IT im Stresstest – Tipps für ein effizientes und ortsunabhängiges ITSM
Wir erleben aktuell ein nie dagewesenes Ausmaß an ortsunabhängiger Arbeit im Home-Office. Klar ist, dass dies einen echten Stresstest für viele IT Abteilungen bedeutet.
Klar ist auch, dass wir uns für einige Zeit auf diese neuen Gegebenheiten einstellen müssen. Mit diesen Tipps von Ivanti organisieren IT Verantwortliche ihr IT-Servicemanagement (ITSM) so, dass die Mitarbeiter zuhause weiterhin produktiv arbeiten können und die Systeme stabil bleiben.
Geben Sie dem ITSM eine strategische Richtung
Wer zuhause arbeitet, braucht dafür die geeignete IT-Infrastruktur. Führungskräfte im ITSM sollten deshalb die bestehende Hardware einem Check unterziehen und dabei prüfen, inwiefern sie den Mitarbeiter dabei unterstützt, eine potenziell steigende Anruflast zu bewältigen? Müssen Hard- und Software generell angepasst werden? Welche Internetverbindung nutzen Ihre Mitarbeiter? Diese und weitere Fragen geben dem ITSM eine erste Richtung. Wenn es im Unternehmen noch keine IT-Richtlinie zum Thema Home-Office gibt, sollten Sie mit einer solchen starten!
Gewähren Sie Mitarbeitern alle nötigen Zugriffsrechte aufs ITSM
Erleichtern Sie es Ihren Mitarbeitern, auf das ITSM Self-Service Interface von außerhalb zuzugreifen und sie als erste Anlaufstelle zu nutzen. Wenn Ihr Self-Service-Portal außerhalb Ihrer DMZ noch nicht zugänglich ist, sollten Sie dies umgehend einrichten. Besonders bei Home-Office-Szenarien profitiert Ihr ITSM zudem von IT-Dienstleistungen in der Cloud. Eine lokale Installation entfällt und das ITSM ist unkompliziert über den Browser erreichbar. Für einen besseren Überblick erstellen Sie idealerweise eine Matrix für jede Rolle in der IT, die alle notwendigen Tools und Informationen abbildet. Beginnen Sie jetzt mit der Erstellung oder Aktualisierung Ihrer IT-FAQs, Aufzeichnungen, Dokumente und internen Blog-Einträgen.
Organisieren Sie das ITSM virtuell
Um die Anzahl von Mitarbeitern vor Ort im Unternehmen aufs absolute Minimum zu begrenzen, konzentrieren Sie sich auf Möglichkeiten der Fernsteuerung. Ivanti Voice ermöglicht beispielsweise das telefonische Einreichen von Tickets ans ITSM – dank Automatisierung rund um die Uhr! Dadurch wird der Zugriff per VPN auf den Unternehmensserver entlastet. Schaffen Sie gemeinsam mit der Personalabteilung die Voraussetzungen, dass alle Mitarbeiter Tools wie Microsoft Teams oder WebEx verwenden können. Tägliche Video-Meetings halten die Verbindung der Mitarbeiter untereinander aufrecht – sowohl beruflich als auch sozial.
Behalten Sie die IT-Sicherheit im Blick
Gefährden Sie Ihr Unternehmen nicht, indem Sie VPNs entfernen, Firewalls deaktivieren oder Kennwörter freigeben, in dem Glauben, dass dies die Arbeit von zu Hause aus erleichtert. Auch wenn dies im Einzelfall die Problemlösung scheinbar erleichtert, bleibt die IT Sicherheit das höchste Gut! Nutzen Sie stattdessen die aktuelle Situation, Ihre Fähigkeiten und Praktiken des Endpoint- und Security-Managements auf den Prüfstand zu stellen. Damit schaffen Sie Erfahrungswerte, von denen Ihre IT-Teams langfristig profitieren.
Priorisieren Sie neu
Viele Dinge sind jetzt wichtig, andere können warten. Überprüfen Sie die laufenden Projekte daraufhin, ob einige davon ausgesetzt werden können, damit sich Ihr Team auf die dringlicheren Projekte konzentrieren kann. Das neue How-To-Video und die FAQ, über die Arbeit von zu Hause, sind dem lange geplanten Upgrade der Datenbankplattform möglicherweise vorzuziehen. Andere langfristige Projekte gilt es zu beschleunigen. Beispielsweise könnte es erforderlich sein den Livegang neuer Self-Service Inhalte vorzuziehen. Ein Update von Wissensmanagement-Workflows gehört ebenso zu den Top-Prioritäten.
Ivanti zeigt diese Woche in einer Webinar-Reihe zum „Ivanti Remote Worker Program“, wie Sie die Lösungen von Ivanti für einen ortsunabhängigen IT Support ideal einsetzen.