Il gergo IT spiegato
Il Project Portfolio Management (PPM) è un processo strategico che le organizzazioni utilizzano per gestire, definire le priorità ed eseguire i progetti.
Una gestione inefficiente dei progetti può costare alle organizzazioni centinaia di miliardi di dollari all'anno. E sebbene siano molti i fattori che possono contribuire alla perdita di budget di progetto, uno dei principali interviene già nelle prime fasi: finanziare le iniziative sbagliate. I progetti con benefici ridotti e rischi elevati non sono solo costosi, ma possono ostacolare l'innovazione e il progresso verso gli obiettivi organizzativi.
Oggi molte organizzazioni stanno adottando il Project Portfolio Management (PPM), un approccio strategico alla gestione di progetti e risorse a livello aziendale. Il PPM consente alle organizzazioni di analizzare le richieste di progetto attuali e potenziali, individuare i progetti che favoriscono maggiormente il raggiungimento degli obiettivi strategici, impiegare gli asset in modo efficiente e allocare le risorse sui progetti prioritari, aumentando al contempo la visibilità trasversale sui progetti all'interno dell'organizzazione.
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Il Project Portfolio Management (PPM) è un processo strategico che le organizzazioni utilizzano per gestire, definire le priorità ed eseguire i progetti. Comporta l'analisi dei potenziali benefici, dei rischi e delle risorse necessarie per ciascun progetto, quindi la selezione e la definizione delle priorità dei progetti in base al loro allineamento agli obiettivi aziendali complessivi. Il PPM include inoltre il monitoraggio e la valutazione continui dei progetti per garantire che restino sulla giusta traiettoria e offrano i benefici previsti. In definitiva, il PPM aiuta le organizzazioni a ottimizzare gli investimenti nei progetti e a raggiungere i propri obiettivi strategici.
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Un PPM efficace parte innanzitutto dalla comprensione del funzionamento della gestione dei progetti a livello organizzativo. Progetti, programmi e portfolio formano una gerarchia organizzativa di iniziative all'interno di un'organizzazione. Vediamoli uno per uno.
Le implementazioni IT sono in genere orientate ai progetti e ruotano attorno alla distribuzione efficace di servizi, iniziative o prodotti specifici che soddisfano un'esigenza aziendale. I project manager hanno la responsabilità di chiarire gli obiettivi di un progetto, suddividerlo in flussi di lavoro e assegnare le attività ai propri team, pianificare e monitorare tempistiche e milestone, controllare il profilo di rischio del progetto, gestire relazioni interpersonali e conflitti e garantire che il progetto soddisfi gli obiettivi finanziari, temporali e di business.
Un programma è un insieme di progetti correlati che collaborano per conseguire lo stesso obiettivo strategico o beneficio aziendale. I program manager sono in genere responsabili di più progetti contemporaneamente, ma da una prospettiva di livello superiore. Possono dedicare meno tempo a garantire il successo di ciascun singolo progetto e più tempo ad assicurare che gli obiettivi strategici complessivi dell'azienda vengano raggiunti attraverso la somma dei risultati di tutti i progetti del programma. I program manager possono supervisionare un gruppo di project manager assegnati ai progetti specifici sotto il loro controllo.
Al vertice della gerarchia si trovano i portfolio. Un portfolio contiene diversi programmi, spesso ciascuno con un proprio program manager, e ognuno di essi include diversi progetti ai quali possono essere assegnati project manager. Il Project Portfolio Management può essere gestito da una sola persona oppure da un Project Management Office (PMO), un intero reparto il cui obiettivo è individuare e allocare risorse verso i progetti e i programmi che soddisfano al meglio gli obiettivi strategici dell'organizzazione.
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Per allocare le risorse in modo efficace, il PPM utilizza competenze, tecnologia e metodi specializzati per determinare la fattibilità, l'efficienza e l'impatto dei progetti potenziali e dei progetti presenti nel portfolio attuale. I responsabili del Project Portfolio Management analizzano i progetti ponendosi le seguenti domande:
Queste domande riassumono le analisi generali associate a una valutazione PPM efficace di un progetto, ma l'analisi può essere molto più dettagliata quando gli obiettivi organizzativi sono chiaramente definiti, creando un insieme comune di criteri ponderati per valutare la fattibilità e l'impatto dei progetti.
