El comprobante de estado existe desde hace décadas y sirve para verificar la integridad de todo tipo de elementos, desde mercancías materiales hasta maquinaria pesada y una gran variedad de activos intermedios. Aunque desde el principio ha sido un proceso basado en papel, con el tiempo se le han añadido fotografías, sellos y firmas.
Aun así, cuesta creer que, ya entrado el siglo XXI y con opciones de dispositivos móviles omnipresentes, tantos de estos procesos sigan dependiendo de portapapeles. Además, esta documentación puede tardar horas, días o incluso más en pasar del punto de registro al destinatario que puede actuar en función de la información comunicada.
Incluso en el mejor de los casos, una hoja de inspección trasladada desde un muelle de carga hasta la oficina de un responsable de almacén o hasta un coordinador logístico tardará unos minutos; minutos en los que el objeto de dicha documentación podría haber cambiado de custodia o incluso haber salido de las instalaciones hacia su siguiente destino en la cadena de suministro.
Descubra el ahorro
Con los costes de la cadena de suministro en continuo aumento, ¿dónde pueden encontrar ahorros los equipos de operaciones al dejar atrás estos documentos en papel y adoptar formularios digitales?
Comprobante de estado: Se pierde tiempo y dinero cuando las mercancías dañadas llegan al muelle de carga y, dado que más del 10 % de todas las unidades de carga presentan algún grado de daño al llegar al centro de distribución, esos costes reales se acumulan rápidamente. Lo contrario también es cierto: evitar contracargos documentando que los productos o palés se entregaron en buen estado protege la integridad del expedidor y mitiga el riesgo de devoluciones fraudulentas en cada etapa de la cadena.
Inspecciones previas al viaje: Realizar una inspección previa al viaje no solo es prudente, sino que a menudo es obligatorio. Sin embargo, su valor depende de las medidas que se tomen a partir de la inspección. Si esa inspección en papel solo se revisa después de que el vehículo haya salido del recinto, las costosas averías o las inspecciones en carretera podrían paralizar las entregas y, por tanto, los ingresos.
Inspecciones de seguridad: Pueden adoptar muchas formas: desde la inspección de una carretilla elevadora o transpaleta al inicio de un turno de trabajo hasta la documentación de incidentes con lesiones o cuasi accidentes. Son esenciales para la seguridad de los trabajadores y también pueden ser documentación obligatoria que debe estar fácilmente disponible para auditorías.
Transforme digitalmente la experiencia (¡y el ahorro!)
Estos son solo algunos ámbitos habituales en los que los equipos de operaciones se benefician de pasar a formularios digitales. Algunos, como la documentación de comprobante de estado, ofrecen una oportunidad inmediata de medir el valor en términos financieros. Evitar contracargos es una forma clara de contribuir a los resultados.
En otros casos, el ahorro se basa más en evitar costes. Cuando una inspección previa al viaje identifica un riesgo y ese riesgo se aborda antes de que el vehículo salga del muelle, las mercancías se entregan a tiempo y se evitan multas (o algo peor). Lo mismo puede decirse de garantizar que el equipo de trabajo esté en buen estado de funcionamiento antes de poner a un trabajador en peligro.
Consulte esta infografía (y compártala con su equipo) para obtener más pruebas de dónde ofrece ahorros la digitalización de la documentación. Después, estudie la posibilidad de realizar una consultoría de procesos con su partner de cadena de suministro de Ivanti Wavelink para empezar a utilizar formularios digitales. Dentro de la plataforma Velocity, los flujos de trabajo pueden incluir Velocity Forms como paso obligatorio del proceso, por ejemplo, exigir la cumplimentación de una declaración de comprobante de estado, incluidas fotografías, como parte del proceso de inspección de entrada cuando las mercancías se descargan del camión en el muelle de carga.
Reducir la brecha entre la finalización de la documentación y la actuación sobre el documento es una razón clave para dejar atrás el papel y adoptar formularios digitales. La información se dirige a los destinatarios adecuados para su revisión de forma oportuna, pertinente y accionable, algo esencial para controlar los costes en operaciones cuando cada segundo cuenta.
