Il gergo IT spiegato
L’IT Asset Management (ITAM) è un insieme di pratiche aziendali che mira a massimizzare il valore delle apparecchiature IT all’interno di un’organizzazione combinando dati finanziari, contrattuali e di inventario per monitorare lo stato degli asset IT lungo tutto il loro ciclo di vita.
La crescita aziendale e la crescita dell’IT spesso procedono di pari passo. Più vendite e più ricavi significano più dipendenti, e più dipendenti significano più computer, più server e reti più estese. Le organizzazioni più grandi tendono inoltre a internalizzare un maggior numero di attività, scegliendo di ridurre i costi gestendo autonomamente i reparti HR, finance e accounting tramite licenze di software di terze parti e assumendo ancora più dipendenti (e sfruttando ancora di più l’IT).
Se la sua azienda è in crescita, presto sarà necessario sviluppare un protocollo di IT asset management che consenta di gestire gli asset hardware e software durante l’intero ciclo di vita, contribuendo a ridurre le interruzioni dell’attività, pianificare il budget in modo efficace, mitigare i rischi e ottenere una visione di alto livello di come l’IT favorisca il successo dell’organizzazione.
Se è pronto a costruire il business case per l’IT asset management nella sua organizzazione, le offriamo una scorciatoia concreta con questa guida approfondita ai suoi vantaggi. Spiegheremo che cos’è l’IT asset management, con quali tipi di asset può essere utilizzato, in che modo differisce per hardware e software e come può aiutare le organizzazioni a massimizzare il ritorno sugli investimenti sia nelle apparecchiature IT sia nelle licenze software.
Scoprirà inoltre perché audit software esterni aggressivi potrebbero rappresentare il rischio finanziario più rilevante per la sua azienda a cui non ha ancora pensato, e cosa può fare oggi per evitare le sanzioni e le multe associate alla non conformità.
Analizzeremo anche l’IT asset disposition e come ottenere ancora più valore dalle apparecchiature IT che raggiungono la fine del ciclo di vita all’interno della sua organizzazione. Al termine, avrà tutto ciò che le serve per prepararsi al successo con l’IT asset management.
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IT Asset Management (ITAM) è un insieme di pratiche aziendali che mira a massimizzare il valore delle apparecchiature IT all’interno di un’organizzazione combinando dati finanziari, contrattuali e di inventario per monitorare lo stato degli asset IT lungo tutto il loro ciclo di vita. Gli asset IT possono in genere essere classificati come hardware, ossia le apparecchiature informatiche fisiche di proprietà dell’organizzazione, e software, ovvero asset applicativi che l’organizzazione possiede o utilizza in licenza.
Ecco come l’IT asset management si applica a ciascuna categoria:
Le organizzazioni con un’infrastruttura IT solida possono possedere una grande quantità di hardware informatico: computer desktop, laptop, tastiere e altri componenti periferici, stampanti, fotocopiatrici e altro ancora. Per garantire una corretta manutenzione dell’hardware, le organizzazioni devono tenere traccia degli asset di cui dispongono, di dove sono distribuiti all’interno dell’organizzazione, di come vengono utilizzati, con quale frequenza, del loro stato di riparazione, delle informazioni sul ciclo di vita e di quando devono essere sostituiti o dismessi.
Gli asset software sono in genere concessi in licenza all’organizzazione in base al numero di utenti che installeranno il software. I processi di IT asset management per il software consentono alle organizzazioni di monitorare il proprio stato di conformità agli accordi di licenza con l’utente finale che permettono loro di utilizzare applicazioni software concesse in licenza. La sua organizzazione può monitorare lo stato degli accordi di licenza software, pianificare adeguatamente i futuri pagamenti delle licenze e verificare quante licenze sono in uso per assicurarsi di ottenere il massimo valore da ogni licenza software acquistata.
Il ruolo dell’IT asset management è aiutare le organizzazioni a ricavare il massimo valore dai propri investimenti IT. In questo senso, l’IT asset management è a tutti gli effetti un insieme di pratiche aziendali che consente alle imprese di prendere decisioni migliori su come gestire le proprie risorse IT. La pratica dell’IT asset management consiste nella raccolta di dati finanziari, contrattuali e di inventario relativi all’hardware e al software controllati da un’organizzazione, ma il vero valore si crea quando i dirigenti utilizzano queste informazioni per decidere come massimizzare al meglio gli asset IT esistenti, quando e se investire in nuovi asset IT e come smaltire gli asset IT obsoleti in modo da massimizzare i ritorni.