Attraverso queste valutazioni, le organizzazioni possono dare priorità ai progetti che offrono il massimo beneficio ed evitare quelli ad alto rischio, troppo costosi o non allineati agli obiettivi aziendali una volta completati.
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Una delle principali difficoltà per le grandi organizzazioni è la mancanza di visibilità tra i team di progetto e attraverso di essi. I manager di livello superiore non possono allocare in modo efficiente risorse sotto forma di capitale umano o fisico senza informazioni specifiche sulle esigenze di ciascun reparto. Le soluzioni PPM offrono dashboard intuitive in cui i dirigenti possono monitorare in tempo reale l'avanzamento dei progetti in tutta l'organizzazione.
Una maggiore visibilità sui progetti consente un monitoraggio migliore in tutta l'organizzazione e può aiutare i manager ad affrontare potenziali cause di ritardo prima che si trasformino in criticità.
La visibilità trasversale sui progetti è fondamentale per un'allocazione efficace delle risorse da parte del PMO e dei manager stessi. Quando i dirigenti del PMO non hanno visibilità sui progetti in corso in tutta l'organizzazione, spesso assegnano ai team già sovraccarichi troppi progetti a basso impatto. Questo accade soprattutto quando non esiste un framework accessibile per valutare l'impatto e la fattibilità dei progetti e determinare quali risorse siano disponibili per completarli.
Implementare troppi progetti poco rilevanti porta a una situazione in cui i membri dei team sono sovraccarichi e sotto pressione: sono coinvolti in troppi progetti che non contano davvero e, senza priorità chiare allineate agli obiettivi organizzativi, il loro successo e quello dell'azienda finiscono sostanzialmente per essere lasciati al caso. Il software PPM contribuisce a garantire che le risorse dell'organizzazione siano allocate in modo efficiente su progetti con un impatto reale.
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Quando ai project manager o ai program manager viene richiesto di implementare progetti senza il contributo del PPM, la spinta al successo presente nei vari reparti di un'organizzazione può talvolta trasformarsi nel suo peggior ostacolo. Senza un'adeguata visibilità trasversale sui progetti, per i manager di reparti diversi è impossibile contestualizzare l'impatto organizzativo dei rispettivi carichi di progetto.
Di conseguenza, gli obiettivi organizzativi vengono messi da parte e dimenticati, e l'azienda resta appesantita da troppi manager che lavorano per raggiungere gli obiettivi dei propri reparti, ma non in modo efficiente né coordinato con gli altri gruppi. Il PPM dovrebbe promuovere la collaborazione tra i gruppi unificando l'organizzazione attorno a un insieme di obiettivi strategici chiaramente definiti e coordinando l'allocazione delle risorse tra i progetti per raggiungerli al meglio.
Con un sistema PPM pienamente implementato, i responsabili di reparto e i program manager che desiderano avviare nuovi progetti o acquisire nuove risorse per il proprio team possono inviare le richieste di progetto al PMO per la revisione. Ciò garantisce che qualsiasi nuova iniziativa che l'organizzazione scelga di finanziare sia stata adeguatamente valutata in termini di rischi e benefici e possa essere respinta oppure approvata e prioritizzata in modo appropriato.
Il PPM consente alle organizzazioni di accettare un maggior numero di proposte di progetto dai propri manager principali, dare priorità alle idee migliori e portare avanti i progetti con il massimo impatto possibile.
In sostanza, il Project Portfolio Management consiste nell'impiegare in modo efficiente le risorse tra reparti, programmi e progetti, così da servire al meglio gli obiettivi strategici complessivi dell'organizzazione. I portfolio manager efficaci utilizzano una balanced scorecard per valutare rischi, benefici e costi dei progetti, quindi assegnano le risorse a quelli che promettono di offrire il maggiore beneficio complessivo all'organizzazione. Il PPM è anche una metodologia di monitoraggio utilizzata per misurare lo stato continuo dei progetti, prevenire ritardi ed evitare errori nel percorso verso la delivery del progetto.
In definitiva, il PPM serve a ottenere risultati di progetto migliori. E ogni organizzazione può trarne vantaggio.
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