Ottimizzare i processi di onboarding e offboarding con Ivanti Identity Director

La società di oggi richiede un’amministrazione provinciale che esamini attentamente i propri diversi ruoli e che ispiri fiducia nel Consiglio provinciale di Groninga a cittadini, comuni, organizzazioni della società civile e imprese. Il Consiglio costituisce l’anello amministrativo tra il governo nazionale e i comuni. I 1.200 dipendenti si impegnano ogni giorno per garantire che le politiche vengano attuate nel modo più fluido possibile nei diversi ambiti: dalla sanità all’economia, dall’arte e cultura alla pianificazione territoriale. Ciò richiede un’organizzazione che funzioni senza intoppi. Fino a poco tempo fa, l’onboarding, le modifiche e l’offboarding dei dipendenti venivano gestiti tramite una soluzione obsoleta, sviluppata internamente, che non era più in grado di supportare i processi. Di conseguenza, la Provincia di Groninga ha deciso di affidarsi al partner di consulenza IT-Value per ottenere una soluzione efficiente ed efficace.

Il problema

Nella vecchia soluzione, nota come “Data Warehouse”, quasi tutto doveva essere configurato manualmente, e questo rendeva molto dispendiosi in termini di tempo l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti. “Dovevamo configurare un account, creare una casella di posta, impostare una password e poi collegare il tutto ad Active Directory, dove andavano inseriti il numero di telefono e il numero della stanza”, afferma Karim Van Uggelen, technical project manager presso la Provincia di Groninga. “Le applicazioni venivano fornite manualmente. Inoltre, la manutenzione del sistema era diventata troppo complessa e richiedeva troppo tempo: era tutto personalizzato e obsoleto. Questo ci ha spinto a cercare un sistema in grado di supportare in modo automatizzato il processo di onboarding, modifiche e offboarding dei dipendenti.”

Le soluzioni Ivanti si integrano facilmente tra loro

La Provincia utilizzava già diverse soluzioni Ivanti, tra cui Automation, impiegata per creare e distribuire nuove immagini “golden” per Citrix, e la soluzione workspace Ivanti, utilizzata per configurare e gestire i profili utente e collegare caselle di posta aggiuntive. Van Uggelen afferma: “Ivanti semplifica notevolmente la gestione degli utenti. I dati delle applicazioni che normalmente gli utenti archiviano sul disco rigido locale ora si trovano su un’unità di rete. Questo rende più facile recuperare i dati in caso di errori e malfunzionamenti.”

Prosegue: “Utilizziamo Ivanti Automation, tra le altre cose, per arrestare e avviare applicazioni e per trasferire dati ad altri sistemi. Gli aggiornamenti Windows mensili vengono implementati con Citrix e Ivanti Automation. La nostra esperienza con Ivanti e le sue soluzioni è stata positiva, quindi prendere in considerazione Ivanti Identity Director è stata una scelta naturale. Abbiamo valutato anche altre soluzioni di Identity and Access Management (IAM), ma abbiamo scelto Ivanti Identity Director perché la soluzione si integra facilmente con le altre soluzioni Ivanti. Il software può essere gestito in autonomia senza personalizzazioni e offre ampie possibilità di espansione futura.”

L’implementazione di Ivanti Identity Director

La Provincia ha acquistato Ivanti Identity Director per supportare tutti i 1.200 dipendenti. È stato inoltre configurato un ambiente completo di sviluppo, test e accettazione basato sulla policy IT. Van Uggelen è soddisfatto della collaborazione con il partner di implementazione, IT-Value: “È un’ottima azienda, con competenze più che adeguate sia a livello organizzativo sia tecnico. Ci ha supportato dalla A alla Z nella scelta e nell’implementazione di Ivanti Identity Director.” Van Uggelen aggiunge: “Nella fase esplorativa ci hanno illustrato le possibilità di Ivanti Identity Director. All’inizio del progetto, hanno definito il design funzionale e tecnico insieme agli stakeholder del progetto. Si tratta di una base importante per l’ulteriore sviluppo di questo processo. Durante l’implementazione, la collaborazione è stata stretta. I nostri manager sono stati aggiornati durante tutto il lavoro, il che ha permesso loro di conoscere meglio il prodotto nel frattempo.”

Ivanti Identity Director viene alimentato dal sistema di amministrazione del personale: qui vengono inseriti i dati personali e di funzione, che Ivanti Identity Director utilizza per la creazione automatica di caselle di posta e password. “È stata una sfida importante, perché dobbiamo gestire molte eccezioni: dai dipendenti di gruppo che non sono assunti da noi ma dispongono di una casella di posta, fino agli ex dipendenti in pensione che devono rimanere nel sistema HR ma non hanno bisogno di un account”, afferma Van Uggelen. “Il sistema deve prevedere tutte queste casistiche. Abbiamo dovuto mettere insieme ogni elemento. Fortunatamente, grazie alla flessibilità di Ivanti e IT-Value, tutto è andato per il meglio e ora funziona come previsto.”

Ivanti Identity Director (ora User Workspace Manager) semplifica e ottimizza i processi

La creazione di nuovi utenti e dei relativi account è ora automatica, ma questo è solo il primo passo per sfruttare le possibilità di Ivanti Identity Director. Van Uggelen afferma: “Al momento utilizziamo Ivanti Identity Director solo per l’onboarding e l’offboarding del personale. Viene usato per creare e collegare account, casella di posta e password. Tuttavia, nel prossimo futuro estenderemo questa funzionalità alla sicurezza degli accessi con diritti basati sui ruoli. In questo modo le persone avranno automaticamente accesso alle applicazioni e ai dati corretti, in base al ruolo e alla sede. Ad esempio, quando una persona entra in un altro reparto o cambia ruolo, i diritti di accesso vengono automaticamente adeguati di conseguenza. E non dovremo più preoccuparci di sicurezza e conformità quando qualcuno lascia il servizio, poiché i diritti di accesso vengono revocati automaticamente.”

Inoltre, Ivanti Identity Director garantisce un notevole risparmio di tempo per l’help desk. In precedenza, tutte le modifiche venivano controllate manualmente; ora è tutto completamente automatico. “Nel caso improbabile in cui qualcosa vada storto, riceveremo una notifica via email”, afferma Van Uggelen. “Inoltre, il processo è diventato più trasparente e ora possiamo individuare molto meglio dove si verificano i problemi e ottimizzare i processi. Ad esempio, deve essere inserita una data di uscita, altrimenti il sistema la integra con la data di pensionamento del dipendente. Questo contribuisce a garantire una sicurezza aggiuntiva.”

Il processo di onboarding dei nuovi dipendenti viene ora eseguito automaticamente due volte al giorno, invece di una sola come in precedenza. Questo ha offerto alla Provincia maggiore flessibilità per garantire che i dipendenti possano iniziare a lavorare più rapidamente.

Van Uggelen conclude: “Grazie al tempo risparmiato e ai miglioramenti in termini di efficienza, possiamo concentrarci maggiormente sul servizio ai nostri utenti finali, invece di dedicarci costantemente al mantenimento del sistema in funzione. Mi aspetto che in futuro questo diventi ancora più evidente.”

_{Nota: i risultati di un cliente sono specifici del suo ambiente/esperienza complessivi, di cui Ivanti fa parte. I risultati individuali possono variare in base all’ambiente specifico di ciascun cliente.}