Rationaliser les processus d’intégration et de départ avec Ivanti Identity Director

La société actuelle exige une administration provinciale capable d’examiner attentivement ses différents rôles et d’inspirer confiance aux citoyens, aux municipalités, aux organisations de la société civile et aux entreprises envers le Conseil provincial de Groningue. Le conseil constitue le lien administratif entre le gouvernement national et les municipalités. Ses 1 200 employés font de leur mieux chaque jour pour veiller à ce que les politiques soient mises en œuvre le plus efficacement possible dans les différents domaines d’action : de la santé à l’économie, de l’art et de la culture à l’aménagement du territoire. Cela exige une organisation qui fonctionne sans heurts. Jusqu’à récemment, l’intégration, les changements et le départ des employés reposaient sur une solution obsolète développée en interne, qui ne pouvait plus prendre en charge les processus. La Province de Groningue a donc décidé de faire appel à son partenaire de conseil IT-Value afin de mettre en place une solution efficace et performante.

Le problème

Dans l’ancienne solution, appelée « Data Warehouse », presque tout devait être configuré manuellement, ce qui rendait l’intégration et le départ des employés très chronophages. « Nous devions configurer un compte, créer une boîte aux lettres, définir un mot de passe, puis lier le tout à Active Directory, où il fallait saisir le numéro de téléphone et le numéro de bureau », explique Karim Van Uggelen, chef de projet technique à la Province de Groningue. « Les applications étaient fournies manuellement. De plus, la maintenance du système était devenue trop complexe et trop longue : tout était personnalisé et obsolète. Cela nous a incités à rechercher un système capable de prendre en charge de manière automatisée les processus d’intégration, de changement et de départ des employés. »

Les solutions Ivanti s’intègrent facilement entre elles

La Province utilisait déjà plusieurs solutions Ivanti, notamment Automation, employée pour créer et déployer de nouvelles images « maîtres » pour Citrix, ainsi que la solution d’espace de travail Ivanti, utilisée pour configurer et gérer les profils utilisateurs et lier des boîtes aux lettres supplémentaires. Van Uggelen déclare : « Ivanti simplifie considérablement la gestion des utilisateurs. Les données d’application que les utilisateurs stockent normalement sur leur disque dur local se trouvent désormais sur un lecteur réseau. Cela facilite la récupération des données en cas d’erreurs et de dysfonctionnements. »

Il poursuit : « Nous utilisons Ivanti Automation, entre autres, pour arrêter et démarrer des applications et pour transférer des données vers d’autres systèmes. Les mises à jour Windows mensuelles sont mises en œuvre avec Citrix et Ivanti Automation. Notre expérience avec Ivanti et ses solutions a été positive ; il était donc évident d’envisager Ivanti Identity Director. D’autres solutions de gestion des identités et des accès (IAM) ont également été étudiées, mais Ivanti Identity Director a été retenu parce que la solution s’intègre facilement aux autres solutions Ivanti. Le logiciel peut être géré de manière autonome, sans personnalisation, et offre de nombreuses possibilités d’extension à l’avenir. »

La mise en œuvre d’Ivanti Identity Director

La Province a acquis Ivanti Identity Director pour accompagner l’ensemble de ses 1 200 employés. Un environnement complet de développement, de test et de recette a également été mis en place conformément à la politique informatique. Van Uggelen se félicite de la collaboration avec son partenaire de mise en œuvre, IT-Value : « C’est une entreprise avec laquelle il est très agréable de travailler et qui dispose de compétences largement suffisantes, tant sur le plan humain que technique. Elle nous a accompagnés de A à Z dans le choix et la mise en œuvre d’Ivanti Identity Director. » Van Uggelen ajoute : « Lors de la phase d’exploration, ils nous ont informés des possibilités offertes par Ivanti Identity Director. Au démarrage du projet, ils ont élaboré la conception fonctionnelle et technique avec les parties prenantes du projet. Il s’agit d’une base importante pour l’extension future de ce processus. Pendant la mise en œuvre, la collaboration a été étroite. Nos responsables ont été tenus informés tout au long des travaux, ce qui leur a permis d’en apprendre davantage sur le produit en parallèle. »

Ivanti Identity Director est alimenté par le système de gestion du personnel : les données personnelles et relatives au poste y sont saisies, puis utilisées par Ivanti Identity Director pour la création automatique des boîtes aux lettres et des mots de passe. « C’était un défi majeur, car nous devons gérer de nombreuses exceptions, depuis les collaborateurs du groupe qui ne sont pas employés par nous mais disposent d’une boîte aux lettres, jusqu’aux employés retraités qui doivent rester dans le système RH sans pour autant avoir besoin d’un compte », explique Van Uggelen. « Le système doit pouvoir prendre en charge tous ces cas. Nous avons dû tout rassembler. Heureusement, grâce à la flexibilité d’Ivanti et d’IT-Value, tout s’est déroulé sans difficulté, et le système fonctionne désormais comme prévu. »

Ivanti Identity Director (désormais User Workspace Manager) simplifie et optimise les processus

La création de nouveaux utilisateurs et de leurs comptes associés est désormais automatique, mais ce n’est que la première étape pour tirer parti des possibilités d’Ivanti Identity Director. Van Uggelen explique : « Pour l’instant, nous n’utilisons Ivanti Identity Director que pour l’intégration et le départ du personnel. Il sert à créer et à lier le compte, la boîte aux lettres et le mot de passe. Mais, dans un avenir proche, nous allons étendre son utilisation à la sécurité des accès avec des droits basés sur les rôles. Les personnes auront alors automatiquement accès aux applications et aux données appropriées, en fonction de leur rôle et de leur localisation. Par exemple, lorsqu’une personne rejoint un autre service ou change de rôle, les droits d’accès seront automatiquement ajustés en conséquence. Et nous n’aurons plus à nous préoccuper de sécurité ni de conformité lorsqu’une personne quitte l’organisation, puisque les droits d’accès seront automatiquement révoqués. »

En outre, Ivanti Identity Director permet au support informatique de gagner un temps considérable. Auparavant, toutes les modifications étaient vérifiées manuellement ; elles sont désormais entièrement automatisées. « Dans le cas peu probable où un problème surviendrait, nous serions avertis par e-mail », indique Van Uggelen. « De plus, le processus est devenu plus transparent et nous voyons désormais beaucoup mieux où les problèmes se produisent, ce qui nous permet d’optimiser les processus. Par exemple, une date de départ doit être renseignée ; sinon, le système la complète avec la date de départ à la retraite de l’employé. Cela contribue à renforcer la sécurité. »

Le processus d’intégration des nouveaux employés est désormais exécuté automatiquement deux fois par jour, au lieu d’une seule fois auparavant. La Province bénéficie ainsi d’une plus grande flexibilité pour permettre aux employés de commencer à travailler plus rapidement.

Van Uggelen conclut : « Grâce aux gains de temps et d’efficacité, nous pouvons nous consacrer davantage au service de nos utilisateurs finaux, plutôt que de nous occuper en permanence du maintien en fonctionnement du système. Je pense que cette tendance ne fera que s’accentuer à l’avenir. »

_{Remarque : les résultats d’un client dépendent de son environnement et de son expérience dans leur globalité, dont Ivanti fait partie. Les résultats individuels peuvent varier selon l’environnement propre à chaque client.}