IT-Fachjargon erklärt
Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein strategischer Prozess, mit dem Unternehmen Projekte verwalten, priorisieren und umsetzen.
Ineffizientes Projektmanagement kann Unternehmen jährlich Hunderte Milliarden Dollar kosten. Zwar gibt es viele Faktoren, die zum Verlust von Projektbudgets beitragen können, doch einer der wichtigsten entsteht bereits sehr früh: wenn die falschen Initiativen finanziert werden. Projekte mit geringem Nutzen und hohen Risiken sind nicht nur kostspielig, sondern können auch Innovationen und Fortschritte bei den Unternehmenszielen behindern.
Heute setzen viele Unternehmen auf Projektportfoliomanagement (PPM), einen strategischen Ansatz für Projekt- und Ressourcenmanagement auf Unternehmensebene. PPM ermöglicht es Unternehmen, aktuelle und geplante Projektanfragen zu analysieren, die Projekte zu identifizieren, die ihre strategischen Ziele am besten voranbringen, Assets effizient einzusetzen und Ressourcen den wichtigsten Projekten zuzuweisen sowie die projektübergreifende Transparenz im Unternehmen zu erhöhen.
Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein strategischer Prozess, mit dem Unternehmen Projekte verwalten, priorisieren und umsetzen. Dabei werden der potenzielle Nutzen, die Risiken und die für jedes Projekt erforderlichen Ressourcen analysiert. Anschließend werden Projekte danach ausgewählt und priorisiert, wie gut sie auf die übergeordneten Geschäftsziele ausgerichtet sind. PPM umfasst außerdem die laufende Überwachung und Bewertung von Projekten, um sicherzustellen, dass sie im Plan bleiben und den beabsichtigten Nutzen liefern. Letztlich hilft PPM Unternehmen, ihre Projektinvestitionen zu optimieren und ihre strategischen Ziele zu erreichen.
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Effektives PPM beginnt mit dem Verständnis, wie Projektmanagement auf Organisationsebene funktioniert. Projekte, Programme und Portfolios bilden eine organisatorische Hierarchie von Initiativen innerhalb eines Unternehmens. Sehen wir uns die einzelnen Ebenen an.
IT-Bereitstellungen sind in der Regel projektorientiert und konzentrieren sich auf die erfolgreiche Bereitstellung bestimmter Services, Initiativen oder Produkte, die einen geschäftlichen Bedarf erfüllen. Projektmanager sind dafür verantwortlich, die Ziele eines Projekts zu klären, das Projekt in Workstreams zu unterteilen und Aufgaben ihren Teams zuzuweisen, Projektzeitpläne und Meilensteine zu planen und nachzuverfolgen, das Risikoprofil des Projekts zu überwachen, zwischenmenschliche Beziehungen und Konflikte zu managen und sicherzustellen, dass das Projekt seine finanziellen, zeitlichen und geschäftlichen Ziele erreicht.
Ein Programm ist eine Gruppe zusammenhängender Projekte, die gemeinsam dasselbe strategische Ziel oder denselben geschäftlichen Nutzen verfolgen. Programmmanager sind in der Regel für mehrere Projekte gleichzeitig verantwortlich, betrachten sie jedoch aus einer übergeordneten Perspektive. Sie verbringen möglicherweise weniger Zeit damit, den Erfolg jedes einzelnen Projekts sicherzustellen, und mehr Zeit damit, zu gewährleisten, dass die übergeordneten strategischen Geschäftsziele durch die Gesamtergebnisse aller Projekte im Programm erreicht werden. Programmmanager können eine Gruppe von Projektmanagern beaufsichtigen, die den jeweiligen Projekten zugewiesen sind, für die sie verantwortlich sind.
An der Spitze der Hierarchie stehen Portfolios. Ein Portfolio umfasst mehrere Programme, häufig jeweils mit eigenem Programmmanager, und jedes Programm enthält mehrere Projekte, denen Projektmanager zugewiesen sein können. Projektportfoliomanagement kann von einer einzelnen Person oder von einem Project Management Office (PMO) durchgeführt werden – einer ganzen Abteilung, deren Ziel es ist, Ressourcen für die Projekte und Programme zu identifizieren und zuzuweisen, die die strategischen Ziele des Unternehmens am besten erfüllen.
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Um Ressourcen effektiv zuzuweisen, nutzen PPM-Verantwortliche Fachwissen, Technologie und spezialisierte Methoden, um die Tragfähigkeit, Effizienz und Auswirkungen geplanter Projekte sowie der Projekte im aktuellen Portfolio zu bestimmen. Projektportfoliomanager betrachten Projekte und stellen die folgenden Fragen:
Diese Aspekte umfassen die allgemeinen Fragestellungen, die mit einer erfolgreichen PPM-Analyse eines Projekts verbunden sind. Die Analyse kann jedoch deutlich detaillierter ausfallen, wenn die Unternehmensziele klar definiert sind und dadurch ein einheitlicher Satz gewichteter Kriterien für die Bewertung der Tragfähigkeit und Auswirkungen von Projekten entsteht.
