Optimierung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse mit Ivanti Identity Director

Die heutige Gesellschaft verlangt eine Provinzverwaltung, die ihre verschiedenen Rollen sorgfältig prüft und Menschen, Kommunen, zivilgesellschaftlichen Organisationen und Unternehmen Vertrauen in die Provinz Groningen vermittelt. Die Provinz bildet das verwaltungstechnische Bindeglied zwischen der nationalen Regierung und den Kommunen. Die 1.200 Mitarbeitenden geben täglich ihr Bestes, damit politische Vorgaben in den verschiedenen Politikbereichen möglichst reibungslos umgesetzt werden: vom Gesundheitswesen bis zur Wirtschaft, von Kunst und Kultur bis zur Raumplanung. Dafür braucht es eine reibungslos funktionierende Organisation. Bis vor Kurzem liefen Onboarding, Änderungen und Offboarding von Mitarbeitenden über eine veraltete, selbst entwickelte Lösung, die die Prozesse nicht mehr unterstützen konnte. Daher entschied sich die Provinz Groningen, den Beratungspartner IT-Value hinzuzuziehen, um eine effiziente und effektive Lösung bereitzustellen.

Das Problem

In der alten Lösung, bekannt als „Data Warehouse“, musste fast alles manuell abgestimmt werden. Dadurch nahmen das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden viel Zeit in Anspruch. „Wir mussten ein Konto einrichten, ein Postfach erstellen, ein Kennwort festlegen und dies anschließend mit Active Directory verknüpfen, wo Telefonnummer und Raumnummer eingegeben werden mussten“, sagt Karim Van Uggelen, technischer Projektmanager bei der Provinz Groningen. „Anwendungen wurden manuell bereitgestellt. Darüber hinaus wurde die Wartung des Systems zu komplex und zeitaufwendig: Es war vollständig individuell entwickelt und veraltet. Das veranlasste uns, nach einem System zu suchen, das den Prozess für Onboarding, Änderungen und Offboarding von Mitarbeitenden automatisiert unterstützen konnte.“

Ivanti-Lösungen lassen sich problemlos miteinander integrieren

Die Provinz nutzte bereits mehrere Ivanti-Lösungen, darunter Automation für die Erstellung und Bereitstellung neuer „Golden Images“ für Citrix sowie die Ivanti-Workspace-Lösung zur Einrichtung und Verwaltung von Benutzerprofilen und zur Verknüpfung zusätzlicher Postfächer. Van Uggelen sagt: „Ivanti vereinfacht die Benutzerverwaltung erheblich. Anwendungsdaten, die Benutzer normalerweise auf ihrer lokalen Festplatte speichern, befinden sich jetzt auf einem Netzlaufwerk. Dadurch lassen sich die Daten bei Fehlern und Störungen leichter wiederherstellen.“

Er fährt fort: „Wir nutzen Ivanti Automation unter anderem, um Anwendungen zu stoppen und zu starten und Daten an andere Systeme zu übertragen. Die monatlichen Windows-Updates werden mit Citrix und Ivanti Automation implementiert. Unsere Erfahrungen mit Ivanti und seinen Lösungen waren gut, daher lag es nahe, Ivanti Identity Director in Betracht zu ziehen. Weitere Lösungen für Identity and Access Management (IAM) wurden ebenfalls geprüft, aber die Wahl fiel auf Ivanti Identity Director, weil sich die Lösung einfach in die anderen Ivanti-Lösungen integrieren lässt. Die Software kann ohne individuelle Anpassungen eigenständig verwaltet werden und bietet zahlreiche Möglichkeiten für künftige Erweiterungen.“

Die Implementierung von Ivanti Identity Director

Die Provinz erwarb Ivanti Identity Director, um alle 1.200 Mitarbeitenden zu unterstützen. Entsprechend der IT-Richtlinie wurde zudem eine vollständige Entwicklungs-, Test- und Abnahmeumgebung eingerichtet. Van Uggelen zeigt sich zufrieden mit der Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner IT-Value: „Es ist ein angenehmes Unternehmen, das sowohl auf menschlicher als auch auf technischer Ebene mehr als genug Know-how mitbringt. Sie haben uns von A bis Z bei der Auswahl und Implementierung von Ivanti Identity Director unterstützt.“ Van Uggelen ergänzt: „In der Sondierungsphase informierten sie uns über die Möglichkeiten von Ivanti Identity Director. Zu Projektbeginn erarbeiteten sie gemeinsam mit den Projektbeteiligten das funktionale und technische Design. Dies ist eine wichtige Grundlage für den weiteren Ausbau dieses Prozesses. Während der Implementierung war die Zusammenarbeit eng. Unsere Führungskräfte wurden während der gesamten Arbeiten auf dem Laufenden gehalten, sodass sie gleichzeitig mehr über das Produkt lernen konnten.“

