Zustandsnachweis – dieses Verfahren gibt es seit Jahrzehnten. Es dient dazu, die Unversehrtheit von allem zu überprüfen, von Waren bis hin zu schwerem Gerät und zahlreichen weiteren Assets. Von Anfang an war es ein papierbasierter Prozess, der im Laufe der Zeit durch Fotos, Stempel und Unterschriften ergänzt wurde.
Dennoch ist es kaum zu glauben, dass nach einem Viertel des 21. Jahrhunderts und angesichts allgegenwärtiger mobiler Geräte so viele dieser Prozesse weiterhin auf Klemmbrettern stattfinden. Und es kann Stunden, Tage oder länger dauern, bis diese Unterlagen vom Ort der Dokumentation zu einem Empfänger gelangen, der auf die darin erfassten Informationen reagieren kann.
Selbst im besten Fall dauert es einige Minuten, bis ein Prüfblatt von einer Laderampe zum Büro eines Lagerleiters oder zu einem Logistikdisponenten gebracht wird – Minuten, in denen das dokumentierte Objekt bereits den Besitzer gewechselt oder die Anlage sogar in Richtung der nächsten Station in der Lieferkette verlassen haben könnte.
Entdecken Sie die Einsparpotenziale
Da die Kosten in der Lieferkette weiter steigen: Wo können Operations-Teams Einsparungen erzielen, indem sie von papierbasierten Dokumenten auf digitale Formulare umsteigen?
Zustandsnachweis: Zeit und Geld gehen verloren, wenn beschädigte Waren an der Laderampe eintreffen. Da mehr als 10 % aller Ladeeinheiten bei ihrer Ankunft im Distributionszentrum einen gewissen Schaden aufweisen, summieren sich diese realen Kosten schnell. Umgekehrt gilt das ebenso: Durch die Dokumentation, dass Produkte/Paletten in einwandfreiem Zustand geliefert wurden, lassen sich Rückbelastungen vermeiden, die Integrität des Versenders schützen und das Risiko betrügerischer Retouren an jedem Punkt der Kette mindern.
Prüfungen vor Fahrtantritt: Eine Prüfung vor Fahrtantritt durchzuführen, ist nicht nur umsichtig, sondern oft auch vorgeschrieben. Ihr Wert hängt jedoch davon ab, welche Maßnahmen aus der Prüfung abgeleitet werden. Wenn die papierbasierte Prüfung erst ausgewertet wird, nachdem das Fahrzeug den Hof verlassen hat, können kostspielige Pannen oder Straßenkontrollen Lieferungen zum Stillstand bringen – und damit auch den Umsatz.
Sicherheitsinspektionen: Diese gibt es in vielen Formen – von der Inspektion des Gabelstaplers oder Hubwagens zu Beginn einer Schicht bis hin zur Dokumentation von Verletzungen oder Beinaheunfällen. Sie sind für die Sicherheit der Mitarbeitenden unerlässlich und können zudem vorgeschriebene Nachweise sein, die für Audits jederzeit verfügbar sein müssen.
Erlebnis und Einsparungen digital transformieren
Die oben genannten Beispiele sind nur einige häufige Bereiche, in denen Operations-Teams vom Umstieg auf digitale Formulare profitieren. Einige – etwa die Dokumentation des Zustandsnachweises – bieten eine unmittelbare Möglichkeit, den Wert finanziell zu messen. Das Vermeiden von Rückbelastungen ist ein klarer Weg, das Geschäftsergebnis zu verbessern.
In anderen Fällen handelt es sich bei den Einsparungen eher um Kostenvermeidung. Wenn eine Prüfung vor Fahrtantritt ein Risiko aufdeckt und dieses Risiko behoben wird, bevor das Fahrzeug die Rampe verlässt, werden Waren pünktlich geliefert und Bußgelder (oder Schlimmeres) vermieden. Dasselbe gilt dafür, sicherzustellen, dass Arbeitsgeräte in einwandfreiem Betriebszustand sind, bevor Mitarbeitende einer Gefahr ausgesetzt werden.
Werfen Sie einen Blick auf diese Infografik (und teilen Sie sie mit Ihrem Team), um weitere Belege dafür zu erhalten, wo die Digitalisierung der Dokumentation Einsparungen ermöglicht. Informieren Sie sich anschließend gemeinsam mit Ihrem Ivanti Wavelink Supply-Chain-Partner über eine Prozessberatung, um mit digitalen Formularen zu starten. Innerhalb der Velocity-Plattform können Workflows Velocity Forms als erforderlichen Prozessschritt enthalten – beispielsweise, indem das Ausfüllen einer Zustandsnachweiserklärung einschließlich Fotos als Teil des Wareneingangsprüfungsprozesses verpflichtend wird, wenn Waren vom Lkw auf die Laderampe entladen werden.
Die Lücke zwischen dem Abschluss der Dokumentation und der daraus folgenden Maßnahme zu schließen, ist ein wichtiger Grund, Papier hinter sich zu lassen und auf digitale Formulare umzusteigen. Informationen werden zeitnah, relevant und handlungsorientiert zur Prüfung an die zuständigen Empfänger weitergeleitet – entscheidend, um Betriebskosten zu kontrollieren, wenn jede Sekunde zählt.
