ビジネスが成長しているなら、ハードウェア資産とソフトウェア資産をライフサイクル全体にわたって管理できるIT資産管理プロトコルの整備が近いうちに必要になります。これにより、業務中断の削減、効果的な予算計画、リスクの軽減、そしてITが組織の成功をどのように支えているかについての高度なインサイトを得ることができます。

組織内でIT資産管理のビジネスケースを構築する準備ができているなら、そのメリットを詳しく解説する本入門ガイドが大きな近道になります。IT資産管理とは何か、どのような種類の資産に活用できるのか、ハードウェアとソフトウェアでどのように異なるのか、またオンプレミスかクラウドかを問わず、IT機器とソフトウェアライセンスの両方への投資収益を最大化するうえで、組織にどのように役立つのかを説明します。

また、IT監査がもたらすリスクについても取り上げ、ライフサイクル終了時の資産処分プロセスについても見ていきます。最後までお読みいただくことで、IT資産管理を成功させるために必要な全体像を把握できます。

IT資産管理とは何か

IT資産管理とは、財務データ、契約データ、インベントリデータを組み合わせ、IT資産のライフサイクル全体にわたる状態を追跡することで、ITデバイスやシステムの価値を最大化することを目指す一連のビジネスプラクティスです。IT資産は一般的に、ハードウェア（組織が所有する物理的なコンピューティング機器）、ソフトウェア（組織が所有またはライセンス利用するプログラム資産）、またはクラウドサービスに分類できます。

各カテゴリにおけるIT資産管理の適用例は次のとおりです。

ハードウェア — 堅牢なITインフラストラクチャを持つ組織では、デスクトップコンピューター、ノートPC、キーボードなどの周辺機器、プリンター、コピー機など、多くのコンピューターハードウェアを所有している場合があります。ハードウェアを適切に保守するには、組織がどの資産を所有しているか、それらの資産が組織内のどこに展開されているか、どのように使用されているか、どの程度の頻度で使用されているか、修理状況、ライフサイクル情報、交換または処分が必要になる時期を把握しておく必要があります。

ソフトウェア — ソフトウェア資産は通常、そのソフトウェアをインストールするユーザー数に基づいて、組織がライセンスを取得します。ソフトウェア向けのIT資産管理プロセスにより、組織はライセンスされたソフトウェアアプリケーションの使用を認めるエンドユーザーライセンス契約へのコンプライアンス状況を監視できます。組織はソフトウェアライセンス契約の状況を監視し、将来のライセンス支払いに向けて適切に計画し、使用中のライセンス数を把握することで、支払っている各ソフトウェアライセンスから最大限の価値を得られているかを確認できます。

Software as a Service（SaaS） — クラウド上でホストされ、サブスクリプションモデルでライセンス提供されるソフトウェアには、消費量、ユーザー、コンプライアンス、支出の管理に関して固有の検討事項があります。SaaSが組織のソフトウェア資産に占める割合を拡大し続ける中、これらの検討事項に対応するために設計されたプロセスとツールの重要性はますます高まっています。

IT資産管理の役割は、組織がIT投資から最大限の価値を引き出せるよう支援することです。その意味で、IT資産管理は、企業がITリソースの管理方法についてより適切な意思決定を行うための一連のビジネスプラクティスといえます。IT資産管理の実践には、IT資産データの収集と管理が含まれる場合がありますが、真の価値は、その情報が既存のIT資産を最大限に活用する方法、新しいIT資産に投資する時期や投資すべきかどうか、そして老朽化したIT資産を収益最大化につながる方法で処分する方法についての意思決定を支援するときに生まれます。

IT資産管理ソフトウェアの機能とメリットとは

IT資産管理の本質は、データの収集と分析に基づく規律です。かつて組織は、ハードウェア資産とソフトウェア資産のインベントリ、各資産のコスト、その他のデータを詳細に記録した紙の台帳を管理していたかもしれません。しかし、組織内でITが広く普及した現在、紙の仕組みでIT資産を詳細に追跡することは事実上不可能になっています。

IT活用で先進的な組織は、IT資産管理ソフトウェアを使用してIT資産の最新記録を維持し、IT機器の管理方法に関する重要な意思決定に役立てています。以下では、主なITAM機能と、それぞれから組織が期待できるメリットを紹介します。

