Viele Unternehmen setzen auf Lösungen für IT Asset Management (ITAM), um sicherzustellen, dass alle ihre IT-Assets erkannt, nachverfolgt, geschützt und am Ende des Lebenszyklus jedes Assets ausgemustert werden.

Einige IT-Administratoren fragen sich, ob sie eine Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMDB) für ihre ITAM-Anforderungen nutzen können. Andere befürchten hingegen, dass die Nachverfolgung von IT-Assets in zwei Lösungen dazu führt, dass jeder Asset-Datensatz doppelt angelegt werden muss und der Arbeitsaufwand steigt.

Was ist ITAM?

ITAM ist eine Sammlung von Best Practices zur Nachverfolgung des IT-Asset-Bestands. Ziel ist es, die Gesamtkosten eines IT-Assets zu verwalten – einschließlich Eigentumsverhältnissen, Verträgen im Zusammenhang mit dem Asset-Lebenszyklus sowie Informationen zu Garantie und Erneuerung.

ITAM betrachtet IT-Assets aus der finanziellen Perspektive eines Unternehmens. Wenn Unternehmen ITAM-Best-Practices befolgen, können sie fundierte Entscheidungen über Technologieanschaffungen treffen. Darüber hinaus können sie unerwartete Kosten und Strafen im Zusammenhang mit Software-Audits vermeiden.

Was ist eine CMDB?

Eine CMDB ist ein zentrales Repository für Informationen über die IT-Assets eines Unternehmens. Dazu gehören Details zu Hardware, Software, Netzwerken und ihren verschiedenen Beziehungen.

Beim Konfigurationsmanagement geht es darum, IT-Assets aus Betriebs- und Supportperspektive nachzuverfolgen. Da sich Verfügbarkeit und Stabilität von Assets auf den täglichen Betrieb eines Unternehmens auswirken, müssen Assets zusammen mit ihrer Konfiguration und ihren Serviceangeboten dokumentiert werden.

Benötigen Sie ITAM, wenn Sie eine CMDB nutzen?

Ob Sie bei der Nutzung einer CMDB ITAM benötigen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität seiner IT-Service-Management-Anforderungen (ITSM) ab. Für ein Unternehmen kann es attraktiv sein, auf den Kauf einer separaten Softwarelösung oder die Schulung von Mitarbeitenden für ein zusätzliches Produkt zu verzichten. Die Verwaltung von ITAM-Daten in der ITSM-Lösung könnte den Aufbau und die Verwaltung von Request-Fulfillment-Prozessen vereinfachen.

Die meisten CMDB-Lösungen bieten umfassende Anpassungsfunktionen, sodass es möglich ist, eine CMDB um ITAM-Eigenschaften und -Funktionen zu erweitern. Die Ziele einer CMDB unterscheiden sich jedoch deutlich von den Zielen von ITAM.

Ein einfaches Beispiel dafür, wie unterschiedliche Daten – Liniennummer und Busnummer – für unterschiedliche Zwecke genutzt werden, bietet der Busverkehr in Ihrer Stadt oder Gemeinde. Busse werden Linien zugewiesen, und jede Linie erhält eine Nummer, die am Bus angezeigt wird. Jedem Bus wird zusätzlich eine eigene Nummer zugewiesen, damit er über seinen Lebenszyklus hinweg nachverfolgt werden kann. Administratoren können einer Linie verschiedene Busse zuweisen, ohne die Liniennummer zu beeinflussen. Und es würde zu Verwirrung führen, wenn die Nummer zur Identifizierung eines physischen Busses dieselbe wäre wie die einer Buslinie.

Ein CMDB-Configuration-Item (CI), das einen E-Mail-Service repräsentiert – in unserer Analogie die „Linie“ –, wird den Lebenszyklus des Assets, also eines physischen Servers – des „Busses“ –, der zur Bereitstellung der E-Mail-Services verwendet wird, höchstwahrscheinlich überdauern.

ITAM-Daten speichern

Eine CMDB könnte alle Ihre ITAM-Daten speichern, allerdings wären erhebliche Änderungen an der CMDB erforderlich, um ITAM-Anforderungen zu erfüllen. Der CMDB fehlen Discovery-Funktionen. Daher müssen Konnektoren oder Integrationen zu externen Tools für die Erkennung von IT-Assets implementiert werden, damit Konfigurationsinformationen zu IT-Assets erkannt und in der CMDB-Datenbank aktuell gehalten werden.

Weitere Anpassungen müssten der CMDB hinzugefügt werden, was kostspielig sein kann. Und selbst nachdem ITAM-Funktionen auf die CMDB angewendet wurden, wäre es weiterhin unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen über eine vollständige ITAM-Lösung verfügt. Diese Art von ITAM kann für ein kleineres Unternehmen ausreichend sein, doch die CMDB müsste angepasst werden, damit sie Vertrags-, Finanz- und Lebenszyklusinformationen verarbeiten kann.

Darüber hinaus müssten in der ITSM-Lösung Rollen für IT-Asset-Manager erstellt werden, mit den entsprechenden Rechten an der CMDB für die ITAM-Administratoren. Außerdem müssten ITSM-Prozesse angepasst oder ergänzt werden, um ITAM-Prozessfunktionen bereitzustellen.

Risiken einer einzigen Datenbank

Das Speichern übermäßig vieler, nicht zusammenhängender Daten in einer CMDB – insbesondere von Daten, die keinen Bezug zum konkreten Geschäftsproblem haben, wie etwa die Abbildung eines Business-Service in der CMDB – kann zu einer sehr großen und teuren Datenbank führen. Je umfangreicher die gespeicherten Daten sind, desto mehr Zeit, Aufwand und personelle Ressourcen sind erforderlich, um die Daten korrekt zu halten.

