ITAM

ビジネスの成長とITの成長は、多くの場合密接に結びついています。売上と収益が増えれば従業員も増え、従業員が増えればコンピューター、サーバー、ネットワークもさらに必要になります。規模の大きい組織では、コスト削減のために人事、財務、経理部門を自社で運用するなど、業務を内製化する傾向もあります。そのためにサードパーティ製ソフトウェアをライセンスし、さらに従業員を採用し、より多くのITを活用することになります。

事業が成長している場合、まもなくIT資産管理のプロトコルを策定する必要が出てきます。これにより、ハードウェア資産とソフトウェア資産をライフサイクル全体にわたって管理し、業務中断の削減、効果的な予算計画、リスク軽減、そしてITが組織の成功をどのように推進しているかについての全体的な洞察の獲得を支援できます。

組織でIT資産管理のビジネスケースを構築する準備が整っているなら、本稿はそのメリットを深く理解するための実用的な入門ガイドとなります。IT資産管理とは何か、どのような資産に利用できるのか、ハードウェアとソフトウェアでどのように異なるのか、そしてIT機器とソフトウェアライセンスの両方に対する投資収益率を組織が最大化するうえでどのように役立つのかを解説します。

また、積極的な外部ソフトウェア監査が、これまで見落としていた最大級の財務リスクとなり得る理由と、コンプライアンス違反に伴う罰金や制裁金を回避するために今できることも紹介します。

さらに、IT資産処分についても掘り下げ、組織内でライフサイクルの終わりを迎えたIT機器から、さらに多くの価値を引き出す方法を解説します。読み終える頃には、IT資産管理を成功に導くために必要な情報が揃っているはずです。

ITAMとは？

IT資産管理（ITAM）は、財務、契約、インベントリのデータを組み合わせ、IT資産のライフサイクル全体にわたるステータスを追跡することで、組織内のIT機器の価値を最大化することを目的としたビジネスプラクティスの体系です。IT資産は一般的に、組織が所有する物理的なコンピューティング機器であるハードウェアと、組織が所有またはライセンスするプログラム資産であるソフトウェアに分類できます。

IT資産管理が各カテゴリにどのように適用されるかを見ていきましょう。

ハードウェア

堅牢なITインフラストラクチャを持つ組織では、デスクトップコンピューター、ノートPC、キーボードやその他の周辺機器、プリンター、コピー機など、多数のコンピューターハードウェアを所有している場合があります。ハードウェアを適切に保守するには、どの資産を所有しているか、それらの資産が組織内のどこに配備されているか、どのように使用されているか、使用頻度、修理状況、ライフサイクル情報、交換または処分が必要になる時期を把握しておく必要があります。

ソフトウェア

ソフトウェア資産は通常、そのソフトウェアをインストールするユーザー数に基づいて組織にライセンスされます。ソフトウェアに関するIT資産管理プロセスにより、組織は、ライセンスされたソフトウェアアプリケーションの利用を許可するエンドユーザーライセンス契約に対するコンプライアンス状況を監視できます。組織はソフトウェアライセンス契約の状況を監視し、将来のライセンス支払いを適切に計画し、使用中のライセンス数を把握することで、支払っている各ソフトウェアライセンスから最大限の価値を得られるようにできます。

IT資産管理の役割は、組織がIT投資から最大限の価値を引き出せるよう支援することです。その意味で、IT資産管理は、企業がITリソースをどのように管理するかについて、より適切な意思決定を行うためのビジネスプラクティスの集合体です。IT資産管理の実務は、組織が管理するハードウェアとソフトウェアに関する財務、契約、インベントリデータを収集することですが、真の価値は、経営層がその情報を活用し、既存のIT資産をどのように最大限活用するか、新しいIT資産にいつ投資するか、あるいは投資すべきかどうか、そして老朽化したIT資産を収益を最大化する形でどのように処分するかを判断するときに生まれます。

IT資産管理ソフトウェアの機能とメリット

IT資産管理の本質は、データの収集と分析に基づく取り組みです。かつて組織では、ハードウェアおよびソフトウェア資産のインベントリ、各資産のコスト、その他のデータを紙の記録で管理していたかもしれません。しかし、組織内でITが広く普及したことで、紙ベースのシステムを使ってIT資産を詳細に追跡することは事実上不可能になっています。

