Explicación de la jerga de TI
La gestión de activos de TI (ITAM) es un conjunto de prácticas empresariales que busca maximizar el valor de los equipos de TI dentro de una organización combinando datos financieros, contractuales y de inventario para hacer un seguimiento del estado de los activos de TI durante todo su ciclo de vida.
El crecimiento empresarial y el crecimiento de TI suelen ir de la mano. Más ventas y más ingresos significan más empleados, y más empleados significan más ordenadores, más servidores y redes más grandes. Las organizaciones de mayor tamaño también tienden a internalizar más operaciones y optan por ahorrar costes gestionando sus propios departamentos de RR. HH., finanzas y contabilidad mediante la concesión de licencias de software de terceros y la contratación de aún más empleados (y aprovechando todavía más las TI).
Si su empresa está creciendo, no tardará en necesitar desarrollar un protocolo de gestión de activos de TI que le permita gestionar sus activos de hardware y software durante todo su ciclo de vida, lo que ayuda a reducir las interrupciones del negocio, planificar los presupuestos de forma eficaz, mitigar riesgos y obtener una visión de alto nivel de cómo las TI impulsan el éxito de su organización.
Si está listo para preparar el caso de negocio de la gestión de activos de TI en su organización, le ofrecemos un atajo importante con esta introducción detallada a sus ventajas. Explicaremos qué es la gestión de activos de TI, con qué tipos de activos puede utilizarse, en qué se diferencia para hardware y software, y cómo puede ayudar a las organizaciones a maximizar el retorno de sus inversiones tanto en equipos de TI como en licencias de software.
También descubrirá por qué las auditorías externas de software agresivas podrían representar el mayor riesgo financiero para su empresa que quizá no haya considerado, y qué puede hacer hoy para evitar las sanciones y multas asociadas al incumplimiento.
También analizaremos la disposición de activos de TI y cómo podría obtener aún más valor de los equipos de TI que llegan al final de su ciclo de vida en su organización. Al terminar, tendrá todo lo que necesita para prepararse para el éxito con la gestión de activos de TI.
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La gestión de activos de TI (ITAM) es un conjunto de prácticas empresariales que busca maximizar el valor de los equipos de TI dentro de una organización combinando datos financieros, contractuales y de inventario para hacer un seguimiento del estado de los activos de TI durante todo su ciclo de vida. Normalmente, los activos de TI pueden clasificarse como hardware —el equipo informático físico que posee la organización— y software, o activos de programas que la organización posee o licencia.
Así se aplica la gestión de activos de TI a cada categoría:
Las organizaciones con una infraestructura de TI sólida pueden poseer una gran cantidad de hardware informático: ordenadores de sobremesa, portátiles, teclados y otros componentes periféricos, impresoras, copiadoras y mucho más. Para garantizar que el hardware recibe un mantenimiento adecuado, las organizaciones deben llevar un registro de qué activos poseen, dónde están desplegados dentro de la organización, cómo se utilizan, con qué frecuencia se usan, su estado de reparación, la información sobre su ciclo de vida y cuándo deben sustituirse o desecharse.
Los activos de software suelen licenciarse a la organización en función del número de usuarios que instalarán el software. Los procesos de gestión de activos de TI para software permiten a las organizaciones supervisar su estado de cumplimiento con los acuerdos de licencia de usuario final que les permiten utilizar aplicaciones de software con licencia. Su organización puede supervisar el estado de sus acuerdos de licencia de software, planificar adecuadamente los futuros pagos de licencias y controlar cuántas licencias están en uso para asegurarse de obtener el máximo valor de cada licencia de software por la que paga.
La función de la gestión de activos de TI es ayudar a las organizaciones a extraer el máximo valor de sus inversiones en TI. En ese sentido, la gestión de activos de TI es en realidad un conjunto de prácticas empresariales que permite a las empresas tomar mejores decisiones sobre cómo gestionan sus recursos de TI. La práctica de la gestión de activos de TI consiste en recopilar datos financieros, contractuales y de inventario sobre el hardware y el software que controla una organización, pero el valor real se crea cuando los equipos directivos utilizan esa información para tomar decisiones sobre cómo maximizar mejor los activos de TI existentes, cuándo invertir o no en nuevos activos de TI y cómo disponer de activos de TI obsoletos de una forma que maximice el retorno.
