プロジェクトポートフォリオ管理

非効率なプロジェクト管理は、組織に年間数千億ドルものコストをもたらす可能性があります。プロジェクト予算の損失につながる要因は数多くありますが、その主な要因の1つは、ごく初期の段階で誤った取り組みに資金を投入してしまうことです。メリットが低くリスクの高いプロジェクトはコストがかかるだけでなく、イノベーションや組織目標の達成を妨げる可能性があります。

現在、多くの組織が、エンタープライズレベルでプロジェクトとリソースを管理するための戦略的アプローチであるプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）を採用しています。PPMにより、組織は現在および将来のプロジェクト要求を分析し、戦略目標の推進に最も貢献するプロジェクトを特定し、重要度の高いプロジェクトに資産を効率的に展開してリソースを割り当て、組織内のプロジェクト横断的な可視性を高めることができます。

プロジェクトポートフォリオ管理とは？

プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）は、組織がプロジェクトを管理し、優先順位を付け、実行するために活用する戦略的プロセスです。各プロジェクトに必要な潜在的メリット、リスク、リソースを分析し、全体的なビジネス目標との整合性に基づいてプロジェクトを選定し、優先順位を付けます。またPPMには、プロジェクトが計画どおりに進み、意図したメリットをもたらしていることを確認するための継続的な監視と評価も含まれます。最終的にPPMは、組織がプロジェクト投資を最適化し、戦略目標を達成するのに役立ちます。

プロジェクト、プログラム、ポートフォリオの関係

効果的なPPMは、まず組織レベルでプロジェクト管理がどのように機能するかを理解することから始まります。プロジェクト、プログラム、ポートフォリオは、組織における取り組みの階層構造を形成します。それぞれを見ていきましょう。

IT導入は通常、プロジェクト単位で進められ、ビジネスニーズを満たす特定のサービス、取り組み、製品を正常に展開することを中心に行われます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目的を明確にし、プロジェクトをワークストリームに分割してチームに作業を割り当て、プロジェクトのスケジュールとマイルストーンを計画・追跡し、プロジェクトのリスクプロファイルを監視し、人間関係や対立を管理し、プロジェクトが財務、期限、ビジネス上の目標を満たすようにする責任を担います。

プログラムとは、同じ戦略目標またはビジネス上のメリットを実現するために連携する関連プロジェクトの集合です。プログラムマネージャーは通常、複数のプロジェクトを同時に担当しますが、より上位の視点から管理します。個々のプロジェクトの成功を確保することに費やす時間は比較的少なく、プログラム内の全プロジェクトの成果の総和によって、ビジネス全体の戦略目標が達成されているかを確認することにより多くの時間を費やします。プログラムマネージャーは、自身が管理する特定のプロジェクトに割り当てられたプロジェクトマネージャーのグループを監督する場合があります。

この階層の最上位にあるのがポートフォリオです。ポートフォリオには複数のプログラムが含まれ、多くの場合、それぞれにプログラムマネージャーがおり、各プログラムにはプロジェクトマネージャーが割り当てられた複数のプロジェクトが含まれます。プロジェクトポートフォリオ管理は1人で行うことも、組織の戦略目標を最もよく満たすプロジェクトやプログラムを特定し、それらにリソースを割り当てることを目的とする部門であるプロジェクトマネジメントオフィス（PMO）が行うこともできます。

PPMはメリット、リスク、コストを評価してプロジェクトに優先順位を付ける

リソースを効果的に割り当てるため、PPMでは専門知識、テクノロジー、専門的な手法を活用し、将来のプロジェクトや現在のポートフォリオ内のプロジェクトについて、実行可能性、効率性、影響を判断します。プロジェクトポートフォリオマネージャーは、プロジェクトを評価する際に次のような問いを立てます。

• このプロジェクトを成功裏に完了することで、組織にどのようなメリットがもたらされるか。
• このプロジェクトを成功裏に完了することで、組織のビジネス目標をどのように推進できるか。
• このプロジェクトを成功裏に完了することで、組織内で他のプロジェクトに取り組む他のグループにどのようなメリットがもたらされるか。
• このプロジェクトにはどのようなリスクが伴うか。
• このプロジェクトを成功裏に完了するためには、どのような資産を展開する必要があるか。
• プロジェクトにはどれくらいのコストがかかるか。