IT活用をリードする組織はIT資産管理ソフトウェアを使用して、IT機器の管理方法に関する重要な意思決定に役立てられるよう、IT資産の記録を常に最新の状態に保っています。以下では、このソフトウェアの主要な機能と、それぞれから組織が期待できるメリットを紹介します。

ハードウェアおよびソフトウェア資産の包括的な追跡

包括的なデータ追跡システムは、効果的なIT資産管理システムの中核に位置付けられるべきものです。複数の観点から資産とその属性を追跡できる能力は、ITに関する意思決定を改善するためにIT資産管理を活用したい組織にとって、重要な価値創出要因となります。

IT資産管理ソフトウェアのインベントリ追跡機能は、保有している資産の単なる一覧にとどまりません。ハードウェアとソフトウェアの具体的な詳細や仕様を含めることで、IT能力に対する真の透明性を実現します。組織はIT資産管理ソフトウェアを使用して、製品番号、SKU、購入日などの詳細に加え、CPUタイプ、プロセッサ速度、メモリ、利用可能なディスク容量、IPアドレス、その他多数のパラメータといった技術仕様を含め、コンピューティング資産を追跡します。

ライセンスコンプライアンス管理機能

ソフトウェアライセンスコンプライアンスは、サードパーティ製ソフトウェアをライセンスする組織にとって大きな課題です。サードパーティサプライヤーから組織内の複数ユーザー向けにソフトウェアをライセンスしている場合、サービスレベル契約の条件に準拠していることを確認するために、外部監査の対象となる可能性があります。世界最大規模のソフトウェアプロバイダーは、サービスを不正利用している疑いのある加入者を調査することで、毎年数十億ドル規模の収益を得ています。状況を認識しているかどうかにかかわらず、組織は次のような大きな影響を受ける可能性があります。

• 「トゥルーアップ」 - 組織がサービスレベル契約で許可された範囲を超えてライセンスを使用していると判明した場合に支払う必要のある未払い料金
• サービスレベル契約の条件に違反したことによる追加の金銭的制裁
• コンプライアンス違反を発見したソフトウェア監査の費用請求
• サービスレベル契約に違反する不適切なソフトウェア展開が長期間にわたって行われていた場合の遡及的なライセンス料金

要するに、多額の罰金につながる高額なソフトウェア監査を回避するには、組織はライセンス契約を遵守し続ける必要があります。IT資産管理ソフトウェアにより、組織は企業ネットワークに接続された各コンピューターにインストールされているソフトウェアを自動的に検出できます。自動ソフトウェア検出の結果をサービスレベル契約と照合することで、コンプライアンスを確保し、ソフトウェア監査で不適合が見つかった場合に発生する高額な制裁を回避できます。

ソフトウェア使用状況データと分析

組織がソフトウェアライセンスを10本購入したにもかかわらず、そのソフトウェアを15回インストールした場合、ソフトウェアプロバイダーとのサービスレベル契約に違反したとして制裁を受ける可能性があります。では、15本のライセンスを購入しているのに、ソフトウェアのインストールが10回だけの場合はどうでしょうか。

組織はIT資産管理ソフトウェアを使用して、ソフトウェアのインストール状況を評価し、ソフトウェア使用状況データを分析することで、未使用のソフトウェアライセンスに関連する余分なコストを削減できます。ソフトウェアアプリケーションを使用すれば、特定のアプリケーションがインストールされているマシン数だけでなく、そのアプリケーションの実際の使用状況統計も追跡できます。結局のところ、料金を支払ったライセンスであっても、ユーザーが一度もアプリケーションを使用しなければ無駄になります。そしてそれは、組織にとってコスト削減の機会となります。

購買機能／統合

多くの組織では、IT購買を調達システムで追跡し、ITインベントリを別のシステムで管理していますが、この2つのシステム間の連携が欠けていることが少なくありません。その結果、IT資産の管理担当者は、ソフトウェアライセンスを規定するサービスレベル契約や契約内容を十分に把握できず、将来の購入を適切に計画したり、ソフトウェア契約の更新時期を把握したりできない場合があります。

IT資産管理ソフトウェアは、調達とIT管理を1つのダッシュボードに統合することで、組織がハードウェアとソフトウェアのニーズにどのように対応しているかを俯瞰できる必要があります。これにより、組織は同じインターフェイス上で現在のソフトウェアを正確に評価し、将来のニーズを予測できるため、効果的な戦略計画と予算配分が可能になります。

