Si votre entreprise est en pleine croissance, vous devrez bientôt mettre en place un protocole de gestion des actifs informatiques vous permettant de gérer vos actifs matériels et logiciels tout au long de leur cycle de vie, afin de réduire les interruptions d’activité, de planifier efficacement les budgets, d’atténuer les risques et d’obtenir une vision globale de la manière dont l’IT contribue à la réussite de votre organisation.

Si vous êtes prêt à construire l’argumentaire en faveur de la gestion des actifs informatiques au sein de votre organisation, nous vous proposons de gagner un temps précieux avec ce guide approfondi consacré à ses avantages. Nous expliquerons ce qu’est la gestion des actifs informatiques, les types d’actifs auxquels elle s’applique, ses différences pour le matériel et les logiciels, et comment elle peut aider les organisations à maximiser le retour sur leurs investissements en équipements informatiques et en licences logicielles, sur site comme dans le cloud.

Nous aborderons également les risques que représentent les audits informatiques et examinerons le processus de traitement des actifs en fin de cycle de vie. À l’issue de cette lecture, vous disposerez d’une vue d’ensemble de tout ce qui est nécessaire pour réussir votre gestion des actifs informatiques.

Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?

La gestion des actifs informatiques est un ensemble de pratiques métier visant à maximiser la valeur des appareils et systèmes informatiques en combinant des données financières, contractuelles et d’inventaire pour suivre l’état des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie. Les actifs informatiques se répartissent généralement en matériel (les équipements informatiques physiques que possède l’organisation), logiciels (les actifs logiciels que l’organisation possède ou utilise sous licence) ou services cloud.

Voici comment la gestion des actifs informatiques s’applique à chaque catégorie :

Matériel - Les organisations dotées d’une infrastructure informatique robuste peuvent posséder de nombreux équipements : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, claviers et autres périphériques, imprimantes, copieurs, etc. Pour garantir une bonne maintenance du matériel, elles doivent savoir quels actifs elles possèdent, où ces actifs sont déployés dans l’organisation, comment ils sont utilisés, à quelle fréquence ils le sont, leur état de réparation, les informations relatives à leur cycle de vie, ainsi que le moment où ils doivent être remplacés ou mis au rebut.

Logiciels - Les actifs logiciels sont généralement concédés sous licence à l’organisation en fonction du nombre d’utilisateurs qui installeront le logiciel. Les processus de gestion des actifs informatiques appliqués aux logiciels permettent aux organisations de surveiller leur conformité aux contrats de licence utilisateur final qui les autorisent à utiliser des applications logicielles sous licence. Votre organisation peut suivre l’état de ses contrats de licence logicielle, anticiper correctement les futurs paiements de licences et vérifier le nombre de licences utilisées afin de tirer le meilleur parti de chaque licence logicielle payée.

Logiciel en tant que service (SaaS) - Les logiciels hébergés dans le cloud et concédés sous forme d’abonnement soulèvent des enjeux spécifiques en matière de gestion de la consommation, des utilisateurs, de la conformité et des dépenses. À mesure que le SaaS représente une part croissante des actifs logiciels d’une organisation, les processus et outils conçus pour répondre à ces enjeux deviennent de plus en plus importants.

Le rôle de la gestion des actifs informatiques est d’aider les organisations à tirer le maximum de valeur de leurs investissements IT. En ce sens, la gestion des actifs informatiques est avant tout un ensemble de pratiques métier qui permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions sur la façon dont elles gèrent leurs ressources informatiques. La pratique de la gestion des actifs informatiques peut impliquer la collecte et la gestion des données relatives aux actifs informatiques, mais la véritable valeur apparaît lorsque ces informations éclairent les décisions sur la meilleure manière de maximiser les actifs informatiques existants, de déterminer quand et s’il faut investir dans de nouveaux actifs informatiques, et de traiter les actifs informatiques vieillissants de façon à maximiser les retours.

Quelles sont les fonctionnalités et les avantages d’un logiciel de gestion des actifs informatiques ?

Fondamentalement, la gestion des actifs informatiques est une discipline fondée sur la collecte et l’analyse des données. Par le passé, les organisations pouvaient tenir des registres papier détaillant leur inventaire d’actifs matériels et logiciels, les coûts de chaque actif et d’autres données, mais la prolifération de l’IT au sein des organisations a rendu pratiquement impossible le suivi détaillé des actifs informatiques au moyen d’un système papier.

Les organisations les plus avancées en matière d’IT utilisent un logiciel de gestion des actifs informatiques pour conserver des registres à jour de leurs actifs informatiques, qui peuvent servir à faciliter des décisions importantes concernant la gestion des équipements IT. Ci-dessous, nous avons répertorié certaines des principales capacités ITAM et les avantages que votre organisation peut attendre de chacune d’elles :

Suivi complet des actifs matériels et logiciels

Un système complet de suivi des données doit être au cœur de tout système efficace de gestion des actifs informatiques. La capacité à suivre les actifs et leurs attributs selon plusieurs dimensions constitue un levier de valeur essentiel pour les organisations qui souhaitent s’appuyer sur la gestion des actifs informatiques afin d’améliorer leurs décisions en matière d’IT.

La fonctionnalité de suivi d’inventaire d’un logiciel de gestion des actifs informatiques va au-delà d’une simple liste des actifs à votre disposition : elle inclut des détails et spécifications précis sur le matériel et les logiciels, offrant une réelle transparence sur vos capacités IT. Les organisations utilisent un logiciel de gestion des actifs informatiques pour suivre leurs actifs informatiques, avec des informations telles que le numéro de produit, le SKU et la date d’achat, ainsi que des spécifications techniques comme le type de CPU, la vitesse du processeur, la mémoire, l’espace disque disponible, l’adresse IP et de nombreux autres paramètres.

