Le jargon IT décrypté
La gestion de portefeuille de projets (PPM) est un processus stratégique que les organisations utilisent pour gérer, prioriser et exécuter leurs projets.
Une gestion de projet inefficace peut coûter aux organisations des centaines de milliards de dollars par an. Si de nombreux facteurs peuvent entraîner une perte de budget projet, l’un des principaux intervient très tôt : le financement des mauvaises initiatives. Les projets à faibles bénéfices et à risques élevés sont non seulement coûteux, mais ils peuvent aussi freiner l’innovation et les progrès vers les objectifs organisationnels.
Aujourd’hui, de nombreuses organisations adoptent la gestion de portefeuille de projets (PPM), une approche stratégique de la gestion des projets et des ressources à l’échelle de l’entreprise. La PPM permet aux organisations d’analyser les demandes de projets actuelles et futures, d’identifier les projets qui contribuent le mieux à leurs objectifs stratégiques, de déployer efficacement les actifs et d’allouer les ressources aux projets prioritaires, tout en renforçant la visibilité entre les projets au sein de l’organisation.
Démo pratique : Étendre l’ITSM à la gestion de projets et de portefeuilles
La gestion de portefeuille de projets (PPM) est un processus stratégique que les organisations utilisent pour gérer, prioriser et exécuter leurs projets. Elle consiste à analyser les bénéfices potentiels, les risques et les ressources nécessaires pour chaque projet, puis à sélectionner et prioriser les projets en fonction de leur alignement avec les objectifs globaux de l’entreprise. La PPM comprend également le suivi et l’évaluation continus des projets afin de s’assurer qu’ils restent sur la bonne voie et produisent les bénéfices attendus. En définitive, la PPM aide les organisations à optimiser leurs investissements dans les projets et à atteindre leurs objectifs stratégiques.
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Une PPM efficace commence par la compréhension du fonctionnement de la gestion de projet au niveau de l’organisation. Les projets, programmes et portefeuilles forment une hiérarchie organisationnelle d’initiatives au sein d’une organisation. Examinons chacun de ces éléments.
Les déploiements IT sont généralement organisés par projet et s’articulent autour du déploiement réussi de services, d’initiatives ou de produits spécifiques répondant à un besoin métier. Les chefs de projet sont chargés de clarifier les objectifs d’un projet, de le décomposer en flux de travail et d’attribuer les tâches à leurs équipes, de planifier et suivre les calendriers et jalons du projet, de surveiller son profil de risque, de gérer les relations interpersonnelles et les conflits, et de veiller à ce que le projet atteigne ses objectifs financiers, temporels et métier.
Un programme est un groupe de projets liés qui contribuent ensemble au même objectif stratégique ou au même bénéfice métier. Les responsables de programme gèrent généralement plusieurs projets à la fois, mais avec une vision plus globale. Ils peuvent consacrer moins de temps à garantir la réussite de chaque projet individuel et davantage à s’assurer que les objectifs stratégiques globaux de l’entreprise sont atteints grâce à l’ensemble des résultats de tous les projets du programme. Les responsables de programme peuvent superviser un groupe de chefs de projet affectés aux projets spécifiques dont ils ont la charge.
Au sommet de la hiérarchie se trouvent les portefeuilles. Un portefeuille contient plusieurs programmes, chacun ayant souvent son propre responsable de programme et comprenant plusieurs projets auxquels des chefs de projet peuvent être affectés. La gestion de portefeuille de projets peut être assurée par une seule personne ou par un bureau de gestion de projets (PMO), un service entier dont l’objectif est d’identifier et d’allouer les ressources aux projets et programmes qui répondent le mieux aux objectifs stratégiques de l’organisation.
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Pour allouer efficacement les ressources, les PPM s’appuient sur l’expertise, la technologie et des méthodes spécialisées afin de déterminer la viabilité, l’efficacité et l’impact des projets envisagés et des projets du portefeuille actuel. Les responsables de portefeuille de projets examinent les projets et se posent les questions suivantes :
Ces éléments recouvrent les questions générales associées à une analyse PPM réussie d’un projet, mais l’analyse peut être beaucoup plus détaillée lorsque les objectifs organisationnels sont clairement définis, ce qui établit un ensemble commun de critères pondérés pour évaluer la viabilité et l’impact des projets.
