Explicación de la jerga de TI
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) es un proceso estratégico que las organizaciones utilizan para gestionar, priorizar y ejecutar proyectos.
Una gestión de proyectos ineficiente puede costar a las organizaciones cientos de miles de millones de dólares al año. Aunque hay muchos factores que pueden contribuir a la pérdida de presupuesto de un proyecto, una de las principales causas se produce en una fase muy temprana: financiar las iniciativas equivocadas. Los proyectos con pocos beneficios y altos riesgos no solo son costosos, sino que también pueden obstaculizar la innovación y el progreso hacia los objetivos de la organización.
Hoy en día, muchas organizaciones están adoptando la gestión de la cartera de proyectos (PPM), un enfoque estratégico para la gestión de proyectos y recursos a nivel empresarial. La PPM permite a las organizaciones analizar las solicitudes de proyectos actuales y futuras, identificar los proyectos que mejor impulsan sus objetivos estratégicos, desplegar activos de forma eficiente y asignar recursos a los proyectos prioritarios, así como aumentar la visibilidad entre proyectos dentro de la organización.
Demostración práctica: Ampliación de ITSM a la gestión de proyectos y carteras
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) es un proceso estratégico que las organizaciones utilizan para gestionar, priorizar y ejecutar proyectos. Implica analizar los posibles beneficios, riesgos y recursos necesarios para cada proyecto y, a continuación, seleccionar y priorizar los proyectos en función de su alineación con los objetivos empresariales generales. La PPM también incluye la supervisión y evaluación continuas de los proyectos para garantizar que sigan avanzando según lo previsto y aporten los beneficios esperados. En última instancia, la PPM ayuda a las organizaciones a optimizar sus inversiones en proyectos y alcanzar sus objetivos estratégicos.
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Una PPM eficaz comienza por comprender cómo funciona la gestión de proyectos a nivel organizativo. Los proyectos, programas y carteras forman una jerarquía organizativa de iniciativas dentro de una organización. Veamos cada uno de ellos.
Las implantaciones de TI suelen estar orientadas a proyectos y giran en torno al despliegue satisfactorio de servicios, iniciativas o productos específicos que responden a una necesidad empresarial. Los gestores de proyectos son responsables de aclarar los objetivos de un proyecto, dividirlo en líneas de trabajo y asignar tareas a sus equipos, planificar y hacer seguimiento de los plazos e hitos del proyecto, supervisar el perfil de riesgo del proyecto, gestionar las relaciones interpersonales y los conflictos, y garantizar que el proyecto cumpla sus objetivos financieros, temporales y empresariales.
Un programa es un grupo de proyectos relacionados que trabajan conjuntamente para cumplir el mismo objetivo estratégico o beneficio empresarial. Los gestores de programas suelen estar a cargo de varios proyectos a la vez, pero desde una perspectiva de más alto nivel. Pueden dedicar menos tiempo a garantizar el éxito de cada proyecto individual y más a asegurar que los objetivos estratégicos generales del negocio se cumplan mediante la suma de los resultados de todos los proyectos del programa. Los gestores de programas pueden supervisar a un grupo de gestores de proyectos asignados a los proyectos específicos que controlan.
En la parte superior de la jerarquía se encuentran las carteras. Una cartera contiene varios programas, a menudo cada uno con su propio gestor de programas, y cada programa contiene varios proyectos que pueden tener gestores de proyectos asignados. La gestión de la cartera de proyectos puede llevarla a cabo una sola persona o una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), un departamento completo cuyo objetivo es identificar y asignar recursos a los proyectos y programas que mejor satisfacen los objetivos estratégicos de la organización.
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Para asignar recursos de forma eficaz, las PPM utilizan experiencia, tecnología y métodos especializados para determinar la viabilidad, la eficiencia y el impacto de los proyectos futuros y de los proyectos de la cartera actual. Los gestores de carteras de proyectos analizan los proyectos y se plantean las siguientes preguntas:
Estas ideas recogen las cuestiones generales asociadas a un análisis PPM satisfactorio de un proyecto, pero el análisis puede ser mucho más detallado cuando los objetivos organizativos están claramente definidos, lo que genera un conjunto común de criterios ponderados para evaluar la viabilidad y el impacto de los proyectos.