Wenn eine Datenbank nicht korrekt ist, kann man ihr nicht vertrauen. Wenn viele Personen Daten pflegen und ändern, besteht das Risiko nicht genehmigter Änderungen – möglicherweise an geschäftskritischen Configuration Items (CIs). Die Begrenzung der Datenmenge begrenzt auch die Anzahl der Personen, die Änderungen an den Daten vornehmen können, und schützt so deren Integrität. Das ist ein überzeugendes Argument für separate Tools für CMDB und ITAM.

Zudem entsteht durch das Einbringen zu vieler Daten, die für Beziehungen oder Business-Services möglicherweise irrelevant sind, in eine Datenbank das Risiko, dass Personen, die diese Daten interpretieren oder anzeigen möchten, mit unnötigen Informationen überlastet werden.

Was ist mit Asset-Berichten?

Die Aufnahme vollständiger Details zu IT-Assets in die CMDB kann die Erstellung von IT-Asset-Berichten vereinfachen. Eine CMDB liefert Einblicke in die Beziehungen zwischen IT-Assets, einschließlich ihrer Konfigurationen, der Risiken von Änderungen und der Auswirkungen dieser Änderungen. Sie unterscheidet sich außerdem von standardmäßigen ITAM-Lösungen, die typischerweise die hierarchischen Zuordnungen zwischen IT-Assets nachverfolgen.

Die Zentralisierung aller Asset-Beziehungsdaten aus ITIL und ITAM innerhalb der CMDB kann das Reporting einfacher und kostengünstiger machen als die Nutzung voneinander getrennter Datenbanken. Dies würde jedoch umfangreiche Änderungen an der CMDB erfordern.

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Warum zwei Lösungen zur Nachverfolgung von IT-Assets?

Change Management ist für ITSM-Lösungen, die ITIL-Best-Practices folgen, von entscheidender Bedeutung. ITIL bietet Leitlinien und Best Practices für den Umgang mit Änderungen an einer IT-Umgebung, um Risiken im Zusammenhang mit IT-Konfigurationsänderungen zu reduzieren.

ITIL-Best-Practices empfehlen, IT-Assets, die operative Services bereitstellen, mithilfe einer CMDB zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Jedes Asset, das mit einer CMDB nachverfolgt wird, ist ein CI. Dabei kann es sich um ein Hardware-Asset, ein Software-Asset oder um mehrere Assets handeln, die gemeinsam einen IT-Service bereitstellen. Jedes CI wird nachverfolgt, um sicherzustellen, dass es betriebsfähig ist.

Eine ITAM-Lösung verfolgt andere Ziele und bietet eigene Vorteile. Viele Unternehmen möchten alle Daten in einer zentralen Single Source of Truth bündeln, doch diese ist möglicherweise nicht der beste Ort für jede Art von Daten. Einige möchten beispielsweise Verträge, Prozesshandbücher und Richtlinien in ihrer CMDB ablegen. Werden solche sehr spezifischen Daten in einem Tool gespeichert, das auf deren Verwaltung spezialisiert ist, ist sichergestellt, dass die passende Funktionalität vorhanden ist.

Bei Verträgen würde ein ITAM-Tool oder ein System für Vertragslebenszyklusmanagement sie in einem geeigneten Format speichern, sodass sie digitalisiert, wichtige Termine extrahiert und Workflows erstellt oder mit Kostenstellen bzw. Gruppen verknüpft werden können.

CMDBs sind ohne umfangreiche Anpassungen nicht darauf ausgelegt, diesen Detailgrad zu unterstützen. Die Auswahl des richtigen Management-Tools für bestimmte Datentypen und dessen anschließende Verknüpfung oder Integration mit der CMDB kann sicherstellen, dass Funktionalität nicht zugunsten zentraler Bequemlichkeit geopfert wird.

Ist es sinnvoll, ein IT-Asset sowohl in einer CMDB als auch in einer ITAM-Lösung nachzuverfolgen? Eigentlich nicht, wenn es eine Möglichkeit gibt, doppelte IT-Asset-Datensätze mit einer Lösung zu vermeiden, die die CMDB in eine ITAM-Lösung integriert.

Stellen Sie sich die Datenbank vor, die die Buslinien-Services verwaltet. Diese Datenbank würde servicebezogene Elemente wie Fahrpläne, Fahrer und den der Linie zugewiesenen Bus nachverfolgen. Durch eine Integration würden Administratoren einer Buslinie einfach über eine Nachschlagetabelle, die verfügbare Busse anzeigt, einen Bus zuweisen. Wenn die CMDB mit der ITAM-Lösung integriert ist, kann das IT-Asset direkt mit dem CI verknüpft werden, anstatt neu angelegt und dupliziert zu werden.

ITAM vs. CMDB: Es geht nicht um „versus“

Der Versuch, die CMDB die Asset-Management-Rolle von ITAM übernehmen zu lassen, hat erhebliche Nachteile. Es geht also nicht wirklich um „CMDB vs. Asset Management“, denn ITAM und die CMDB sind für jedes Unternehmen entscheidend, das Technologie auf hohem Niveau nutzt.

IT-Assets, die Services für das Unternehmen bereitstellen, müssen gemäß ITIL-Best-Practices mithilfe eines Konfigurationsmanagementprozesses nachverfolgt werden. Dieselben IT-Assets müssen außerdem nach ITAM-Best-Practices nachverfolgt werden, um unerwartete Kosten zu vermeiden, die durch verlorene oder gestohlene Assets, uninformierte Beschaffungsentscheidungen und nicht lizenzierte Software entstehen. Um eine nahtlose Integration sicherzustellen, sollten Unternehmen den Einsatz einer ITAM-Lösung in Betracht ziehen, die in eine Service-Management-Plattform integriert ist.