Ivanti Identity Director wird mit Daten aus dem Personalverwaltungssystem versorgt: Dort werden die personenbezogenen und funktionsbezogenen Daten eingegeben und von Ivanti Identity Director für die automatische Erstellung von Postfächern und Kennwörtern genutzt. „Das war eine große Herausforderung, denn wir haben es mit vielen Ausnahmen zu tun – von Mitarbeitenden aus Gruppen, die nicht bei uns beschäftigt sind, aber ein Postfach haben, bis hin zu pensionierten Mitarbeitenden, die im HR-System verbleiben müssen, aber kein Konto benötigen“, sagt Van Uggelen. „Das System muss all dies abbilden. Wir mussten alles zusammenführen. Glücklicherweise verlief das dank der Flexibilität von Ivanti und IT-Value reibungslos, und jetzt läuft es so, wie es soll.“

Ivanti Identity Director (jetzt User Workspace Manager) vereinfacht und optimiert Prozesse

Die Erstellung neuer Benutzer und der zugehörigen Konten erfolgt jetzt automatisch, doch das ist nur der erste Schritt, um die Möglichkeiten von Ivanti Identity Director zu nutzen. Van Uggelen sagt: „Derzeit verwenden wir Ivanti Identity Director nur für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden. Es wird genutzt, um das Konto, das Postfach und das Kennwort zu erstellen und zu verknüpfen. In naher Zukunft werden wir dies jedoch auf Zugriffssicherheit mit rollenbasierten Rechten ausweiten. Dann erhalten Mitarbeitende automatisch Zugriff auf die richtigen Anwendungen und Daten, basierend auf ihrer Rolle und ihrem Standort. Wenn beispielsweise jemand in eine andere Abteilung wechselt oder eine andere Rolle übernimmt, werden die Zugriffsrechte automatisch entsprechend angepasst. Und wir müssen uns keine Sorgen mehr um Sicherheit und Compliance machen, wenn jemand aus dem Dienst ausscheidet, da die Zugriffsrechte automatisch entzogen werden.“

Darüber hinaus sorgt Ivanti Identity Director für erhebliche Zeiteinsparungen beim Helpdesk. Früher wurden alle Änderungen manuell geprüft; jetzt erfolgt dies vollständig automatisch. „Falls wider Erwarten etwas schiefläuft, werden wir per E-Mail benachrichtigt“, sagt Van Uggelen. „Außerdem ist der Prozess transparenter geworden, und wir können jetzt viel besser erkennen, wo Probleme auftreten, und Prozesse optimieren. Beispielsweise muss ein Austrittsdatum eingetragen werden, andernfalls ergänzt das System dieses um das Renteneintrittsdatum des Mitarbeitenden. Das trägt zu zusätzlicher Sicherheit bei.“

Der Prozess für das Onboarding neuer Mitarbeitender wird nun zweimal täglich automatisch ausgeführt statt wie zuvor einmal. Dadurch verfügt die Provinz über mehr Flexibilität, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende schneller mit der Arbeit beginnen können.

Van Uggelen fasst zusammen: „Durch all die Zeiteinsparungen und Effizienzgewinne können wir uns stärker darauf konzentrieren, unsere Endbenutzer zu unterstützen, anstatt damit beschäftigt zu sein, den Systembetrieb aufrechtzuerhalten. Ich gehe davon aus, dass dies in Zukunft noch stärker der Fall sein wird.“

_{Hinweis: Die Ergebnisse eines Kunden beziehen sich auf seine gesamte Umgebung und Erfahrung, an der Ivanti beteiligt ist. Individuelle Ergebnisse können je nach spezifischer Kundenumgebung variieren.}