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Alla base, l’IT asset management è una disciplina fondata sulla raccolta e sull’analisi dei dati. In passato, le organizzazioni potevano conservare registri cartacei che descrivevano in dettaglio l’inventario degli asset hardware e software, i costi di ciascun asset e altri dati, ma la diffusione dell’IT all’interno delle organizzazioni ha reso praticamente impossibile monitorare nel dettaglio gli asset IT con un sistema cartaceo.
Le organizzazioni all’avanguardia nell’uso dell’IT utilizzano software di IT asset management per mantenere registri aggiornati dei propri asset IT, utilizzabili per facilitare decisioni importanti su come gestire le apparecchiature IT. Di seguito abbiamo elencato alcune delle funzionalità principali di questo software e i vantaggi che la sua organizzazione può aspettarsi da ciascuna:
Un sistema completo di monitoraggio dei dati deve essere al centro di ogni sistema efficace di IT asset management. La capacità di monitorare gli asset e i loro attributi su più dimensioni è un fattore critico di valore per le organizzazioni che desiderano sfruttare l’IT asset management per migliorare il processo decisionale in ambito IT.
La funzionalità di monitoraggio dell’inventario del software di IT asset management va oltre un semplice elenco degli asset a disposizione: include dettagli e specifiche specifici per hardware e software che offrono reale trasparenza sulle capacità IT. Le organizzazioni utilizzano il software di IT asset management per monitorare i propri asset informatici, insieme a dettagli come numero di prodotto, SKU e data di acquisto, e specifiche tecniche come tipo di CPU, velocità del processore, memoria, spazio su disco disponibile, indirizzo IP e numerosi altri parametri.
La conformità delle licenze software è un tema importante per le organizzazioni che utilizzano software di terze parti in licenza. Se nella sua organizzazione concede in licenza software per più utenti da un fornitore terzo, potrebbe essere soggetto ad audit esterni per garantire la conformità ai termini degli accordi sui livelli di servizio. I maggiori fornitori di software al mondo generano ogni anno miliardi di dollari indagando sugli abbonati sospettati di abusare dei loro servizi. Che ne sia consapevole o meno, la sua organizzazione potrebbe subire conseguenze significative a causa di:
In definitiva, le organizzazioni devono rimanere conformi agli accordi di licenza per evitare un costoso audit software che comporti multe elevate. Il software di IT asset management consente alle organizzazioni di rilevare automaticamente quale software è stato installato su ciascun computer connesso alla rete aziendale. Il rilevamento automatico del software può essere confrontato con gli accordi sui livelli di servizio per garantire la conformità ed evitare sanzioni ingenti associate a un audit software con esito negativo.
Quando un’organizzazione acquista 10 licenze software ma installa il software 15 volte, potrebbe essere soggetta a sanzioni per violazione dell’accordo sui livelli di servizio con il fornitore del software. Ma cosa accade se l’organizzazione acquista 15 licenze e installa il software solo 10 volte?
Le organizzazioni utilizzano il software di IT asset management per valutare l’installazione del software e analizzare i dati di utilizzo, contribuendo a eliminare i costi in eccesso associati alle licenze software inutilizzate. Le applicazioni software possono essere utilizzate per monitorare il numero di macchine su cui è stata installata una determinata applicazione, nonché le statistiche effettive di utilizzo dell’applicazione. Dopotutto, una licenza pagata è comunque sprecata se l’applicazione non viene mai utilizzata dall’utente, e questo rappresenta un’opportunità per l’organizzazione di ridurre i costi.
Molte organizzazioni monitorano gli acquisti IT tramite un sistema di procurement e gestiscono l’inventario IT tramite un sistema separato, ma spesso manca il collegamento tra i due sistemi. Ciò significa che le persone responsabili della gestione degli asset IT potrebbero non avere piena visibilità degli accordi sui livelli di servizio e dei contratti che regolano le licenze software e potrebbero non essere in grado di pianificare correttamente gli acquisti futuri o di sapere quando i contratti software devono essere rinnovati.
Il software di IT asset management deve offrire una visione d’insieme di come l’organizzazione soddisfa le proprie esigenze hardware e software integrando procurement e gestione IT in un’unica dashboard. In questo modo, le organizzazioni possono valutare accuratamente il software attuale e prevedere le esigenze future nella stessa interfaccia, favorendo una pianificazione strategica e un’allocazione del budget efficaci.
