Ivanti Identity Director でオンボーディングとオフボーディングのプロセスを効率化

今日の社会では、州政府が自らのさまざまな役割を慎重に見極め、人々、自治体、市民社会団体、企業がフローニンゲン州議会に信頼を寄せられることが求められています。同議会は、中央政府と自治体をつなぐ行政上の連携役を担っています。1,200 名の従業員は、医療から経済、芸術・文化から空間計画に至るまで、さまざまな政策分野で施策ができる限り円滑に実施されるよう日々尽力しています。そのためには、組織が円滑に機能することが不可欠です。最近まで、従業員のオンボーディング、変更、オフボーディングは、もはやプロセスを支えきれなくなった旧式の自社開発ソリューションで運用されていました。そこでフローニンゲン州は、効率的かつ効果的なソリューションを導入するため、コンサルティングパートナーである IT-Value の支援を受けることにしました。

課題

「Data Warehouse」と呼ばれていた従来のソリューションでは、ほぼすべてを手動で調整する必要があり、従業員のオンボーディングとオフボーディングに多くの時間がかかっていました。フローニンゲン州のテクニカルプロジェクトマネージャーである Karim Van Uggelen 氏は次のように述べています。「アカウントを設定し、メールボックスを作成し、パスワードを設定してから、それを Active Directory にリンクする必要がありました。さらに、電話番号と部屋番号も入力しなければなりませんでした。アプリケーションも手動で提供していました。加えて、システムの保守は非常に複雑で時間がかかるようになっていました。すべてがカスタムメイドで、しかも旧式だったからです。これをきっかけに、従業員のオンボーディング、変更、オフボーディングのプロセスを自動化して支援できるシステムを探すことになりました」

Ivanti ソリューションは相互に容易に統合可能

同州ではすでに複数の Ivanti ソリューションを利用していました。その中には、Citrix 向けの新しい「ゴールデン」イメージの構築と展開に使用していた Automation に加え、ユーザープロファイルの設定・管理や追加メールボックスのリンクに使用していた Ivanti のワークスペースソリューションも含まれていました。Van Uggelen 氏は次のように述べています。「Ivanti はユーザー管理を大幅に簡素化してくれます。ユーザーが通常ローカルハードディスクに保存していたアプリケーションデータは、現在ではネットワークドライブ上にあります。これにより、エラーや障害が発生した場合でもデータを簡単に取得できます」

同氏は続けます。「Ivanti Automation は、アプリケーションの停止と起動、他システムへのデータ転送などに使用しています。毎月の Windows 更新プログラムは、Citrix と Ivanti Automation を使用して実装しています。Ivanti とそのソリューションに対するこれまでの経験が良好だったため、Ivanti Identity Director を検討するのは自然な流れでした。他の Identity and Access Management（IAM）ソリューションも検討しましたが、他の Ivanti ソリューションと容易に統合できることから、Ivanti Identity Director を選定しました。このソフトウェアはカスタマイズなしで自律的に管理でき、将来の拡張にも十分な可能性を備えています」

Ivanti Identity Director の導入

同州は、1,200 名すべての従業員をサポートするために Ivanti Identity Director を購入しました。また、IT ポリシーに基づいて、開発、テスト、受け入れの完全な環境も構築しました。Van Uggelen 氏は、導入パートナーである IT-Value との協力関係に満足しています。「同社は、業務面でも技術面でも十分な知見を備えた優れた企業です。Ivanti Identity Director の選定から導入まで、最初から最後まで支援してくれました」Van Uggelen 氏はさらに次のように述べています。「調査段階では、Ivanti Identity Director で何が可能かを説明してくれました。プロジェクト開始時には、プロジェクトの関係者とともに機能設計と技術設計を具体化してくれました。これは、このプロセスをさらに拡張していくうえで重要な基盤です。導入中は緊密に連携しました。作業全体を通じて当社の管理者に情報が共有されていたため、同時に製品についての理解を深めることもできました」

Ivanti Identity Director には人事管理システムからデータが供給されます。ここで個人データと職務データが入力され、Ivanti Identity Director によってメールボックスとパスワードの自動作成に使用されます。Van Uggelen 氏は次のように述べています。「これは大きな課題でした。たとえば、当州の雇用ではないもののメールボックスを持つグループ従業員や、HR システムには残しておく必要がある一方でアカウントは不要な退職者など、多くの例外に対応しなければならないからです。システムはこれらすべてに対応する必要がありました。すべてを統合しなければならなかったのです。幸い、Ivanti と IT-Value の柔軟性のおかげで作業は円滑に進み、現在は本来あるべき形で稼働しています」

Ivanti Identity Director（現 User Workspace Manager）がプロセスを簡素化・最適化

新規ユーザーと関連アカウントの作成は現在自動化されていますが、これは Ivanti Identity Director の可能性を活用するための第一歩にすぎません。Van Uggelen 氏は次のように述べています。「現時点では、Ivanti Identity Director は職員のオンボーディングとオフボーディングにのみ使用しています。アカウント、メールボックス、パスワードの作成とリンクに利用しています。しかし近い将来、ロールベースの権限によるアクセスセキュリティへと拡張する予定です。そうすれば、ユーザーは役割と場所に基づいて、適切なアプリケーションとデータに自動的にアクセスできるようになります。たとえば、別の部門に異動したり役割が変わったりした場合、アクセス権はそれに応じて自動的に調整されます。また、退職時にはアクセス権が自動的に取り消されるため、セキュリティとコンプライアンスについて心配する必要がなくなります」

さらに、Ivanti Identity Director はヘルプデスクに大幅な時間削減をもたらしています。以前はすべての変更を手動で確認していましたが、現在は完全に自動化されています。Van Uggelen 氏は次のように述べています。「万が一何か問題が発生した場合は、メールで通知されます。また、プロセスの透明性が高まり、どこで問題が発生しているかをより明確に把握してプロセスを最適化できるようになりました。たとえば、退職日を入力する必要があります。入力されていない場合、システムは従業員の年金受給開始日を補完します。これにより、追加のセキュリティ確保につながります」

新入従業員のオンボーディングプロセスは、以前の 1 日 1 回ではなく、現在は 1 日 2 回自動的に実行されています。これにより、同州はより柔軟に対応できるようになり、従業員がより迅速に業務を開始できるようになりました。

Van Uggelen 氏は次のように締めくくっています。「時間削減と効率向上の効果により、システムの稼働維持に追われるのではなく、エンドユーザーへのサービス提供により注力できるようになりました。今後はその傾向がさらに強まると期待しています」

_{注：お客様の成果は、Ivanti がその一部を構成する全体的な環境および経験に固有のものです。個々の成果は、お客様ごとの固有の環境によって異なる場合があります。}