Molte organizzazioni si affidano a soluzioni di gestione degli asset IT (ITAM) per garantire che tutti i loro asset IT vengano individuati, monitorati, protetti e dismessi al termine del ciclo di vita di ciascun asset.

Alcuni amministratori IT si chiedono se possano utilizzare un database di gestione della configurazione (CMDB) per le proprie esigenze ITAM. Altri, invece, temono che il monitoraggio degli asset IT in due soluzioni li obblighi a duplicare ogni record di asset e ad aumentare il carico di lavoro.

Che cos’è l’ITAM?

L’ITAM è un insieme di best practice per monitorare l’inventario degli asset IT. I suoi obiettivi sono gestire il costo complessivo di un asset IT, inclusi proprietà, contratti associati al ciclo di vita dell’asset, garanzia e informazioni di refresh.

L’ITAM si concentra sugli asset IT dalla prospettiva finanziaria di un’organizzazione. Quando le organizzazioni seguono le best practice ITAM, possono prendere decisioni informate sugli acquisti tecnologici. Inoltre, possono evitare costi imprevisti e sanzioni associati agli audit software.

Che cos’è un CMDB?

Un CMDB è un repository centrale di informazioni sugli asset IT di un’organizzazione. Include dettagli su hardware, software, reti e sulle loro varie relazioni.

La gestione della configurazione implica il monitoraggio degli asset IT da una prospettiva operativa e di supporto. Poiché disponibilità e stabilità degli asset incidono sulle operazioni quotidiane di un’organizzazione, gli asset devono essere documentati insieme alla loro configurazione e ai servizi offerti.

Serve l’ITAM se si utilizza un CMDB?

Stabilire se sia necessario l’ITAM quando si utilizza un CMDB dipende dalle dimensioni dell’organizzazione e dalla complessità delle sue esigenze di gestione dei servizi IT (ITSM). Un’organizzazione potrebbe ritenere vantaggioso evitare l’acquisto di una soluzione software separata o la formazione dei dipendenti su un prodotto aggiuntivo. Gestire i dati ITAM nella soluzione ITSM potrebbe semplificare la creazione e la gestione dei processi di evasione delle richieste.

La maggior parte delle soluzioni CMDB offre ampie funzionalità di personalizzazione, quindi è possibile personalizzare un CMDB con proprietà e funzionalità ITAM. Tuttavia, gli obiettivi di un CMDB sono molto diversi da quelli dell’ITAM.

Immaginare il servizio di autobus della propria città offre un esempio semplice di come dati diversi — numero della linea e numero dell’autobus — vengano utilizzati per obiettivi diversi. Agli autobus vengono assegnate delle linee e a ogni linea viene assegnato un numero visualizzato sull’autobus. A ogni autobus viene assegnato un secondo numero, in modo che possa essere monitorato lungo il suo ciclo di vita. Gli amministratori assegnano autobus diversi a una linea senza influire sul numero della linea. E sarebbe fonte di confusione se il numero utilizzato per identificare un autobus fisico fosse lo stesso di una linea di autobus.

Un elemento di configurazione (CI) del CMDB che rappresenta un servizio email — la “linea” nella nostra analogia — molto probabilmente durerà più a lungo del ciclo di vita dell’asset, un server fisico — l’“autobus” — utilizzato per fornire i servizi email.

Archiviazione dei dati ITAM

Un CMDB potrebbe archiviare tutti i dati ITAM, ma sarebbero necessarie modifiche significative al CMDB per soddisfare i requisiti ITAM. Il CMDB non dispone di funzionalità di discovery, quindi è necessario implementare connettori o integrazioni con strumenti esterni di discovery degli asset IT per garantire che le informazioni di configurazione degli asset IT vengano individuate e mantenute aggiornate nel database CMDB.

Sarebbe necessario aggiungere ulteriori personalizzazioni al CMDB, con possibili costi elevati. E anche dopo aver applicato funzionalità ITAM al CMDB, sarebbe comunque improbabile che un’organizzazione disponga di una soluzione ITAM completa. Questo tipo di ITAM può essere sufficiente per un’organizzazione più piccola, ma il CMDB dovrebbe essere modificato affinché possa gestire informazioni contrattuali, finanziarie e sul ciclo di vita.

Inoltre, nella soluzione ITSM dovrebbero essere creati ruoli di responsabile degli asset IT, con diritti appropriati sul CMDB per gli amministratori ITAM. Oltre a questo, sarebbe necessario modificare o aggiungere processi ITSM per fornire funzionalità di processo ITAM.

I rischi di un unico database

Archiviare in un CMDB una quantità eccessiva di dati non correlati, in particolare dati non collegati allo specifico problema di business, come la mappatura di un servizio aziendale nel CMDB, può generare un database molto grande e costoso. Più estesi sono i dati archiviati, più tempo, impegno e risorse umane sono necessari per mantenerli accurati.

