ihre aktuelle Software genau bewerten und den künftigen Bedarf in derselben Oberfläche prognostizieren – als Grundlage für wirksame strategische Planung und Budgetzuweisung.
Auf der Hardwareseite ermöglicht Transparenz im Einkauf IT-Asset-Managern, den Austausch des IT-Bestands korrekt zu budgetieren, Neuanschaffungen entsprechend dem Bestand zu planen, der sich dem Ende seines Lebenszyklus nähert, und Finanzdaten zusammen mit Nutzungsdaten des IT-Bestands zu analysieren, um den besten Weg für die IT Asset Disposition zu bestimmen.
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Eine ITAM-Datenbank besteht aus drei Komponenten: physisch, finanziell und vertraglich.
Die physischen Informationen werden mithilfe von Discovery- und Bestandsquellen erfasst, um Daten darüber aufzunehmen, was bereitgestellt ist. Außerdem bieten sie Transparenz über alle IT-Assets, die sich möglicherweise in einem Lager befinden, aber noch nicht bereitgestellt wurden oder zur Ausmusterung vorgesehen sind. Diese Lagerinformationen werden in der Regel über manuelle Prozesse, Barcodeleser oder RFID-Systeme erfasst, sofern diese installiert sind.
Die zweite Komponente von ITAM sind die Finanzdaten. Diese Daten werden häufig aus einem Einkaufssystem oder aus einer Bestellung übernommen. Sie geben Bestellnummer, Anbietername, Menge, Hersteller und Modell, Kaufpreis, Abschreibung, Kostenstelle und weitere finanzielle Attribute an, in die ein Unternehmen möglicherweise Einblick benötigt. Die Verfolgung finanzieller Attribute eines Assets ist hilfreich, um die Gesamtbetriebskosten und den Return on Investment zu verstehen und Kosten Projekten sowie IT-Business-Services zuzuordnen. Sie hilft einem Unternehmen außerdem, technische Schulden im Zusammenhang mit Legacy-Anwendungen – beispielsweise auf dem Mainframe – zu verstehen und bessere Entscheidungen über das Lebensende eines Assets zu treffen.
Die dritte Komponente von ITAM sind die Vertragsdaten. Diese Daten werden häufig vom Reseller, direkt vom Anbieter/Lieferanten oder aus einem Vertragsmanagementsystem übernommen, sofern ein solches vorhanden ist. Sie enthalten die Informationen aus der final ausgehandelten Vertragsversion, nicht die Entwurfsstände während der Verhandlung. Dazu zählen Details wie Versionsnummer, Lizenzanspruch, Lizenztyp, Anbieter-SKU, Schulungstage, Service Levels, Wartung und weitere wichtige Vertragsdaten. Handelt es sich um einen Cloud- oder Software-as-a-Service-Kauf, umfassen die Details unter anderem Menge, Lizenztyp, Geräteanzahl, Kaufpreis, ob eigene Software in die Cloud-Instanz eingebracht wird, und Vertragslaufzeit.
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IT Asset Disposition (ITAD) ist ein Geschäftsfeld rund um die sichere und ökologisch verantwortungsvolle Entsorgung veralteter, überholter oder nicht mehr benötigter IT-Produkte. Obwohl ITAD selbst von Unternehmen mit leistungsfähigen IT-Abteilungen häufig übersehen wird, kann es einer der stärksten Werttreiber im Zusammenhang mit IT-Asset-Management sein, da Unternehmen beim Entsorgen nicht mehr benötigter IT-Ausrüstung erhebliche Kosten zurückgewinnen können. Unternehmen können ihr IT-Asset-Management-System nutzen, um Nutzungsaufzeichnungen für verschiedene IT-Ausrüstung zu führen und zu bestimmen, wann Geräte ersetzt werden müssen.
Wenn ein Hardwaregerät das Ende seines normalen Lebenszyklus erreicht, müssen IT-Bestandsmanager fundierte Entscheidungen darüber treffen, was mit der Ausrüstung geschehen soll. Lohnt es sich, die Ausrüstung aufzubereiten? Um wie viel könnte die Lebensdauer der Ausrüstung durch Investitionen in die Aufbereitung verlängert werden – und lohnt sich der Aufwand? Sollte das Asset weiterverkauft werden? Falls ja, wie sollte es bepreist werden und welche Ressourcen wird das Unternehmen für die Koordination eines Verkaufs bereitstellen? Sollte das Asset recycelt werden? Welche geltenden Regeln und Vorschriften (und Rückvergütungen!) sind damit verbunden, und welche Risiken entstehen durch unsachgemäßes Recycling des Assets? Das Unternehmen kann sich sogar dafür entscheiden, das Asset über ein ITAD-Unternehmen vollständig entsorgen zu lassen.
Ein ITAD-Unternehmen wird in der Regel von der Organisation beauftragt, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Entsorgung der IT-Ausrüstung zu übernehmen. Prozesse zur Maximierung des zurückgewonnenen Werts aus Altgeräten können komplex sein. Spezialisierte Unternehmen können ITAD-Zertifizierungen erwerben, indem sie ihr Engagement für umweltverträgliche und nachhaltige Verfahren, angemessene Arbeitssicherheit und geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit nachweisen.
Es ist entscheidend, ein ITAD-Unternehmen zu beauftragen, dem Sie vertrauen, um Ihre IT Asset Disposition zu unterstützen. Ein verlässlicher ITAD-Partner schafft Mehrwert für Ihr Unternehmen, indem er:
Diese Inhalte wurden ursprünglich auf Cherwell.com veröffentlicht, bevor Cherwell von Ivanti übernommen wurde.
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