Per quanto riguarda l’hardware, la trasparenza sugli acquisti consente ai responsabili degli asset IT di definire correttamente il budget per il rinnovo dell’inventario IT, pianificare nuovi acquisti in linea con l’inventario che si avvicina alla fine del ciclo di vita e analizzare i dati finanziari insieme ai dati di utilizzo dell’inventario IT per determinare il percorso migliore per l’IT asset disposition.
Un database ITAM è composto da tre componenti: fisica, finanziaria e contrattuale.
Le informazioni fisiche vengono raccolte utilizzando fonti di discovery e inventario per acquisire dati che mostrano ciò che è distribuito. Offrono inoltre visibilità su tutti gli asset IT che potrebbero trovarsi in magazzino, ma non essere ancora distribuiti o essere eventualmente programmati per il ritiro. Queste informazioni di magazzino vengono in genere raccolte tramite processi manuali, lettori di codici a barre o sistemi RFID, se installati.
La seconda componente dell’ITAM è costituita dai dati finanziari. Questi dati vengono spesso raccolti da un sistema di acquisti o da un ordine di acquisto. Indicano il numero dell’ordine di acquisto, il nome del fornitore, la quantità, marca e modello, il prezzo di acquisto, l’ammortamento, il centro di costo e altri attributi finanziari su cui un’organizzazione potrebbe aver bisogno di visibilità. Il monitoraggio degli attributi finanziari di un asset è utile per comprendere il costo totale di proprietà, il ritorno sull’investimento e assegnare i costi a progetti e servizi aziendali IT. Aiuta inoltre un’organizzazione a comprendere le applicazioni legacy associate al debito tecnico, ad esempio sul mainframe, e consente decisioni migliori sulla fine vita di un asset.
La terza componente dell’ITAM è costituita dai dati contrattuali. Questi dati vengono spesso raccolti dal rivenditore, direttamente dal vendor/fornitore o da un sistema di gestione dei contratti, se presente. Includono le informazioni della versione finale negoziata del contratto, non le iterazioni durante la negoziazione. Dettagli come numero di versione, diritto d’uso della licenza, tipo di licenza, SKU del vendor, giornate di formazione, livelli di servizio, manutenzione e altri importanti dati contrattuali. Se si tratta di un acquisto cloud o Software as a Service, i dettagli includeranno quantità, tipo di licenza, numero di dispositivi, prezzo di acquisto, eventuale utilizzo del proprio software nell’istanza cloud, durata del contratto, solo per citarne alcuni.
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L’IT Asset Disposition (ITAD) è un’attività incentrata sullo smaltimento sicuro ed ecologicamente responsabile di prodotti IT obsoleti, datati o non desiderati. Spesso trascurata anche dalle organizzazioni con reparti IT solidi, l’ITAD può essere uno dei principali fattori di valore associati all’IT asset management, poiché consente alle organizzazioni di recuperare costi significativi quando dismettono apparecchiature IT non più necessarie. Le organizzazioni possono sfruttare il proprio sistema di IT asset management per mantenere registri di utilizzo delle diverse apparecchiature IT, determinando quando è necessario sostituirle.
Quando un componente hardware raggiunge la fine del suo normale ciclo di vita, i responsabili dell’inventario IT devono prendere decisioni informate su cosa accadrà all’apparecchiatura. Vale la pena sostenere il costo per ricondizionarla? Di quanto potrebbe essere prolungata la vita dell’apparecchiatura investendo nel ricondizionamento, e ne vale la pena? L’asset dovrebbe essere rivenduto? In tal caso, come dovrebbe essere valutato e quali risorse l’organizzazione destinerà al coordinamento della vendita? L’asset dovrebbe essere riciclato? Quali sono le norme e i regolamenti applicabili (e gli incentivi!) associati a questa scelta, e quali sono i rischi di un riciclo improprio dell’asset? L’organizzazione può anche scegliere di smaltire completamente l’asset tramite un’azienda ITAD.
Un’azienda ITAD viene in genere incaricata dall’organizzazione di assumersi la responsabilità del corretto smaltimento delle apparecchiature IT. I processi per massimizzare il valore recuperato dalle apparecchiature obsolete possono essere complessi e le aziende specializzate possono ottenere qualifiche di certificazione ITAD dimostrando il proprio impegno verso pratiche sostenibili e responsabili dal punto di vista ambientale, un’adeguata sicurezza dei lavoratori e opportune precauzioni per la sicurezza dei dati.
È fondamentale affidarsi a un’azienda ITAD di fiducia per contribuire a gestire l’IT asset disposition. Un partner ITAD affidabile aggiunge valore alla sua organizzazione:
*Questo contenuto è apparso originariamente su Cherwell.com, prima dell’acquisizione da parte di Ivanti.
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