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En esencia, la gestión de activos de TI es una disciplina basada en la recopilación y el análisis de datos. En el pasado, las organizaciones podían mantener registros en papel que detallaban su inventario de activos de hardware y software, los costes de cada activo y otros datos, pero la proliferación de las TI dentro de las organizaciones ha hecho prácticamente imposible realizar un seguimiento detallado de los activos de TI mediante un sistema en papel.
Las organizaciones líderes en el uso de TI utilizan software de gestión de activos de TI para mantener registros actualizados de sus activos de TI, que pueden utilizarse para facilitar decisiones importantes sobre cómo se gestionan los equipos de TI. A continuación, enumeramos algunas de las características principales de este software y las ventajas que su organización puede esperar de cada una:
Un sistema integral de seguimiento de datos debe estar en el centro de todo sistema eficaz de gestión de activos de TI. La capacidad de hacer un seguimiento de los activos y sus atributos en varias dimensiones es un factor de valor crítico para las organizaciones que quieren aprovechar la gestión de activos de TI para mejorar la toma de decisiones en materia de TI.
La funcionalidad de seguimiento de inventario del software de gestión de activos de TI va más allá de una simple lista de los activos que tiene a su disposición: incluye detalles y especificaciones concretos de hardware y software que aportan una verdadera transparencia sobre sus capacidades de TI. Las organizaciones utilizan software de gestión de activos de TI para hacer un seguimiento de sus activos informáticos, junto con detalles como el número de producto, el SKU y la fecha de compra, y especificaciones técnicas como el tipo de CPU, la velocidad del procesador, la memoria, el espacio disponible en disco, la dirección IP y muchos otros parámetros.
El cumplimiento de las licencias de software es una cuestión importante para las organizaciones que licencian software de terceros. Si licencia software para varios usuarios de su organización a través de un proveedor externo, puede estar sujeto a auditorías externas para garantizar que cumple las condiciones de sus acuerdos de nivel de servicio. Los mayores proveedores de software del mundo ingresan miles de millones de dólares al año investigando a sus suscriptores cuando se sospecha que hacen un uso indebido de sus servicios. Sea consciente de la situación o no, su organización podría verse gravemente afectada por:
En definitiva, las organizaciones deben cumplir los acuerdos de licencia para evitar una costosa auditoría de software que derive en multas importantes. El software de gestión de activos de TI permite a las organizaciones detectar automáticamente qué software se ha instalado en cada ordenador conectado a la red de la empresa. La detección automatizada de software puede cotejarse con los acuerdos de nivel de servicio para garantizar el cumplimiento y evitar las cuantiosas sanciones asociadas a una auditoría de software no superada.
Cuando una organización compra 10 licencias de software pero instala el software 15 veces, podría estar sujeta a sanciones por infringir su acuerdo de nivel de servicio con el proveedor de software. Pero ¿qué ocurre si la organización compra 15 licencias y solo instala el software 10 veces?
Las organizaciones utilizan software de gestión de activos de TI para evaluar la instalación de software y analizar los datos de uso del software, lo que ayuda a eliminar los costes excesivos asociados a licencias de software sin utilizar. Las aplicaciones de software pueden utilizarse para realizar un seguimiento del número de equipos en los que se ha instalado una aplicación determinada, así como de las estadísticas reales de uso de la aplicación. Al fin y al cabo, una licencia pagada sigue siendo un desperdicio si el usuario nunca utiliza la aplicación, y eso representa una oportunidad para que la organización reduzca costes.
Muchas organizaciones hacen un seguimiento de las compras de TI mediante un sistema de aprovisionamiento y gestionan el inventario de TI mediante un sistema separado, pero a menudo falta la conexión entre ambos sistemas. Esto significa que las personas responsables de gestionar los activos de TI pueden no tener visibilidad completa de los acuerdos de nivel de servicio y contratos que rigen las licencias de software, y quizá no puedan planificar adecuadamente futuras compras ni ver cuándo deben renovarse los contratos de software.
El software de gestión de activos de TI debe ofrecer una visión global de cómo la organización aborda sus necesidades de hardware y software integrando compras y gestión de TI en un único panel de control. De este modo, las organizaciones pueden evaluar con precisión su software actual y proyectar sus necesidades futuras en la misma interfaz, lo que permite una planificación estratégica y una asignación presupuestaria eficaces.