Fonctionnalité de gestion de la conformité des licences

La conformité des licences logicielles est un enjeu majeur pour les organisations qui utilisent des logiciels tiers sous licence. Si vous concédez des logiciels à plusieurs utilisateurs de votre organisation auprès d’un fournisseur tiers, vous pouvez faire l’objet d’audits externes visant à vérifier votre conformité aux conditions de vos accords de niveau de service. Les plus grands éditeurs de logiciels au monde génèrent chaque année des milliards de dollars en enquêtant sur les abonnés soupçonnés d’abuser de leurs services. Que vous en ayez conscience ou non, votre organisation pourrait être lourdement pénalisée par :

  • « Régularisations » - Frais impayés à régler si l’organisation est reconnue comme utilisant plus de licences que ce qui est autorisé dans son accord de niveau de service
  • Pénalités financières supplémentaires pour violation des conditions de l’accord de niveau de service
  • Facturation du coût de l’audit logiciel ayant révélé les problèmes de non-conformité
  • Frais de licence rétroactifs en cas d’historique prolongé de déploiement inapproprié de logiciels en violation de l’accord de niveau de service

En résumé, les organisations doivent rester en conformité avec les contrats de licence afin d’éviter un audit logiciel coûteux susceptible d’entraîner de lourdes amendes. Un logiciel de gestion des actifs informatiques permet aux organisations de détecter automatiquement les logiciels installés sur chaque ordinateur connecté au réseau de l’entreprise. La détection automatisée des logiciels peut être recoupée avec les accords de niveau de service pour garantir la conformité et éviter les lourdes pénalités associées à un audit logiciel défavorable.

Données et analyse d’utilisation des logiciels

Lorsqu’une organisation achète 10 licences logicielles mais installe le logiciel 15 fois, elle peut être sanctionnée pour violation de son accord de niveau de service avec l’éditeur du logiciel. Mais que se passe-t-il si l’organisation achète 15 licences et n’installe le logiciel que 10 fois ?

Les organisations utilisent des logiciels de gestion des actifs informatiques pour évaluer les installations logicielles et analyser les données d’utilisation des logiciels, ce qui contribue à éliminer les coûts excessifs liés aux licences logicielles inutilisées. Les applications logicielles peuvent être utilisées pour suivre le nombre de machines sur lesquelles une application donnée a été installée, ainsi que les statistiques d’utilisation réelles de cette application. Après tout, une licence payée reste un gaspillage si l’application n’est jamais utilisée par l’utilisateur, et c’est une occasion pour l’organisation de réduire ses coûts.

Gestion des achats et des contrats

De nombreuses organisations suivent leurs achats IT au moyen d’un système d’approvisionnement, tout en gérant leur inventaire IT dans un système distinct ; dans bien des cas, le lien entre les deux systèmes fait défaut. Cela signifie que les personnes chargées de gérer les actifs informatiques peuvent ne pas disposer d’une visibilité complète sur les accords de niveau de service et les contrats qui régissent les licences logicielles, et peuvent ne pas être en mesure de planifier correctement les futurs achats ni de savoir quand les contrats logiciels doivent être renouvelés.

Un logiciel de gestion des actifs informatiques doit fournir une vue d’ensemble de la manière dont l’organisation répond à ses besoins matériels et logiciels en intégrant l’approvisionnement, les contrats et la gestion IT dans un tableau de bord unique. Ainsi, les organisations peuvent évaluer précisément leurs logiciels actuels et prévoir leurs besoins futurs dans la même interface, ce qui permet une planification stratégique et une allocation budgétaire efficaces.

Côté matériel, la transparence sur les achats permet aux responsables de la gestion des actifs informatiques de budgéter correctement le renouvellement de l’inventaire IT, de planifier les nouveaux achats en fonction des actifs qui approchent de la fin de leur cycle de vie et d’analyser les données financières parallèlement aux données d’utilisation de l’inventaire IT afin de déterminer la meilleure stratégie de traitement des actifs informatiques.

Qu’est-ce que le traitement en fin de vie des actifs informatiques ?

Le traitement en fin de vie des actifs informatiques (ITAD) est une activité axée sur l’élimination sûre et écologiquement responsable des produits IT obsolètes, dépassés ou indésirables.

Lorsqu’un équipement matériel atteint la fin de son cycle de vie normal, les responsables de l’inventaire IT doivent prendre des décisions éclairées sur ce qu’il adviendra de cet équipement. Est-il rentable de reconditionner l’équipement ? Dans quelle mesure sa durée de vie pourrait-elle être prolongée grâce à un investissement dans le reconditionnement, et cet investissement est-il rentable ? L’actif doit-il être revendu ? Si oui, comment doit-il être tarifé et quelles ressources l’organisation affectera-t-elle à la coordination de la vente ? L’actif doit-il être recyclé ? Quelles sont les règles et réglementations applicables (et les aides !) associées à cette option, et quels sont les risques liés à un recyclage inapproprié de l’actif ? L’organisation peut même choisir de se défaire complètement de l’actif par l’intermédiaire d’une entreprise ITAD tierce.

Bien démarrer avec la gestion des actifs informatiques

Ivanti propose des solutions de pointe pour les organisations qui souhaitent améliorer leur prise de décision stratégique en renforçant la visibilité et la transparence de leur infrastructure IT.

Commencez dès aujourd’hui en demandant une démonstration produit et découvrez ce qu’Ivanti peut apporter à votre organisation.