Durch diese Bewertungen können Unternehmen die Projekte priorisieren, die den größten Nutzen bieten, und Projekte vermeiden, die mit hohem Risiko verbunden oder zu kostspielig sind oder nach Abschluss nicht zu den Unternehmenszielen passen.
Eine große Herausforderung für große Unternehmen ist die mangelnde Transparenz zwischen und über Projektteams hinweg. Führungskräfte auf höherer Ebene können Ressourcen in Form von personellem oder physischem Kapital ohne konkrete Informationen über die Anforderungen der einzelnen Abteilungen nicht effizient zuweisen. PPM-Lösungen bieten intuitive Dashboards, mit denen Führungskräfte den Projektfortschritt im gesamten Unternehmen in Echtzeit verfolgen können.
Eine höhere Projekttransparenz ermöglicht eine bessere Projektüberwachung im gesamten Unternehmen und kann Managern helfen, potenzielle Verzögerungsursachen anzugehen, bevor sie sich zu kritischen Problemen entwickeln.
Projektübergreifende Transparenz ist entscheidend für die effektive Ressourcenzuweisung durch das PMO und durch die Manager selbst. Wenn PMO-Führungskräften die Transparenz über laufende Projekte im gesamten Unternehmen fehlt, weisen sie Teams, die bereits zu viele Projekte bearbeiten, häufig zu viele Projekte mit geringer Wirkung zu. Dies gilt insbesondere dann, wenn es keinen zugänglichen Rahmen gibt, um die Auswirkungen und Tragfähigkeit von Projekten zu bewerten und zu bestimmen, welche Ressourcen für deren Abschluss verfügbar sind.
Die Umsetzung zu vieler unwichtiger Projekte führt dazu, dass Teammitglieder überlastet und überbeansprucht sind: Sie sind in zu viele Projekte eingebunden, die keinen wesentlichen Beitrag leisten. Ohne klare Prioritäten, die auf die Unternehmensziele, ihren Erfolg und den Erfolg des Unternehmens ausgerichtet sind, bleibt der Erfolg letztlich weitgehend dem Zufall überlassen. PPM-Software trägt dazu bei, dass Unternehmensressourcen effizient Projekten zugewiesen werden, die tatsächlich Wirkung erzielen.
Wenn Projektmanager oder Programmmanager aufgefordert werden, Projekte ohne Einbindung des PPM umzusetzen, kann der bereichsübergreifende Erfolgsdrang in einem Unternehmen mitunter zum eigenen Hindernis werden. Ohne ausreichende projektübergreifende Transparenz ist es für Manager in verschiedenen Abteilungen unmöglich, die Auswirkungen ihrer jeweiligen Projektlasten auf das Unternehmen richtig einzuordnen.
In der Folge geraten Unternehmensziele in den Hintergrund und werden vergessen, während das Unternehmen durch zu viele Manager ausgebremst wird, die zwar auf die Ziele ihrer Abteilung hinarbeiten, jedoch nicht effizient und nicht abgestimmt mit anderen Gruppen. PPM sollte die Zusammenarbeit zwischen Gruppen fördern, indem es das Unternehmen auf klar definierte strategische Ziele ausrichtet und die Ressourcenzuweisung zwischen Projekten koordiniert, um diese Ziele bestmöglich zu erreichen.
Mit einem vollständig implementierten PPM-System können Abteilungsleiter und Programmmanager, die neue Projekte durchführen oder neue Ressourcen für ihr Team gewinnen möchten, ihre Projektanfragen zur Prüfung beim PMO einreichen. So wird sichergestellt, dass alle neuen Initiativen, die das Unternehmen finanzieren möchte, ordnungsgemäß auf Risiken und Nutzen bewertet wurden und entweder abgelehnt oder genehmigt und entsprechend priorisiert werden können.
PPM eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, mehr Projektvorschläge ihrer führenden Manager anzunehmen, die besten Ideen zu priorisieren und Projekte mit größtmöglicher Wirkung voranzubringen.
Im Kern geht es beim Projektportfoliomanagement darum, Ressourcen zwischen Abteilungen, Programmen und Projekten so effizient einzusetzen, dass sie den übergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens bestmöglich dienen. Effektive Portfoliomanager nutzen eine Balanced Scorecard, um Projekte hinsichtlich Risiko, Nutzen und Kosten zu bewerten, und weisen Ressourcen anschließend den Projekten zu, die den größten Gesamtnutzen für das Unternehmen versprechen. PPM ist außerdem eine Tracking-Methodik, mit der der laufende Status von Projekten gemessen wird, um Verzögerungen zu verhindern und Fehlentscheidungen auf dem Weg zur Projektbereitstellung zu vermeiden.
Letztlich geht es bei PPM darum, bessere Projektergebnisse zu erzielen. Davon kann jedes Unternehmen profitieren.
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