Optimización de los procesos de incorporación y desvinculación con Ivanti Identity Director

La sociedad actual requiere un gobierno provincial que examine cuidadosamente sus distintas funciones y que genere confianza en el Consejo Provincial de Groninga entre las personas, los municipios, las organizaciones de la sociedad civil y las empresas. El consejo constituye el vínculo administrativo entre el gobierno nacional y los municipios. Sus 1200 empleados se esfuerzan cada día para garantizar que las políticas se implementen de la forma más fluida posible en los distintos ámbitos de actuación: desde la sanidad hasta la economía, desde el arte y la cultura hasta la ordenación del territorio. Esto exige una organización que funcione sin fricciones. Hasta hace poco, la incorporación, los cambios y la desvinculación de los empleados se gestionaban mediante una solución obsoleta desarrollada internamente que ya no podía respaldar los procesos. En consecuencia, la Provincia de Groninga decidió recurrir a la ayuda de su socio de consultoría IT-Value para proporcionar una solución eficiente y eficaz.

El problema

En la solución anterior, conocida como «Data Warehouse», casi todo tenía que ajustarse manualmente, lo que hacía que la incorporación y la desvinculación de empleados llevaran mucho tiempo. «Teníamos que configurar una cuenta, crear un buzón, establecer una contraseña y después vincular todo ello a Active Directory, donde había que introducir el número de teléfono y el número de despacho», afirma Karim Van Uggelen, director técnico de proyectos de la Provincia de Groninga. «Las aplicaciones se entregaban manualmente. Además, el mantenimiento del sistema se volvió demasiado complejo y requería demasiado tiempo: todo estaba hecho a medida y era obsoleto. Esto nos llevó a buscar un sistema que pudiera respaldar de forma automatizada el proceso de incorporación, cambios y desvinculación de empleados».

Las soluciones de Ivanti se integran fácilmente entre sí

La provincia ya utilizaba varias soluciones de Ivanti, incluida Automation, empleada para crear e implementar nuevas imágenes «golden» para Citrix, así como la solución de espacio de trabajo de Ivanti, utilizada para configurar y gestionar perfiles de usuario y vincular buzones adicionales. Van Uggelen afirma: «Ivanti simplifica considerablemente la gestión de usuarios. Los datos de las aplicaciones que los usuarios suelen almacenar en el disco duro local ahora se encuentran en una unidad de red. Esto facilita recuperar los datos en caso de errores y fallos».

Continúa: «Utilizamos Ivanti Automation, entre otras cosas, para detener e iniciar aplicaciones y para transferir datos a otros sistemas. Las actualizaciones mensuales de Windows se implementan con Citrix e Ivanti Automation. Nuestra experiencia con Ivanti y sus soluciones ha sido buena, por lo que la decisión de considerar Ivanti Identity Director era evidente. También se evaluaron otras soluciones de gestión de identidades y accesos (IAM), pero se eligió Ivanti Identity Director porque la solución se integra fácilmente con las demás soluciones de Ivanti. El software puede gestionarse de forma independiente, sin personalización, y ofrece numerosas posibilidades de ampliación en el futuro».

La implementación de Ivanti Identity Director

La Provincia adquirió Ivanti Identity Director para dar soporte a sus 1200 empleados. También se ha configurado un entorno completo de desarrollo, pruebas y aceptación conforme a la política de TI. Van Uggelen se muestra satisfecho con la colaboración de su socio de implementación, IT-Value: «Es una empresa excelente, con conocimientos más que suficientes tanto a nivel humano como técnico. Nos han ayudado de principio a fin en la elección e implementación de Ivanti Identity Director». Van Uggelen añade: «En la fase exploratoria nos informaron sobre las posibilidades de Ivanti Identity Director. Al inicio del proyecto, elaboraron el diseño funcional y técnico con las partes interesadas del proyecto. Se trata de una base importante para la ampliación posterior de este proceso. Durante la implementación, la colaboración fue estrecha. Nuestros responsables se mantuvieron informados durante todo el trabajo, lo que les permitió aprender más sobre el producto al mismo tiempo».

Ivanti Identity Director se alimenta del sistema de administración de personal: aquí se introducen los datos personales y de función, que Ivanti Identity Director utiliza para la creación automática de buzones y contraseñas. «Fue un gran reto, porque tenemos que gestionar muchas excepciones, desde empleados de grupo que no están contratados por nosotros pero tienen un buzón, hasta empleados jubilados que deben permanecer en el sistema de RR. HH. pero no necesitan una cuenta», explica Van Uggelen. «El sistema debe dar respuesta a todo esto. Tuvimos que reunirlo todo. Afortunadamente, gracias a la flexibilidad de Ivanti e IT-Value, todo fue sobre ruedas y ahora funciona como debe».

Ivanti Identity Director (ahora User Workspace Manager) simplifica y optimiza los procesos

La creación de nuevos usuarios y sus cuentas asociadas es ahora automática, pero ese es solo el primer paso para aprovechar las posibilidades de Ivanti Identity Director. Van Uggelen afirma: «Por el momento, solo utilizamos Ivanti Identity Director para la incorporación y desvinculación del personal. Se usa para crear y vincular la cuenta, el buzón y la contraseña. Pero, en un futuro próximo, vamos a ampliarlo a la seguridad de acceso con permisos basados en roles. De este modo, las personas tendrán acceso automáticamente a las aplicaciones y los datos adecuados, en función de su rol y ubicación. Por ejemplo, cuando alguien se incorpore a otro departamento o cambie de rol, los derechos de acceso se ajustarán automáticamente en consecuencia. Y ya no tendremos que preocuparnos por la seguridad y el cumplimiento normativo cuando alguien deje la organización, ya que los derechos de acceso se revocan automáticamente».

Además, Ivanti Identity Director proporciona un importante ahorro de tiempo al servicio de asistencia. Antes, todos los cambios se comprobaban manualmente; ahora es totalmente automático. «En el improbable caso de que algo falle, recibiremos una notificación por correo electrónico», afirma Van Uggelen. «Además, el proceso se ha vuelto más transparente y ahora podemos ver mucho mejor dónde se producen los problemas y optimizar los procesos. Por ejemplo, debe rellenarse una fecha de salida; de lo contrario, el sistema la completará con la fecha de jubilación del empleado. Esto ayuda a garantizar una seguridad adicional».

El proceso de incorporación de nuevos empleados se sigue ahora automáticamente dos veces al día, en lugar de una sola vez como antes. Esto ha proporcionado a la Provincia mayor flexibilidad para garantizar que los empleados puedan ponerse a trabajar más rápidamente.

Concluye Van Uggelen: «Con todo el ahorro de tiempo y las mejoras de eficiencia, podemos centrarnos más en atender a nuestros usuarios finales, en lugar de estar ocupados manteniendo el sistema en funcionamiento. Espero que esto vaya a más en el futuro».

_{Nota: Los resultados de cada cliente son específicos de su entorno y experiencia globales, de los que Ivanti forma parte. Los resultados individuales pueden variar en función del entorno único de cada cliente.}