Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es nicht lange dauern, bis Sie ein IT-Asset-Management-Protokoll entwickeln müssen, mit dem Sie Ihre Hardware- und Software-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten können. So reduzieren Sie Betriebsunterbrechungen, planen Budgets effektiv, mindern Risiken und gewinnen fundierte Einblicke darin, wie die IT zum Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt.

Wenn Sie bereit sind, den Business Case für IT-Asset-Management in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, bieten wir Ihnen mit dieser ausführlichen Einführung in die Vorteile eine wertvolle Abkürzung. Wir erklären, was IT-Asset-Management ist, für welche Arten von Assets es eingesetzt werden kann, wie es sich bei Hardware und Software unterscheidet und wie es Unternehmen dabei unterstützt, den Return on Investment in IT-Ausstattung und Softwarelizenzen zu maximieren – ob On-Premises oder in der Cloud.

Außerdem gehen wir auf die Risiken von IT-Audits ein und betrachten den Dispositionsprozess für Assets am Ende ihres Lebenszyklus. Am Ende haben Sie einen Überblick über alles, was für erfolgreiches IT-Asset-Management erforderlich ist.

Was ist IT-Asset-Management?

IT-Asset-Management ist ein System aus Geschäftspraktiken, das darauf abzielt, den Wert von IT-Geräten und -Systemen zu maximieren. Dazu werden Finanz-, Vertrags- und Bestandsdaten kombiniert, um den Status von IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachzuverfolgen. IT-Assets lassen sich in der Regel als Hardware (die physische Computerausstattung, die dem Unternehmen gehört), Software (Programmbestände, die das Unternehmen besitzt oder lizenziert) oder Cloud-Services einordnen.

So lässt sich IT-Asset-Management auf die einzelnen Kategorien anwenden:

Hardware – Unternehmen mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur können über umfangreiche Computerhardware verfügen: Desktop-Computer, Laptops, Tastaturen und andere Peripheriegeräte, Drucker, Kopierer und vieles mehr. Damit die Hardware gut gewartet bleibt, müssen Unternehmen nachverfolgen, welche Assets sie besitzen, wo diese im Unternehmen eingesetzt werden, wie und wie häufig sie genutzt werden, welchen Reparaturstatus sie haben, welche Lebenszyklusinformationen vorliegen und wann sie ersetzt oder entsorgt werden müssen.

Software – Software-Assets werden in der Regel vom Unternehmen auf Basis der Anzahl der Benutzer lizenziert, die die Software installieren. IT-Asset-Management-Prozesse für Software ermöglichen es Unternehmen, ihren Compliance-Status in Bezug auf Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen zu überwachen, die ihnen die Nutzung lizenzierter Softwareanwendungen gestatten. Ihr Unternehmen kann den Status Ihrer Softwarelizenzvereinbarungen überwachen, zukünftige Lizenzzahlungen angemessen planen und verfolgen, wie viele Lizenzen genutzt werden, um sicherzustellen, dass Sie aus jeder bezahlten Softwarelizenz den größtmöglichen Nutzen ziehen.

Software as a Service (SaaS) – In der Cloud gehostete und über ein Abonnementmodell lizenzierte Software bringt besondere Anforderungen mit sich, wenn es um die Verwaltung von Nutzung, Benutzern, Compliance und Ausgaben geht. Da SaaS einen immer größeren Anteil der Software-Assets eines Unternehmens ausmacht, werden Prozesse und Tools, die auf diese Anforderungen ausgerichtet sind, zunehmend wichtiger.

Die Aufgabe des IT-Asset-Managements besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, den maximalen Wert aus ihren IT-Investitionen zu ziehen. In diesem Sinne ist IT-Asset-Management tatsächlich eine Reihe von Geschäftspraktiken, die Unternehmen bessere Entscheidungen darüber ermöglichen, wie sie ihre IT-Ressourcen verwalten. Die Praxis des IT-Asset-Managements kann die Erfassung und Verwaltung von IT-Asset-Daten umfassen. Der eigentliche Wert entsteht jedoch, wenn diese Informationen Entscheidungen darüber unterstützen, wie vorhandene IT-Assets optimal genutzt werden, wann und ob in neue IT-Assets investiert werden sollte und wie gealterte IT-Assets so ausgemustert werden können, dass der Ertrag maximiert wird.

