Muchas organizaciones recurren a soluciones de gestión de activos de TI (ITAM) para garantizar que todos sus activos de TI se descubran, se registren, se protejan y se retiren al final del ciclo de vida de cada activo.

Algunos administradores de TI se preguntan si pueden utilizar una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) para sus requisitos de ITAM. Pero a otros les preocupa que hacer seguimiento de los activos de TI en dos soluciones les obligue a duplicar cada registro de activo y aumente su carga de trabajo.

¿Qué es ITAM?

ITAM es un conjunto de buenas prácticas para hacer seguimiento del inventario de activos de TI. Sus objetivos son gestionar el coste total de un activo de TI, incluida la propiedad, los contratos asociados al ciclo de vida del activo, la garantía y la información de renovación.

ITAM se centra en los activos de TI desde la perspectiva financiera de una organización. Cuando las organizaciones siguen las buenas prácticas de ITAM, pueden tomar decisiones informadas sobre las adquisiciones de tecnología. Además, pueden evitar costes imprevistos y sanciones asociadas a las auditorías de software.

¿Qué es CMDB?

Una CMDB es un repositorio central de información sobre los activos de TI de una organización. Incluye detalles sobre hardware, software, redes y sus distintas relaciones.

La gestión de la configuración implica hacer seguimiento de los activos de TI desde una perspectiva operativa y de soporte. Dado que la disponibilidad y la estabilidad de los activos influyen en las operaciones diarias de una organización, los activos deben documentarse junto con su configuración y sus ofertas de servicio.

¿Necesita ITAM si ya utiliza una CMDB?

Determinar si necesita ITAM cuando utiliza una CMDB dependerá del tamaño de su organización y de la complejidad de sus necesidades de gestión de servicios de TI (ITSM). A una organización puede resultarle atractivo evitar la compra de una solución de software independiente o la formación de los empleados en un producto adicional. Gestionar los datos de ITAM en la solución de ITSM podría simplificar la creación y la gestión de los procesos de cumplimiento de solicitudes.

La mayoría de las soluciones de CMDB ofrecen amplias funciones de personalización, por lo que es posible personalizar una CMDB con propiedades y funcionalidades de ITAM. Pero los objetivos de una CMDB son muy distintos de los objetivos de ITAM.

Imaginar el servicio de autobuses de su ciudad o localidad ofrece un ejemplo básico de cómo se utilizan distintos datos —el número de ruta y el número de autobús— para objetivos diferentes. A los autobuses se les asignan rutas, y a cada ruta se le asigna un número que se muestra en el autobús. A cada autobús se le asigna un segundo número para poder hacerle seguimiento a lo largo de su ciclo de vida. Los administradores asignan distintos autobuses a una ruta sin afectar al número de la ruta de autobús. Y resultaría confuso si el número utilizado para identificar un autobús físico fuera el mismo que el de una ruta de autobús.

Un elemento de configuración (CI) de una CMDB que represente un servicio de correo electrónico —la “ruta” en nuestra analogía— probablemente superará el ciclo de vida del activo, un servidor físico —el “autobús”— utilizado para prestar los servicios de correo electrónico.

Almacenamiento de datos de ITAM 

Una CMDB podría almacenar todos sus datos de ITAM, pero sería necesario realizar modificaciones importantes en la CMDB para cumplir los requisitos de ITAM. La CMDB carece de capacidades de descubrimiento, por lo que deben implementarse conectores o integraciones con herramientas externas de descubrimiento de activos de TI para garantizar que la información de configuración de los activos de TI se descubra y se mantenga actualizada en la base de datos de la CMDB.

Sería necesario añadir más personalizaciones a la CMDB, lo que puede resultar costoso. E incluso después de aplicar capacidades de ITAM a la CMDB, seguiría siendo poco probable que una organización contara con una solución de ITAM completa. Este tipo de ITAM puede ser suficiente para una organización más pequeña, pero habría que modificar la CMDB para que pudiera gestionar información contractual, financiera y del ciclo de vida.

Además, habría que crear roles de gestor de activos de TI en la solución de ITSM, con los permisos adecuados sobre la CMDB para los administradores de ITAM. Más allá de esto, los procesos de ITSM tendrían que modificarse o añadirse para proporcionar funcionalidad de procesos de ITAM.

Riesgos de una única base de datos

Almacenar datos excesivos y no relacionados en una CMDB, especialmente datos que no guardan relación con el problema empresarial concreto, como mapear un servicio de negocio en la CMDB, puede dar lugar a una base de datos muy grande y costosa. Cuanto mayor sea el volumen de datos almacenados, más tiempo, esfuerzo y recursos humanos se necesitan para mantener datos precisos.