Grâce à ces évaluations, les organisations peuvent prioriser les projets qui apportent le plus grand bénéfice et éviter ceux qui sont trop risqués, trop coûteux ou qui ne s’alignent pas sur les objectifs de l’entreprise une fois réalisés.
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L’un des grands défis des grandes organisations est le manque de visibilité entre les équipes projet et à travers elles. Les cadres dirigeants ne peuvent pas allouer efficacement les ressources, qu’il s’agisse de capital humain ou matériel, sans informations précises sur les besoins de chaque service. Les solutions PPM fournissent des tableaux de bord intuitifs qui permettent aux dirigeants de suivre en temps réel l’avancement des projets dans toute l’organisation.
Une visibilité accrue sur les projets permet un meilleur suivi à l’échelle de l’organisation et peut aider les managers à traiter les sources potentielles de retard avant qu’elles ne se transforment en défaillances critiques.
La visibilité entre les projets est essentielle à une allocation efficace des ressources par le PMO et par les managers eux-mêmes. Lorsque les responsables du PMO manquent de visibilité sur les projets en cours dans l’ensemble de l’organisation, ils confient souvent trop de projets à faible impact à des équipes déjà surchargées. C’est particulièrement vrai lorsqu’il n’existe aucun cadre accessible pour évaluer l’impact et la viabilité des projets et déterminer les ressources disponibles pour les mener à bien.
Lancer trop de projets peu importants crée une situation dans laquelle les membres des équipes sont surmenés et dispersés : ils participent à trop de projets qui ne comptent pas réellement et, faute de priorités claires alignées sur les objectifs organisationnels, leur réussite, comme celle de l’entreprise, est largement laissée au hasard. Les logiciels PPM contribuent à garantir que les ressources de l’organisation sont allouées efficacement aux projets qui ont un impact réel.
Lorsque des chefs de projet ou des responsables de programme sont chargés de mettre en œuvre des projets sans l’apport d’une PPM, la dynamique de réussite présente dans les différents services d’une organisation peut parfois devenir contre-productive. Sans visibilité suffisante entre les projets, il est impossible pour les managers de services distincts de contextualiser l’impact organisationnel de leurs charges de projets respectives.
Par conséquent, les objectifs organisationnels sont relégués au second plan et oubliés, et l’entreprise se retrouve freinée par un trop grand nombre de managers qui poursuivent les objectifs de leur service, sans efficacité ni coordination avec les autres groupes. La PPM doit favoriser la collaboration entre les groupes en unifiant l’organisation autour d’un ensemble d’objectifs stratégiques clairement définis et en coordonnant l’allocation des ressources entre les projets afin d’atteindre au mieux ces objectifs.
Avec un système PPM pleinement mis en œuvre, les responsables de service et les responsables de programme qui souhaitent lancer de nouveaux projets ou mobiliser de nouvelles ressources pour leur équipe peuvent soumettre leurs demandes de projets au bureau PMO pour examen. Cela garantit que toute nouvelle initiative que l’organisation choisit de financer a été correctement évaluée en fonction de ses risques et de ses bénéfices, et peut être rejetée ou approuvée puis priorisée de manière appropriée.
La PPM permet aux organisations d’accepter davantage de propositions de projets de la part de leurs principaux managers, de prioriser les meilleures idées et de faire avancer les projets ayant l’impact potentiel le plus élevé.
Fondamentalement, la gestion de portefeuille de projets consiste à déployer efficacement les ressources entre les services, les programmes et les projets, de manière à servir au mieux les objectifs stratégiques globaux de l’organisation. Les responsables de portefeuille efficaces utilisent un tableau de bord équilibré pour évaluer les projets selon leurs risques, leurs bénéfices et leurs coûts, puis affectent les ressources aux projets qui promettent d’apporter le plus grand bénéfice global à l’organisation. La PPM est également une méthodologie de suivi utilisée pour mesurer l’état d’avancement continu des projets, prévenir les retards et éviter les faux pas sur le chemin de la livraison des projets.
En fin de compte, la PPM vise à produire de meilleurs résultats de projet. Et chaque organisation peut en tirer parti.
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