状况证明——这一做法已存在数十年，用于验证从物料商品到重型设备以及其间各类资产的完整性。它从一开始就是纸质流程，长期以来伴随着照片、印章和签名。
然而，令人难以置信的是，在 21 世纪已过去四分之一、移动设备选择无处不在的今天，许多此类流程仍停留在夹板上。而这些纸质文件从记录点传递到能够根据其中信息采取行动的接收人手中，可能需要数小时、数天甚至更久。
即使在最理想的情况下，一张检查表从装货码头送到仓库经理办公室或物流调度员手中也需要几分钟——而这几分钟内，该文件所记录的对象可能已经完成交接，甚至已经离开设施，前往供应链中的下一站。
发现节省机会
随着供应链成本持续上升，运营团队可以在哪些方面通过从纸质文档转向数字化表单来实现节省？
状况证明：受损货物抵达装货码头时，会造成时间和金钱损失；而超过 10% 的单位装载货物抵达配送中心（DC）时存在不同程度的损坏，这些真实成本会迅速累积。反之同样成立：通过记录产品/托盘交付时状况良好，可避免拒付，保护托运方的诚信，并在整个链条的每个环节降低欺诈性退货风险。
出车前检查：执行出车前检查不仅是谨慎之举，也往往是必需要求。然而，检查的价值取决于是否根据检查结果采取行动。如果纸质检查记录在车辆离开场地后才被查看，代价高昂的故障或路边检查可能导致配送中断——进而影响收入。
安全检查：安全检查形式多样——从班次开始时的叉车或托盘搬运车检查，到记录伤害事件或险肇事件，这些检查对于员工安全至关重要，也可能是审计时需要随时提供的必要文档。
数字化转型体验（并实现节省）
以上只是运营团队通过转向数字化表单而受益的几个常见领域。其中一些场景（例如状况证明文档）能够立即从财务角度衡量价值。避免拒付是改善利润的清晰途径。
在其他情况下，节省更多体现在成本规避上。当出车前检查识别出风险，并且该风险在车辆离开码头前得到处理时，货物能够按时交付，也能避免罚款（或更严重的后果）。同样，在员工面临危险之前确保作业设备处于良好运行状态，也具有同样的意义。
请查看这张信息图（并分享给您的团队），进一步了解文档数字化可在哪些方面带来节省。然后，您可以与 Ivanti Wavelink 供应链合作伙伴探讨流程咨询，开始使用数字化表单。在 Velocity 平台中，工作流可以将 Velocity Forms 设为流程中的必需步骤，例如，当货物从卡车卸到装货码头时，要求在入库检查流程中必须完成包含照片的状况证明声明。
缩短文档完成与基于文档采取行动之间的差距，是弃用纸张并转向数字化表单的关键原因。信息会以及时、相关且可执行的方式路由给适当的接收人进行审核——在分秒必争的运营环境中，这对于控制成本至关重要。
