Molti anni fa lavoravo per un ristorante in una piccola località balneare. Uno dei miei compiti era aiutare il proprietario del ristorante a fare l'inventario di tutto alla fine di ogni mese. Ricordo di aver chiesto al proprietario perché l'inventario fosse così importante. Mi rispose: “È semplice. Quando so che cosa ho, so che cosa mi manca. Quando so che cosa mi manca, compro solo ciò di cui ho bisogno.” 

Fare l'inventario prima di spendere denaro è un concetto semplice; tuttavia, le soluzioni cloud, gli asset IoT, gli ambienti virtuali e le tecnologie emergenti stanno ponendo nuove sfide di rilevamento e gestione dell'inventario ai reparti IT di molte organizzazioni.

Il rilevamento degli asset IT è un processo definito per individuare e documentare gli asset IT presenti sulla rete. I processi di rilevamento richiedono strumenti software di rilevamento che eseguono la scansione di una rete e identificano i dispositivi connessi. Spesso vengono utilizzati più strumenti software di rilevamento per soddisfare i requisiti di rilevamento della gestione degli asset IT (ITAM).

Le soluzioni software di gestione dell'inventario includono un database e strumenti software che documentano gli asset IT individuati tramite strumenti di rilevamento, scanner di codici a barre, caricamenti manuali, inserimento manuale o connettori Business to Business. Le best practice ITAM suggeriscono che i database di gestione dell'inventario colleghino gli asset IT a informazioni rilevanti, ad esempio informazioni contrattuali o finanziarie associate.

Quando i processi di rilevamento degli asset IT e gestione dell'inventario non vengono eseguiti correttamente, i dati sugli asset risultano inaffidabili. Per questo è fondamentale disporre degli strumenti e dei processi giusti per garantire che ogni asset venga individuato e monitorato correttamente dagli strumenti di gestione dell'inventario.

Best practice per il rilevamento degli asset IT

Identificare gli asset IT da rilevare

Per avere successo è importante iniziare in modo semplice. Partite da laptop, desktop e software. Lasciate che la soluzione ITAM maturi nel tempo. Assicuratevi di collaborare con gli stakeholder di tutta l'organizzazione per definire una strategia di rilevamento degli asset IT sulla rete.

In un report intitolato How Redefining IT Asset Management Will Enable Business Transformation for the Digital Age, Gartner raccomanda: “Con l'evoluzione delle policy ITAM, i responsabili degli asset IT dovrebbero collaborare in modo proattivo all'interno del processo di pianificazione della strategia IT per identificare che cosa verrà acquisito, perché verrà utilizzato, la sua vita utile prevista e come verrà protetto, monitorato e mantenuto. Identificare il valore di business dell'asset e fare in modo che il responsabile ITAM e gli stakeholder lo mappino al risultato di business è importante per una corretta governance degli asset attuali e di quelli ancora da implementare.”

Identificare gli strumenti di rilevamento

Il software di rilevamento della rete e gli scanner di codici a barre sono strumenti che aiutano i responsabili degli asset IT a individuare e monitorare i propri asset IT. Non esitate a utilizzare più strumenti di rilevamento per soddisfare i requisiti di rilevamento degli asset IT. Alcuni strumenti sono più efficaci nel rilevare il software dei data center, mentre altri lo sono nel rilevare i dispositivi endpoint.

Sfruttate le soluzioni di rete già installate, ad esempio gli strumenti di sicurezza dotati di funzionalità di rilevamento. Non lasciate che i limiti di un singolo strumento di rilevamento determinino i vostri requisiti di rilevamento. Definite i requisiti, quindi scegliete gli strumenti più adatti per soddisfarli.

Definire un processo di rilevamento

Definite e applicate un processo di rilevamento per garantire che tutti gli asset IT vengano conteggiati correttamente. Documentate gli asset in un database di gestione dell'inventario al momento dell'acquisto, quindi utilizzate scanner di codici a barre o strumenti software per documentare le modifiche del ciclo di vita dell'asset. Con la gestione del ciclo di vita, gli amministratori IT potranno vedere quali asset sono stati acquistati, spediti, ricevuti e assegnati.

Assicuratevi di definire un processo per rilevare o documentare gli asset IT acquisiti al di fuori dei normali processi di procurement.

Normalizzare i dati

Normalizzate i dati rilevati per garantirne l'accuratezza. Spesso osserviamo asset hardware o software modificare il modo in cui comunicano le proprie informazioni ai database di inventario. Ad esempio, un'applicazione Microsoft potrebbe indicare il proprio ID fornitore come “MS”, “Microsoft” o “Microsoft Inc.” Convenzioni di denominazione incoerenti rendono difficile creare report sugli asset IT; pertanto, è importante garantire coerenza implementando processi di normalizzazione degli asset. La normalizzazione degli asset può essere eseguita tramite script di database o strumenti software di normalizzazione.