ハードウェアの観点では、購買の透明性により、IT資産管理者はITインベントリの入れ替えに向けて適切に予算を立て、ライフサイクルの終わりに近づいているインベントリに合わせて新規購入を計画し、財務データをITインベントリの使用状況データと併せて分析することで、IT資産処分の最適な方法を判断できます。

ITAMデータベースとは？

ITAMデータベースには、物理、財務、契約の3つの要素があります。

物理

物理情報は、ディスカバリおよびインベントリのソースを使用して、何が配備されているかを示すデータを取り込むことで収集されます。また、倉庫に保管されているもののまだ配備されていない、または廃止予定となっている可能性のあるすべてのIT資産についても可視化できます。この倉庫情報は通常、手動プロセス、バーコードリーダー、または導入済みの場合はRFIDシステムを使用して収集されます。

財務

ITAMの2つ目の要素は財務データです。このデータは多くの場合、購買システムまたは発注書から収集されます。発注書番号、ベンダー名、数量、メーカーとモデル、購入価格、減価償却、コストセンター、その他組織が可視化を必要とする可能性のある財務属性を示します。資産に関する財務属性を追跡することは、総所有コスト、投資収益率を理解し、プロジェクトやITビジネスサービスにコストを割り当てるうえで役立ちます。また、たとえばメインフレーム上のレガシーアプリケーションなど、技術的負債に関連するアプリケーションを組織が把握し、資産のサポート終了に関する意思決定をより適切に行うことにも役立ちます。

契約

ITAMの3つ目の要素は契約データです。このデータは多くの場合、リセラーから、ベンダー／サプライヤーから直接、または契約管理システムが導入されている場合はそこから収集されます。交渉中の各版ではなく、最終的に交渉を経て確定した契約版の情報が含まれます。詳細には、バージョン番号、ライセンス権利、ライセンスタイプ、ベンダーSKU、トレーニング日数、サービスレベル、保守、その他重要な契約情報が含まれます。クラウドまたはSoftware as a Serviceの購入である場合、詳細には、数量、ライセンスタイプ、デバイス数、購入価格、クラウドインスタンスに自社ソフトウェアを持ち込むかどうか、契約期間などが含まれます。

IT資産処分とは？

IT資産処分（ITAD）は、陳腐化した、古くなった、または不要になったIT製品を、安全かつ環境に配慮して処分することを中心としたビジネスです。堅牢なIT部門を持つ組織でさえ見落としがちですが、ITADはIT資産管理に関連する最も強力な価値創出要因の1つになり得ます。不要になったIT機器を処分する際に、組織が大きなコストを回収できるようにするためです。組織はIT資産管理システムを活用して、さまざまなIT機器の使用記録を維持し、機器の交換時期を判断できます。

ハードウェアが通常のライフサイクルの終わりを迎えたとき、ITインベントリ管理者は、その機器をどうするかについて十分な情報に基づいて判断する必要があります。機器を再生する価値はコストに見合うでしょうか。再生への投資によって機器の寿命をどれだけ延ばせるのか、またそのコストに見合うのでしょうか。資産を再販売すべきでしょうか。その場合、どのように価格設定し、販売を調整するために組織はどのようなリソースを割り当てるべきでしょうか。資産をリサイクルすべきでしょうか。それに関連する適用可能な規則や規制、リベートは何でしょうか。また、資産を不適切にリサイクルするリスクは何でしょうか。組織はITAD企業を通じて、その資産を完全に処分することを選択する場合もあります。

ITAD企業は通常、IT機器の適切な処分に責任を持つために組織と契約します。古い機器から回収価値を最大化するプロセスは複雑になる場合があり、専門企業は、環境に配慮した持続可能な取り組み、十分な作業者の安全、データセキュリティに対する適切な予防措置へのコミットメントを示すことで、ITAD認定資格を取得できます。

IT資産処分の管理を支援してもらうには、信頼できるITAD企業と契約することが極めて重要です。信頼できるITADパートナーは、次のような方法で組織に価値をもたらします。

• すべての古いデバイスからデータを安全に消去し、機密性の高い企業情報や専有情報が競合他社に知られることを防ぎます
• コンピューター、モニター、バッテリーを含む古い機器の処分に関する最新の法的ガイドラインに従い、責任問題の回避を支援します
• 機器をリサイクルして環境関連料金を回収する方法、または使用済み機器を慈善団体に寄付して税制上の優遇を受ける方法のいずれが価値を最大化するかを判断し、使用済みIT機器からのリターン最大化を支援します。