Se un database non è accurato, non può essere considerato affidabile. Quando molte persone mantengono e modificano i dati, si corre il rischio di modifiche non approvate, potenzialmente a elementi di configurazione (CI) critici per il business. Limitare la quantità di dati limita anche il numero di persone che possono modificarli, preservandone l’integrità. Questo è un argomento valido a favore di strumenti separati per CMDB e ITAM.

Inoltre, inserire in un database troppi dati che potrebbero essere irrilevanti per le relazioni o i servizi aziendali crea il rischio di sovraccaricare con informazioni non necessarie chiunque cerchi di interpretare o visualizzare tali dati.

E i report sugli asset?

Incorporare dettagli completi sugli asset IT nel CMDB può semplificare la creazione di report sugli asset IT. Un CMDB offre insight sulle relazioni tra gli asset IT, incluse le loro configurazioni, i rischi delle modifiche e gli impatti di tali modifiche. Inoltre, si distingue dalle soluzioni ITAM standard, che in genere monitorano le associazioni gerarchiche tra asset IT.

Centralizzare tutti i dati sulle relazioni degli asset ITIL e ITAM all’interno del CMDB può rendere il reporting più semplice e conveniente rispetto all’utilizzo di database separati. Tuttavia, ciò richiederebbe ampie modifiche al CMDB.

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Perché due soluzioni per monitorare gli asset IT?

Il change management è fondamentale per le soluzioni ITSM che seguono le best practice ITIL. ITIL fornisce linee guida e best practice per gestire le modifiche a un ambiente IT e ridurre i rischi associati alle modifiche della configurazione IT.

Le best practice ITIL suggeriscono che gli asset IT che forniscono servizi operativi siano documentati e monitorati tramite un CMDB. Ogni asset monitorato tramite un CMDB è un CI che può essere un asset hardware, un asset software o più asset combinati per fornire un servizio IT. Ogni CI viene monitorato per garantirne l’operatività.

Una soluzione ITAM risponde a obiettivi diversi e offre benefici specifici. Molte organizzazioni desiderano centralizzare tutti i dati in un’unica fonte di verità, ma questa potrebbe non essere la sede migliore per archiviare ogni tipo di dato. Ad esempio, alcuni vogliono inserire contratti, guide di processo e policy nel proprio CMDB. Archiviare questo tipo di dati molto specifici in uno strumento specializzato nella loro gestione garantisce la presenza delle funzionalità corrette.

Nel caso dei contratti, uno strumento ITAM o un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti li archivierebbe in un formato adeguato, in modo che possano essere acquisiti come immagini, che le date chiave possano essere estratte e che i workflow possano essere creati o associati a centri di costo o gruppi.

I CMDB non sono progettati per supportare questo livello di dettaglio senza ampie personalizzazioni. Scegliere lo strumento di gestione corretto per determinati tipi di dati e poi collegarlo o integrarlo al CMDB può garantire che la funzionalità non venga sacrificata a favore della comodità della centralizzazione.

Ha senso monitorare un asset IT sia in un CMDB sia in una soluzione ITAM? Non proprio, quando esiste un modo per evitare di duplicare i record degli asset IT con una soluzione che integra il CMDB con una soluzione ITAM.

Immaginiamo il database che gestisce i servizi delle linee di autobus. Quel database monitorerebbe elementi legati al servizio, come orari, autisti e l’autobus assegnato alla linea. Con l’integrazione, gli amministratori assegnerebbero semplicemente un autobus a una linea utilizzando una tabella di ricerca che mostra gli autobus disponibili. Quando il CMDB è integrato con la soluzione ITAM, l’asset IT può essere collegato direttamente al CI invece di essere ricreato e duplicato.

ITAM vs CMDB: non è una questione di “contro”

Cercare di utilizzare il CMDB per assumere il ruolo di gestione degli asset proprio dell’ITAM comporta svantaggi significativi. Non si tratta quindi davvero di “CMDB vs gestione degli asset”, perché ITAM e CMDB sono fondamentali per qualsiasi azienda che sfrutti la tecnologia a un livello elevato.

Gli asset IT che forniscono servizi all’organizzazione devono essere monitorati tramite un processo di gestione della configurazione, secondo le best practice ITIL. Tali asset IT devono anche essere monitorati utilizzando le best practice ITAM per evitare costi imprevisti derivanti da asset smarriti o rubati, decisioni di acquisto non informate e software senza licenza. Per garantire un’integrazione fluida, le organizzazioni dovrebbero valutare l’utilizzo di una soluzione ITAM integrata in una piattaforma di service management.