Best practice per la gestione dell'inventario

Definire un ciclo di vita degli asset IT

Create un processo di gestione dell'inventario che documenti lo stato del ciclo di vita di ogni asset IT. Le informazioni sul ciclo di vita degli asset mostrano agli amministratori IT se un asset è in uso, in magazzino, in prestito, disponibile o ritirato.

Le best practice di gestione degli asset IT suggeriscono di documentare gli asset IT dal momento dell'acquisto fino al loro ritiro. Quando a un asset viene aggiunto uno stato del ciclo di vita, gli amministratori IT possono creare report che mostrano gli asset acquistati, spediti e ricevuti. I responsabili degli asset potranno identificare gli asset IT disponibili per progetti e nuovi dipendenti oppure quelli in manutenzione.  

Inoltre, il monitoraggio del ciclo di vita degli asset IT consente agli amministratori degli asset IT di vedere quali asset hardware devono essere aggiornati o quali licenze software devono essere rinnovate, fornendo loro informazioni essenziali per pianificare futuri acquisti IT.

Stabilire se gli asset IT debbano essere “gestiti” o “non gestiti”

Determinate il rischio associato agli asset IT, quindi inseriteli in una delle due categorie seguenti: gestiti o non gestiti. 

Gli asset IT che contengono dati proprietari, come laptop, desktop, server e dispositivi mobili, dovrebbero essere inseriti nella categoria gestiti. Gli asset IT che supportano requisiti operativi e non contengono dati sensibili, come hub, monitor e stampanti (senza dischi rigidi), dovrebbero essere inseriti nella categoria non gestiti.

I dispositivi gestiti dovrebbero essere dotati di agent software che effettuano regolarmente il “check-in” nel database di inventario.  I responsabili degli asset dovrebbero configurare avvisi per essere informati se un asset non effettua il “check-in” entro un periodo prestabilito.  

Durante la permanenza in magazzino, i dispositivi con dati sensibili, come un server contenente dati dei clienti, dovrebbero essere monitorati tramite scanner di codici a barre o strumenti software, ad esempio RFID, che avvisino la sicurezza se un dispositivo viene rimosso da una posizione predefinita.

Secondo Gardner, “Un prerequisito fondamentale per qualsiasi strategia efficace di gestione degli asset deve essere la capacità di stabilire se l'asset sia esposto al rischio di rimozione o di furto. Un processo parziale di gestione degli asset per il monitoraggio degli asset del data center può essere in grado di monitorare un server con informazioni dei clienti mentre è sulla rete, ma una volta che si trova in un magazzino, esiste un rischio associato alla perdita o al furto dell'asset.”

Definire una strategia di mappatura degli asset

Aggiungete dati significativi al vostro inventario mappando gli asset IT a informazioni rilevanti, quali:

  • Proprietari
  • Contratti
  • Centri di costo o reparti
  • Progetti
  • Database di gestione della configurazione
  • Sedi
  • Definizioni di conformità

Quando gli asset IT vengono mappati a informazioni rilevanti, gli amministratori degli asset IT possono apportare valore alla propria organizzazione fornendo report significativi sugli asset IT, con informazioni dettagliate sui rischi per la sicurezza e sui costi operativi complessivi degli asset IT. Oggi sono disponibili molti strumenti software che offrono ai responsabili degli asset le funzionalità necessarie per mappare gli asset IT a contratti, ordini di acquisto, informazioni di spedizione, centri di costo e molto altro.

Scegliete strumenti software che vi consentano di aggiungere informazioni rilevanti ai vostri asset IT.

Automatizzare i processi relativi agli asset IT

L'automazione dei processi relativi agli asset IT aumenta la produttività e riduce il rischio. Gli errori tipicamente commessi dalle persone possono portare a dati imprecisi. Un buon punto di partenza per introdurre l'automazione sono i processi che includono attività ripetitive e prive di valore aggiunto, normalmente svolte da un tecnico. Valutate la possibilità di sostituire i tecnici con strumenti di automazione in grado di eseguire attività ridondanti.

Riepilogo

Le soluzioni ITAM richiedono strumenti software di rilevamento e inventario per documentare correttamente gli asset IT. Definite i requisiti di rilevamento prima di scegliere gli strumenti software. Scegliete strumenti di gestione dell'inventario che consentano di mappare gli asset IT a informazioni rilevanti. Per garantire il successo delle vostre soluzioni ITAM, iniziate in modo semplice e lasciate poi che la soluzione maturi. Monitorate gli asset definendo un ciclo di vita degli asset e valutate l'automazione delle attività ridondanti per evitare gli errori commessi dai tecnici.