En el ámbito del hardware, la transparencia en las compras permite a los gestores de activos de TI presupuestar correctamente la renovación del inventario de TI, planificar nuevas compras en función del inventario que se acerca al final de su ciclo de vida y analizar datos financieros junto con datos de uso del inventario de TI para determinar la mejor vía para la disposición de activos de TI.
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Una base de datos de ITAM consta de tres componentes: físico, financiero y contractual.
La información física se recopila mediante fuentes de descubrimiento e inventario para aceptar datos que muestran qué está desplegado. También proporciona visibilidad de todos los activos de TI que podrían estar en un almacén, pero aún no desplegados o quizá programados para su retirada. Esta información de almacén suele recopilarse mediante procesos manuales, lectores de códigos de barras o sistemas RFID, si están instalados.
El segundo componente de ITAM son los datos financieros. Estos datos suelen recopilarse desde un sistema de compras o a partir de una orden de compra. Indican el n.º de orden de compra, el nombre del proveedor, la cantidad, la marca y el modelo, el precio de compra, la depreciación, el centro de coste y otros atributos financieros sobre los que una organización podría necesitar visibilidad. Hacer un seguimiento de los atributos financieros de un activo es útil para comprender el coste total de propiedad, el retorno de la inversión y asignar costes a proyectos y servicios empresariales de TI. También ayuda a una organización a comprender las aplicaciones heredadas asociadas a la deuda técnica, por ejemplo en el mainframe, y permite tomar mejores decisiones sobre el fin de vida de un activo.
El tercer componente de ITAM son los datos contractuales. Estos datos suelen recopilarse del revendedor, directamente del vendedor/proveedor o de un sistema de gestión de contratos, si existe. Incluirán la información de la versión final negociada del contrato, no las iteraciones durante la negociación. Detalles como el número de versión, los derechos de licencia, el tipo de licencia, el SKU del proveedor, los días de formación, los niveles de servicio, el mantenimiento y otros datos contractuales importantes. Si se trata de una compra en la nube o de Software as a Service, los detalles incluirán la cantidad, el tipo de licencia, el número de dispositivos, el precio de compra, si aporta su propio software a la instancia en la nube y el plazo del contrato, entre otros.
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La disposición de activos de TI (ITAD) es una actividad empresarial centrada en la eliminación segura y ecológicamente responsable de productos de TI obsoletos, desactualizados o no deseados. A menudo pasada por alto incluso por organizaciones con departamentos de TI sólidos, la ITAD puede ser uno de los principales factores de valor asociados a la gestión de activos de TI, ya que permite a las organizaciones recuperar costes significativos al deshacerse de equipos de TI que ya no necesitan. Las organizaciones pueden aprovechar su sistema de gestión de activos de TI para mantener registros de uso de distintos equipos de TI y determinar cuándo es necesario sustituirlos.
Cuando una pieza de hardware llega al final de su ciclo de vida normal, los responsables del inventario de TI deben tomar decisiones informadas sobre qué ocurrirá con el equipo. ¿Merece la pena invertir en reacondicionar el equipo? ¿Cuánto podría prolongarse la vida útil del equipo mediante una inversión en reacondicionamiento y compensa el coste? ¿Debería revenderse el activo? Si es así, ¿cómo debería fijarse su precio y qué recursos asignará la organización a coordinar la venta? ¿Debería reciclarse el activo? ¿Cuáles son las normas y regulaciones aplicables (¡y las bonificaciones!) asociadas a ello, y cuáles son los riesgos de reciclar el activo de forma inadecuada? La organización incluso puede optar por deshacerse del activo por completo a través de una empresa de ITAD.
Normalmente, la organización contrata a una empresa de ITAD para que se responsabilice de la eliminación adecuada de los equipos de TI. Los procesos para maximizar el valor recuperado de los equipos antiguos pueden ser complejos, y las empresas especializadas pueden obtener certificaciones de ITAD demostrando su compromiso con prácticas sostenibles y responsables con el medio ambiente, una seguridad laboral adecuada y las precauciones apropiadas para la seguridad de los datos.
Es fundamental contratar una empresa de ITAD de confianza que le ayude a gestionar la disposición de sus activos de TI. Un socio fiable en ITAD aporta valor a su organización al:
*Este contenido apareció originalmente en Cherwell.com, antes de la adquisición por parte de Ivanti.
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