Si una base de datos no es precisa, no es fiable. Con muchas personas manteniendo y realizando cambios en los datos, se corre el riesgo de que se produzcan cambios no aprobados, potencialmente en elementos de configuración (CI) críticos para el negocio. Limitar la cantidad de datos también limitará el número de personas que pueden realizar cambios en ellos, manteniendo así su integridad. Este es un argumento sólido a favor de disponer de herramientas separadas para CMDB e ITAM.

Además, introducir en una base de datos demasiados datos que podrían ser irrelevantes para las relaciones o los servicios de negocio crea el riesgo de sobrecargar con información innecesaria a cualquiera que intente interpretar o visualizar esos datos.

¿Qué ocurre con los informes de activos?

Incorporar detalles completos sobre los activos de TI en la CMDB puede simplificar la creación de informes de activos de TI. Una CMDB proporciona información sobre las relaciones entre los activos de TI, incluidas sus configuraciones, los riesgos de los cambios y los impactos de esos cambios. También se diferencia de las soluciones de ITAM estándar, que normalmente realizan un seguimiento de las asociaciones jerárquicas entre los activos de TI.

Centralizar todos los datos sobre relaciones de activos de ITIL e ITAM dentro de la CMDB puede hacer que la generación de informes sea más sencilla y rentable que utilizar bases de datos independientes. Pero esto exigiría modificaciones importantes en la CMDB.

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¿Por qué dos soluciones para hacer seguimiento de los activos de TI?

La gestión de cambios es esencial para las soluciones de ITSM que siguen las buenas prácticas de ITIL. ITIL ofrece orientación y buenas prácticas para gestionar los cambios en un entorno de TI con el fin de reducir el riesgo asociado a los cambios de configuración de TI.

Las buenas prácticas de ITIL recomiendan que los activos de TI que prestan servicios operativos se documenten y se sigan mediante una CMDB. Cada activo seguido mediante una CMDB es un CI que podría ser un activo de hardware, un activo de software o varios activos combinados para prestar un servicio de TI. Se realiza un seguimiento de cada CI para garantizar que esté operativo.

Una solución de ITAM responde a objetivos diferentes y aporta sus propias ventajas. Muchas organizaciones quieren centralizar todos los datos en una única fuente de verdad, pero puede que no sea el mejor lugar para almacenar todos los tipos de datos. Por ejemplo, algunas quieren incluir contratos, guías de procesos y políticas en su CMDB. Almacenar este tipo de datos tan específicos en una herramienta especializada en gestionarlos garantiza que exista la funcionalidad adecuada.

En el caso de los contratos, una herramienta de ITAM o un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos los almacenaría en un formato adecuado para que puedan digitalizarse, extraerse las fechas clave y crearse flujos de trabajo o asociarse a centros de coste o grupos.

Las CMDB no están diseñadas para admitir este nivel de detalle sin una amplia personalización. Seleccionar la herramienta de gestión adecuada para determinados tipos de datos y, después, vincularla o integrarla con la CMDB puede garantizar que no se sacrifique funcionalidad en favor de la comodidad de la centralización.

¿Tiene sentido hacer seguimiento de un activo de TI tanto en una CMDB como en una solución de ITAM? No realmente, cuando existe una forma de evitar duplicar los registros de activos de TI con una solución que integra la CMDB con una solución de ITAM.

Imagine la base de datos que gestiona los servicios de rutas de autobús. Esa base de datos registraría elementos relacionados con el servicio, como horarios, conductores y el autobús asignado a la ruta. Con la integración, los administradores simplemente asignarían un autobús a una ruta mediante una tabla de consulta que muestra los autobuses disponibles. Cuando la CMDB se integra con la solución de ITAM, el activo de TI puede vincularse directamente al CI en lugar de recrearse y duplicarse.

ITAM vs. CMDB: no es cuestión de “versus”

Intentar utilizar la CMDB para que asuma el papel de gestión de activos de ITAM tiene desventajas considerables. Por tanto, no se trata realmente de “CMDB frente a gestión de activos”, porque ITAM y la CMDB son fundamentales para cualquier empresa que aproveche la tecnología a gran escala.

Los activos de TI que prestan servicios a la organización deben seguirse mediante un proceso de gestión de la configuración, de acuerdo con las buenas prácticas de ITIL. Esos activos de TI también deben seguirse mediante las buenas prácticas de ITAM para evitar costes inesperados derivados de activos perdidos o robados, decisiones de adquisición desinformadas y software sin licencia. Para garantizar una integración fluida, las organizaciones deberían plantearse utilizar una solución de ITAM integrada en una plataforma de gestión de servicios.