Le constat d’état existe depuis des décennies et sert à vérifier l’intégrité de tous types d’éléments, des marchandises aux équipements lourds, en passant par une multitude d’actifs. Processus papier à l’origine, il s’est accompagné au fil du temps de photographies, de tampons et de signatures.
Pourtant, il est difficile de croire qu’alors que nous sommes déjà au quart du XXIe siècle, avec des appareils mobiles disponibles partout, tant de ces processus reposent encore sur des porte-blocs. Et ces documents papier peuvent prendre des heures, des jours, voire davantage, pour passer du point de documentation à un destinataire en mesure d’agir sur les informations communiquées.
Même dans le meilleur des cas, une fiche d’inspection transportée d’un quai de chargement jusqu’au bureau d’un responsable d’entrepôt ou d’un répartiteur logistique prendra quelques minutes, des minutes pendant lesquelles l’objet de cette documentation peut avoir changé de responsable, voire avoir quitté le site pour l’étape suivante de la chaîne d’approvisionnement.
Découvrez les économies possibles
Alors que les coûts de la chaîne d’approvisionnement continuent d’augmenter, où les équipes opérationnelles peuvent-elles réaliser des économies en abandonnant ces documents papier au profit de formulaires numériques ?
Constat d’état : Du temps et de l’argent sont perdus lorsque des marchandises endommagées arrivent au quai de chargement. Étant donné que plus de 10 % de toutes les unités de chargement présentent un certain degré de dommage à leur arrivée au centre de distribution, ces coûts réels s’accumulent rapidement. L’inverse est tout aussi vrai : éviter les refacturations en documentant que les produits/palettes ont été livrés en bon état protège l’intégrité de l’expéditeur et réduit le risque de retours frauduleux à chaque étape de la chaîne.
Inspections avant départ : Réaliser une inspection avant départ est non seulement prudent, mais souvent obligatoire. Toutefois, sa valeur dépend des actions engagées à la suite de l’inspection. Si cette inspection papier n’est examinée qu’après le départ du véhicule, des pannes coûteuses ou des contrôles routiers peuvent interrompre les livraisons, et donc le chiffre d’affaires.
Inspections de sécurité : Elles prennent de nombreuses formes : inspection du chariot élévateur ou du transpalette au début d’un poste, documentation des accidents du travail ou des quasi-accidents… Elles sont essentielles à la sécurité des collaborateurs et peuvent également constituer des documents obligatoires devant être facilement accessibles en cas d’audit.
Transformez l’expérience en numérique, tout en réalisant des économies
Les exemples ci-dessus ne sont que quelques domaines courants dans lesquels les équipes opérationnelles gagnent à passer aux formulaires numériques. Certains, comme la documentation de constat d’état, offrent une possibilité immédiate de mesurer la valeur en termes financiers. Éviter les refacturations est un moyen évident de contribuer aux résultats.
Dans d’autres cas, les économies relèvent davantage de l’évitement des coûts. Lorsqu’une inspection avant départ identifie un risque et que celui-ci est traité avant que le véhicule ne quitte le quai, les marchandises sont livrées à temps et les amendes, voire pire, sont évitées. Il en va de même lorsqu’il s’agit de s’assurer que les équipements de travail sont en bon état de fonctionnement avant d’exposer un collaborateur à un danger.
Consultez cette infographie (et partagez-la avec votre équipe) pour découvrir d’autres exemples d’économies liées à la numérisation de la documentation. Ensuite, envisagez une consultation sur vos processus avec votre partenaire Ivanti Wavelink pour la chaîne d’approvisionnement afin de vous lancer avec les formulaires numériques. Au sein de la plateforme Velocity, les workflows peuvent inclure Velocity Forms comme étape obligatoire du processus, par exemple en imposant la réalisation d’une déclaration de constat d’état, photos incluses, dans le cadre du processus d’inspection à l’arrivée lorsque les marchandises sont déchargées du camion sur le quai de chargement.
Réduire l’écart entre la finalisation de la documentation et l’action qui en découle est l’une des principales raisons d’abandonner le papier au profit des formulaires numériques. Les informations sont acheminées vers les destinataires appropriés pour examen, de manière rapide, pertinente et exploitable, un élément essentiel pour maîtriser les coûts opérationnels lorsque chaque seconde compte.
