Attestazione dello stato: esiste da decenni e serve a verificare l’integrità di qualsiasi cosa, dai beni materiali alle attrezzature pesanti, fino a una vasta gamma di asset intermedi. Nato come processo cartaceo, nel tempo è stato accompagnato da fotografie, timbri e firme.
Eppure, è difficile credere che, a un quarto del XXI secolo, con dispositivi mobili ormai onnipresenti, così tanti di questi processi continuino a rimanere su clipboard. E questa documentazione cartacea può impiegare ore, giorni o persino di più per passare dal punto di compilazione a un destinatario in grado di intervenire sulle informazioni riportate.
Anche nel migliore dei casi, un modulo di ispezione portato a mano dalla banchina di carico all’ufficio del responsabile di magazzino o a un addetto alla logistica richiederà alcuni minuti: minuti durante i quali l’oggetto della documentazione potrebbe aver cambiato custodia o persino aver lasciato la struttura per la tappa successiva nella supply chain.
Scopri i risparmi
Con i costi della supply chain in continuo aumento, dove possono i team operativi trovare risparmi passando da questi documenti cartacei ai moduli digitali?
Attestazione dello stato: Tempo e denaro si perdono quando merci danneggiate arrivano alla banchina di carico e, considerando che oltre il 10% di tutte le unità di carico presenta un certo grado di danno all’arrivo al centro di distribuzione, questi costi reali si accumulano rapidamente. Vale anche il contrario: evitare i chargeback documentando che prodotti/pallet sono stati consegnati in buone condizioni protegge l’integrità dello spedizioniere e riduce il rischio di resi fraudolenti in ogni fase della catena.
Ispezioni pre-viaggio: Eseguire un’ispezione pre-viaggio non è solo prudente, ma spesso obbligatorio. Tuttavia, il suo valore dipende dalle azioni intraprese a seguito dell’ispezione. Se l’ispezione cartacea viene esaminata solo dopo che il veicolo ha lasciato il piazzale, guasti costosi o controlli su strada potrebbero bloccare le consegne e, di conseguenza, i ricavi.
Controlli di sicurezza: Possono assumere molte forme: dall’ispezione del carrello elevatore o del transpallet all’inizio di un turno di lavoro, alla documentazione di infortuni o quasi incidenti. Sono essenziali per la sicurezza dei lavoratori e possono anche costituire documentazione obbligatoria che deve essere prontamente disponibile per eventuali audit.
Trasforma digitalmente l’esperienza (e i risparmi)
Quelli sopra riportati sono solo alcuni ambiti comuni in cui i team operativi traggono vantaggio dal passaggio ai moduli digitali. Alcuni, e mi riferisco alla documentazione di attestazione dello stato come esempio, offrono un’opportunità immediata per misurarne il valore in termini finanziari. Evitare i chargeback è un modo concreto per contribuire ai risultati economici.
In altri casi, il risparmio riguarda maggiormente l’evitare costi. Quando un’ispezione pre-viaggio identifica un rischio e tale rischio viene affrontato prima che il veicolo lasci la banchina, le merci vengono consegnate in tempo e si evitano multe (o conseguenze peggiori). Lo stesso vale per garantire che le attrezzature di lavoro siano in buone condizioni operative prima che un lavoratore sia esposto a un pericolo.
Dai un’occhiata a questa infografica (e condividila con il tuo team) per ulteriori conferme su come la digitalizzazione della documentazione consenta di ottenere risparmi. Quindi, valuta una consulenza di processo con il tuo partner Ivanti Wavelink per la supply chain per iniziare a utilizzare i moduli digitali. All’interno della piattaforma Velocity, i flussi di lavoro possono includere Velocity Forms come passaggio obbligatorio del processo, ad esempio imponendo la compilazione di una dichiarazione di attestazione dello stato, con foto incluse, come parte del processo di ispezione in ingresso quando le merci vengono scaricate dal camion sulla banchina di carico.
Colmare il divario tra il completamento della documentazione e l’azione sul documento è uno dei motivi principali per abbandonare la carta e passare ai moduli digitali. Le informazioni vengono indirizzate ai destinatari appropriati per la revisione in modo tempestivo, pertinente e operativo: un aspetto essenziale per controllare i costi nelle operazioni, quando ogni secondo conta.