これらの観点は、プロジェクトに対するPPM分析を成功させるための一般的な検討事項を示していますが、組織目標が明確に定義されていれば、プロジェクトの実行可能性と影響を評価するための共通の重み付け基準が導き出され、分析をさらに詳細に行うことができます。

こうした評価を通じて、組織は最も大きなメリットをもたらすプロジェクトに優先順位を付け、リスクが高い、コストがかかりすぎる、または完了しても会社の目標に合致しないプロジェクトを回避できます。

PPMは経営層にプロジェクト横断的な可視性を提供する

大規模組織にとって大きな課題の1つは、プロジェクトチーム間およびチーム横断での可視性の不足です。上級管理職は、各部門のニーズに関する具体的な情報がなければ、人的資本や物的資本という形のリソースを効率的に割り当てることができません。PPMソリューションは直感的なダッシュボードを提供し、経営層は組織全体のプロジェクト進捗をリアルタイムで追跡できます。

プロジェクトの可視性が高まることで、組織全体でより適切にプロジェクトを監視でき、遅延の潜在的な要因が重大な失敗に発展する前に管理者が対処しやすくなります。

プロジェクト横断的な可視性は、PMOや管理者自身がリソースを効果的に割り当てるうえで不可欠です。PMOの責任者が組織全体で進行中のプロジェクトを把握できていない場合、すでに多くのプロジェクトを抱えているチームに、影響の小さいプロジェクトを過度に割り当ててしまうことがよくあります。これは、プロジェクトの影響と実行可能性を評価し、完了に必要なリソースが何かを判断するための利用しやすいフレームワークがない場合に特に起こりやすくなります。

重要度の低いプロジェクトを過剰に実施すると、チームメンバーは過重労働となり、対応能力を超えた状態に陥ります。つまり、価値の低いプロジェクトに多く関与しすぎるうえ、組織目標と整合した明確な優先順位がないため、本人たちの成功も会社の成功も、実質的に成り行き任せになってしまいます。PPMソフトウェアは、組織のリソースが真に影響のあるプロジェクトへ効率的に割り当てられるよう支援します。

PPMはプロジェクト需要の管理を通じてビジネス成長を促進する

プロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーが、PPMからのインプットなしにプロジェクトの実施を求められると、組織内の各部門に存在する成功への意欲が、ときに逆効果となることがあります。十分なプロジェクト横断的な可視性がなければ、別々の部門の管理者が、それぞれのプロジェクト負荷が組織全体に与える影響を文脈に沿って把握することはできません。

その結果、組織目標は脇に追いやられて忘れられ、会社は多くの管理者が自部門の目標に向かって取り組む一方で、他のグループと効率的に連携できない状態に陥ります。PPMは、明確に定義された一連の戦略目標の下で組織を統合し、それらの目標を最適に達成できるようプロジェクト間のリソース配分を調整することで、グループ間のコラボレーションを促進するべきものです。

PPMシステムが完全に導入されていれば、新しいプロジェクトに着手したい、またはチームのために新しいリソースを確保したい部門リーダーやプログラムマネージャーは、レビューのためにプロジェクト要求をPMOに提出できます。これにより、組織が資金提供を選択する新たな取り組みについて、リスクとメリットが適切に評価され、却下するか、承認して適切に優先順位を付けることができます。

PPMにより、組織は主要な管理者からより多くのプロジェクト提案を受け入れ、最良のアイデアに優先順位を付け、最大限の影響をもたらす可能性のあるプロジェクトを前進させることができます。

PPM = より良いプロジェクト成果

本質的に、プロジェクトポートフォリオ管理とは、組織全体の戦略目標に最も適した形で、部門、プログラム、プロジェクト間にリソースを効率的に展開することです。効果的なポートフォリオマネージャーは、バランススコアカードを使用してプロジェクトのリスク、メリット、コストを評価し、組織全体に最大のメリットをもたらす見込みのあるプロジェクトにリソースを割り当てます。またPPMは、プロジェクトの進行状況を継続的に測定し、遅延を防ぎ、プロジェクト提供までの過程でのつまずきを回避するために使用される追跡手法でもあります。

最終的に、PPMの目的はより良いプロジェクト成果を生み出すことです。そして、あらゆる組織がそのメリットを享受できます。