Mediante estas evaluaciones, las organizaciones pueden priorizar los proyectos que aportan el mayor beneficio y evitar aquellos que presentan un riesgo elevado, son demasiado costosos o no se alinean con los objetivos de la empresa una vez completados.
Uno de los principales retos para las grandes organizaciones es la falta de visibilidad entre los equipos de proyecto y a través de ellos. Los directivos de alto nivel no pueden asignar recursos de forma eficiente, ya sea en forma de capital humano o físico, sin información específica sobre las necesidades de cada departamento. Las soluciones de PPM ofrecen paneles intuitivos en los que los directivos pueden hacer seguimiento del progreso de los proyectos en toda la organización en tiempo real.
Una mayor visibilidad de los proyectos permite una mejor supervisión de los proyectos en toda la organización y puede ayudar a los responsables a abordar posibles causas de retrasos antes de que se conviertan en fallos críticos.
La visibilidad entre proyectos es crucial para que la PMO y los propios responsables asignen recursos de manera eficaz. Cuando los directivos de la PMO carecen de visibilidad sobre los proyectos en curso en toda la organización, suelen asignar demasiados proyectos de bajo impacto a equipos que ya tienen demasiados proyectos. Esto ocurre especialmente cuando no existe un marco accesible para evaluar el impacto y la viabilidad de los proyectos y determinar qué recursos están disponibles para completarlos.
Implementar demasiados proyectos poco relevantes genera una situación en la que los miembros del equipo están sobrecargados y desbordados: participan en demasiados proyectos que no son prioritarios y, sin prioridades claras alineadas con los objetivos de la organización, su éxito y el de la empresa quedan, en esencia, al azar. El software de PPM ayuda a garantizar que los recursos de la organización se asignen de forma eficiente a proyectos que tienen un impacto real.
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Cuando se pide a los gestores de proyectos o de programas que implementen proyectos sin la aportación de una PPM, el impulso por alcanzar el éxito que existe entre los departamentos de una organización puede, en ocasiones, volverse en su contra. Sin una visibilidad adecuada entre proyectos, resulta imposible para los responsables de distintos departamentos contextualizar el impacto organizativo de sus cargas de proyecto independientes.
Como resultado, los objetivos organizativos quedan relegados y se olvidan, y la empresa se ve lastrada por demasiados responsables que trabajan para alcanzar los objetivos de sus departamentos, pero no de forma eficiente ni coordinada con otros grupos. La PPM debe impulsar la colaboración entre grupos unificando la organización en torno a un conjunto de objetivos estratégicos claramente definidos y coordinando la asignación de recursos entre proyectos para lograr esos objetivos de la mejor manera posible.
Con un sistema de PPM plenamente implementado, los responsables de departamento y los gestores de programas que deseen emprender nuevos proyectos o incorporar nuevos recursos a su equipo pueden enviar sus solicitudes de proyecto a la oficina de PMO para su revisión. Esto garantiza que cualquier nueva iniciativa que la organización decida financiar se haya evaluado correctamente en cuanto a sus riesgos y beneficios, y pueda rechazarse o aprobarse y priorizarse adecuadamente.
La PPM permite a las organizaciones aceptar más propuestas de proyectos de sus principales responsables, priorizar las mejores ideas y avanzar con proyectos que tengan el mayor impacto posible.
En esencia, la gestión de la cartera de proyectos consiste en desplegar recursos de forma eficiente entre departamentos, programas y proyectos de manera que sirva mejor a los objetivos estratégicos generales de la organización. Los gestores de carteras eficaces utilizan un cuadro de mando integral para evaluar los proyectos en función de riesgos, beneficios y costes, y después asignan recursos a aquellos proyectos que prometen aportar el mayor beneficio global a la organización. La PPM también es una metodología de seguimiento que se utiliza para medir el estado continuo de los proyectos, prevenir retrasos y evitar errores en el camino hacia la entrega del proyecto.
En última instancia, la PPM trata de generar mejores resultados de proyecto. Y cualquier organización puede beneficiarse de ello.
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