Welche Funktionen und Vorteile bietet IT-Asset-Management-Software?

Im Kern ist IT-Asset-Management eine Disziplin, die auf der Erfassung und Analyse von Daten basiert. Früher führten Unternehmen möglicherweise Papierunterlagen, in denen der Bestand an Hardware- und Software-Assets, die Kosten der einzelnen Assets und weitere Daten dokumentiert waren. Durch die starke Verbreitung von IT in Unternehmen ist es jedoch praktisch unmöglich geworden, IT-Assets mit einem papierbasierten System detailliert nachzuverfolgen.

Unternehmen, die beim IT-Einsatz führend sind, nutzen IT-Asset-Management-Software, um aktuelle Aufzeichnungen über ihre IT-Assets zu führen. Diese dienen als Grundlage für wichtige Entscheidungen zur Verwaltung von IT-Ausstattung. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten ITAM-Funktionen und die jeweiligen Vorteile für Ihr Unternehmen aufgeführt:

Umfassendes Tracking von Hardware- und Software-Assets

Ein umfassendes System zur Datenverfolgung muss im Zentrum jedes wirksamen IT-Asset-Management-Systems stehen. Die Fähigkeit, Assets und ihre Attribute über mehrere Dimensionen hinweg nachzuverfolgen, ist ein entscheidender Werttreiber für Unternehmen, die IT-Asset-Management nutzen möchten, um ihre IT-bezogene Entscheidungsfindung zu verbessern.

Die Bestandsverfolgungsfunktion von IT-Asset-Management-Software geht über eine einfache Liste der verfügbaren Assets hinaus. Sie umfasst spezifische Details und Spezifikationen zu Hardware und Software, die echte Transparenz über Ihre IT-Fähigkeiten ermöglichen. Unternehmen nutzen IT-Asset-Management-Software, um ihre Computing-Assets zusammen mit Details wie Produktnummer, SKU und Kaufdatum sowie technischen Spezifikationen wie CPU-Typ, Prozessorgeschwindigkeit, Arbeitsspeicher, verfügbarem Festplattenspeicher, IP-Adresse und zahlreichen weiteren Parametern nachzuverfolgen.

Funktionen für das Management der Lizenz-Compliance

Software-Lizenz-Compliance ist ein zentrales Thema für Unternehmen, die Software von Drittanbietern lizenzieren. Wenn Sie Software für mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen von einem Drittanbieter lizenzieren, können externe Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen Ihrer Service-Level-Vereinbarungen einhalten. Die weltweit größten Softwareanbieter erzielen jährlich Milliardenbeträge, indem sie Abonnenten überprüfen, bei denen ein Missbrauch ihrer Services vermutet wird. Ob Ihnen die Situation bewusst ist oder nicht: Ihr Unternehmen könnte erheblich belastet werden durch:

  • „True-ups“ – Ausstehende Gebühren, die gezahlt werden müssen, wenn festgestellt wird, dass das Unternehmen mehr Lizenzen nutzt, als in seiner Service-Level-Vereinbarung erlaubt ist
  • Zusätzliche finanzielle Sanktionen wegen Verstößen gegen die Bedingungen der Service-Level-Vereinbarung
  • Eine Rechnung über die Kosten des Software-Audits, bei dem die Compliance-Verstöße festgestellt wurden
  • Rückwirkende Lizenzgebühren, wenn über längere Zeit Software unsachgemäß bereitgestellt wurde und dadurch gegen die Service-Level-Vereinbarung verstoßen wurde

Entscheidend ist, dass Unternehmen Lizenzvereinbarungen einhalten müssen, um ein teures Software-Audit mit hohen Bußgeldern zu vermeiden. IT-Asset-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, automatisch zu erkennen, welche Software auf jedem mit dem Unternehmensnetzwerk verbundenen Computer installiert wurde. Die automatisierte Softwareerkennung kann mit Service-Level-Vereinbarungen abgeglichen werden, um Compliance sicherzustellen und hohe Strafen infolge eines nicht bestandenen Software-Audits zu vermeiden.

