多年前，我曾在一个海滨小镇的餐厅工作。我的职责之一是在每个月月底帮助餐厅老板清点所有物品。我记得当时问老板，为什么库存清点如此重要。他说：“很简单。当我知道自己拥有什么时，就知道自己缺少什么。当我知道自己缺少什么时，就只购买真正需要的东西。” 

在花钱之前先做库存清点，是一个简单的概念；然而，云解决方案、物联网资产、虚拟环境和新兴技术正在给许多组织的 IT 部门带来新的发现和库存管理挑战。

IT 资产发现是指发现并记录网络中 IT 资产的既定流程。发现流程需要借助软件发现工具来扫描网络并识别已连接的设备。通常需要使用多种发现软件工具来满足IT 资产管理 (ITAM)的发现要求。

库存管理软件解决方案包含数据库和软件工具，用于记录由发现工具、条形码扫描器、手动上传、手动录入或企业对企业连接器发现的 IT 资产。ITAM 最佳实践建议，库存管理数据库应将 IT 资产关联到相关信息，例如关联的合同或财务信息。

当IT 资产发现和库存管理流程执行不当时，资产数据将不可靠。因此，必须配备合适的工具和流程，确保每项资产都能被发现，并由库存管理工具进行适当跟踪。

IT 资产发现最佳实践

确定要发现的 IT 资产

为了取得成功，初期应尽量保持简单。先从笔记本电脑、台式机和软件开始。让 ITAM 解决方案随着时间逐步成熟。务必与组织内的利益相关者协作，制定发现网络中 IT 资产的策略。

在题为重新定义 IT 资产管理将如何助力数字时代的业务转型的报告中， Gartner 建议：“随着 ITAM 政策发生变化，IT 资产经理应主动参与 IT 战略规划流程，确定将采购哪些资产、使用原因、预期使用寿命，以及将如何进行保护、监控和维护。明确资产的业务价值，并让 ITAM 负责人和利益相关者将其映射到业务成果，对于妥善治理当前资产和尚待部署的资产非常重要。”

确定发现工具

网络发现软件和条形码扫描器是帮助 IT 资产经理发现和跟踪其 IT 资产的工具。不要担心使用多种发现工具来满足 IT 资产发现要求。有些发现工具更擅长发现数据中心软件，而另一些发现工具则更擅长发现端点设备。

充分利用网络中已安装的网络解决方案，例如具备发现功能的安全工具。不要让单一发现工具的发现局限决定您的发现要求。先定义您的要求，然后选择合适的工具来满足这些要求。

定义发现流程

定义并执行发现流程，确保所有 IT 资产都得到准确盘点。在资产采购时，将其记录到库存管理数据库中，然后使用条形码扫描器或软件工具记录资产的生命周期变化。通过生命周期管理，IT 管理员将能够查看哪些资产已采购、已发货、已接收和已分配。

务必定义一个流程，用于发现或记录通过正常采购流程之外的方式获取的 IT 资产。

规范化数据

规范化已发现的数据，以确保准确性。我们经常看到硬件或软件资产改变其向库存数据库报告资产信息的方式。例如，某个 Microsoft 应用程序可能会将其供应商 ID 报告为“MS”“Microsoft”或“Microsoft Inc.”。命名约定不一致会使 IT 资产报告的构建变得困难；因此，通过实施资产规范化流程来确保一致性非常重要。资产规范化可以使用数据库脚本或规范化软件工具来完成。

库存管理最佳实践

定义 IT 资产生命周期

构建库存管理流程，记录每项 IT 资产的生命周期状态。资产生命周期信息将向 IT 管理员显示资产是正在使用、在库、已借出、可用还是已退役。

IT 资产管理最佳实践建议，应从 IT 资产采购之时起一直记录到其退役。当为资产添加生命周期状态后，IT 管理员可以创建报告，显示已采购、已发货和已接收的资产。资产经理将能够识别可用于项目和新员工的 IT 资产，或正在维护的资产。  

此外，跟踪 IT 资产生命周期使 IT 资产管理员能够了解哪些硬件资产需要更新，或哪些软件许可证需要续订，从而获得制定未来 IT 采购决策所需的重要信息。

确定 IT 资产应归为“受管”还是“非受管”

确定与 IT 资产相关的风险，然后将其归入以下两类之一：受管或非受管。 

包含专有数据的 IT 资产，例如笔记本电脑、台式机、服务器和移动设备，应归入受管类别。支持运营需求且不包含敏感数据的 IT 资产，例如集线器、显示器和打印机（不带硬盘），应归入非受管类别。

受管设备应配备软件代理，定期向库存数据库“签到”。  资产经理应设置警报，以便在资产未在预定时间内“签到”时收到通知。  

在存储期间，对于包含敏感数据的设备（例如包含客户数据的服务器），应使用条形码扫描器或 RFID 等软件工具进行监控；如果设备被移出预定义位置，这些工具会通知安全团队。

根据 Gardner 的说法，“任何有效资产管理策略的一个基本前提，必须是能够判断资产是否存在流失风险或被盗风险。用于跟踪数据中心资产的部分资产管理流程或许能够在服务器连接网络时跟踪其中含有客户信息的服务器，但一旦它进入存储室，该资产就存在丢失或被盗的风险。”

定义资产映射策略

通过将 IT 资产映射到相关信息，为您的库存添加有意义的数据，例如：

  • 所有者
  • 合同
  • 成本中心或部门
  • 项目
  • 配置管理数据库
  • 位置
  • 合规定义

当 IT 资产映射到相关信息后，IT 资产管理员就能够提供有意义的 IT 资产报告，为组织创造价值；这些报告包含有关安全风险和整体 IT 资产运营成本的洞察。如今，有许多软件工具可为资产经理提供所需功能，将 IT 资产映射到合同、采购订单、发货信息、成本中心等更多信息。

选择能够让您向 IT 资产添加相关信息的软件工具。

自动化 IT 资产流程

自动化 IT 资产流程不仅能降低风险，还能提高工作效率。人工通常会犯的错误可能导致数据不准确。适合引入自动化的一个方面，是那些包含重复性、非增值任务且通常由人工技术人员执行的流程。可以考虑使用能够执行重复任务的自动化工具来替代人工技术人员。

总结

ITAM 解决方案需要发现和库存软件工具来正确记录 IT 资产。在选择软件工具之前，应先定义发现要求。选择能够将 IT 资产映射到相关信息的库存管理工具。为确保 ITAM 解决方案取得成功，初期应保持简单，然后让解决方案逐步成熟。通过定义资产生命周期来跟踪资产，并务必考虑自动化重复任务，以避免人工技术人员造成的错误。