Software-Nutzungsdaten und -Analyse

Wenn ein Unternehmen 10 Softwarelizenzen kauft, die Software aber 15-mal installiert, können Sanktionen wegen Verstoßes gegen die Service-Level-Vereinbarung mit dem Softwareanbieter drohen. Was aber, wenn das Unternehmen 15 Lizenzen kauft und die Software nur 10-mal installiert?

Unternehmen nutzen IT-Asset-Management-Software, um Softwareinstallationen zu bewerten und Software-Nutzungsdaten zu analysieren. So lassen sich überflüssige Kosten durch ungenutzte Softwarelizenzen vermeiden. Softwareanwendungen können verwendet werden, um die Anzahl der Geräte zu verfolgen, auf denen eine bestimmte Anwendung installiert wurde, sowie die tatsächlichen Nutzungsstatistiken der Anwendung. Denn eine bezahlte Lizenz ist dennoch verschwendet, wenn die Anwendung vom Benutzer nie verwendet wird – und genau darin liegt eine Möglichkeit für das Unternehmen, Kosten zu senken.

Einkaufs- und Vertragsmanagement

Viele Unternehmen verfolgen IT-Einkäufe über ein Beschaffungssystem, während sie den IT-Bestand in einem separaten System verwalten. In vielen Fällen fehlt die Verbindung zwischen beiden Systemen. Das bedeutet, dass die für die Verwaltung von IT-Assets Verantwortlichen möglicherweise keinen vollständigen Einblick in die Service-Level-Vereinbarungen und Verträge haben, die Softwarelizenzen regeln, und zukünftige Käufe nicht richtig planen oder nicht erkennen können, wann Softwareverträge verlängert werden müssen.

IT-Asset-Management-Software muss einen Gesamtüberblick darüber bieten, wie das Unternehmen seinen Bedarf an Hardware und Software deckt, indem Beschaffung, Verträge und IT-Management in einem Dashboard integriert werden. So können Unternehmen ihre aktuelle Software präzise bewerten und ihren künftigen Bedarf in derselben Oberfläche prognostizieren – als Grundlage für eine wirksame strategische Planung und Budgetzuweisung.

Auf der Hardwareseite ermöglicht Transparenz im Einkauf IT-Asset-Managern, den Austausch des IT-Bestands korrekt zu budgetieren, Neuanschaffungen in Abstimmung mit Beständen zu planen, die sich dem Ende ihres Lebenszyklus nähern, und Finanzdaten gemeinsam mit Nutzungsdaten des IT-Bestands zu analysieren, um den besten Weg für die IT-Asset-Disposition zu bestimmen.

Was ist IT-Asset-Disposition?

IT-Asset-Disposition (ITAD) ist ein Geschäftsfeld, das sich auf die sichere und ökologisch verantwortungsvolle Entsorgung veralteter, überholter oder nicht mehr benötigter IT-Produkte konzentriert.

Wenn ein Hardwaregerät das Ende seines normalen Lebenszyklus erreicht, müssen IT-Bestandsmanager fundierte Entscheidungen darüber treffen, was mit dem Gerät geschehen soll. Lohnt es sich, das Gerät aufzubereiten? Wie stark ließe sich die Lebensdauer des Geräts durch eine Investition in die Aufbereitung verlängern, und lohnt sich der Aufwand? Sollte das Asset weiterverkauft werden? Falls ja, wie sollte es bepreist werden und welche Ressourcen stellt das Unternehmen für die Koordination des Verkaufs bereit? Sollte das Asset recycelt werden? Welche geltenden Regeln und Vorschriften (und Rückvergütungen!) sind damit verbunden, und welche Risiken entstehen durch unsachgemäßes Recycling des Assets? Möglicherweise entscheidet sich das Unternehmen sogar dafür, das Asset vollständig über einen Drittanbieter für ITAD entsorgen zu lassen.

Erste Schritte mit IT-Asset-Management

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