ハードウェア資産とソフトウェア資産の包括的な追跡

包括的なデータ追跡システムは、効果的なIT資産管理システムの中核になければなりません。複数の切り口で資産とその属性を追跡できる能力は、ITに関する意思決定を改善するためにIT資産管理を活用したい組織にとって、重要な価値創出要因です。

IT資産管理ソフトウェアのインベントリ追跡機能は、利用可能な資産の単なる一覧にとどまりません。ハードウェアとソフトウェアに関する具体的な詳細情報や仕様を含めることで、IT能力に対する真の透明性を実現します。組織はIT資産管理ソフトウェアを使用して、製品番号、SKU、購入日などの詳細情報に加え、CPUの種類、プロセッサ速度、メモリ、使用可能なディスク容量、IPアドレスなど、多数の技術仕様を含むコンピューティング資産を追跡します。

ライセンスコンプライアンス管理機能

ソフトウェアライセンスコンプライアンスは、サードパーティソフトウェアのライセンスを取得している組織にとって大きな課題です。サードパーティサプライヤーから組織内の複数ユーザー向けにソフトウェアをライセンスしている場合、サービスレベル契約の条件に準拠していることを確認するため、外部監査の対象となる可能性があります。世界最大級のソフトウェアプロバイダーは、自社サービスを不正利用している疑いのある加入者を調査することで、毎年数十億ドルの収益を得ています。状況を認識しているかどうかにかかわらず、組織は次のような大きな影響を受ける可能性があります。

  • 「トゥルーアップ」— 組織がサービスレベル契約で許可された範囲を超えてライセンスを使用していることが判明した場合に支払う必要がある未払い料金
  • サービスレベル契約の条件に違反したことによる追加の金銭的ペナルティ
  • コンプライアンス違反の問題を発見したソフトウェア監査の費用請求
  • サービスレベル契約に違反するソフトウェアの不適切な展開が長期間にわたっていた場合の遡及的なライセンス料金

重要なのは、多額の罰金につながる高額なソフトウェア監査を回避するため、組織はライセンス契約へのコンプライアンスを維持する必要があるということです。IT資産管理ソフトウェアを使用すると、企業ネットワークに接続されている各コンピューターにインストールされているソフトウェアを自動的に検出できます。自動ソフトウェア検出の結果をサービスレベル契約と照合することで、コンプライアンスを確保し、不合格となったソフトウェア監査に伴う多額のペナルティを回避できます。

ソフトウェア使用状況データと分析

ある組織がソフトウェアライセンスを10本購入したにもかかわらず、そのソフトウェアを15回インストールした場合、ソフトウェアプロバイダーとのサービスレベル契約に違反したとしてペナルティの対象になる可能性があります。では、組織が15本のライセンスを購入し、ソフトウェアのインストールが10回だけだった場合はどうでしょうか。

組織はIT資産管理ソフトウェアを使用して、ソフトウェアのインストール状況を評価し、ソフトウェア使用状況データを分析することで、未使用のソフトウェアライセンスに関連する余分なコストの削減に役立てています。ソフトウェアアプリケーションは、特定のアプリケーションがインストールされているマシンの数に加え、そのアプリケーションの実際の使用統計を追跡するために利用できます。結局のところ、支払済みのライセンスであっても、ユーザーがそのアプリケーションを一度も使わないのであれば無駄になります。これは組織にとってコスト削減の機会です。

購買管理と契約管理

多くの組織では、IT関連の購買を調達システムで追跡する一方、ITインベントリは別のシステムで管理しています。多くの場合、この2つのシステム間の連携が欠けています。つまり、IT資産の管理責任者が、ソフトウェアライセンスを規定するサービスレベル契約や契約を十分に把握できず、将来の購入を適切に計画したり、ソフトウェア契約の更新時期を確認したりできない可能性があります。

IT資産管理ソフトウェアには、調達、契約、IT管理を1つのダッシュボードに統合し、組織がハードウェアとソフトウェアのニーズにどのように対応しているかを俯瞰できることが求められます。これにより、組織は同じインターフェイス上で現在のソフトウェアを正確に評価し、将来のニーズを予測できるため、効果的な戦略計画と予算配分が可能になります。

ハードウェア側では、購買に関する透明性により、IT資産管理者はITインベントリの入れ替えに向けて正確に予算を組み、ライフサイクル終了が近づいているインベントリに合わせて新規購入を計画し、財務データをITインベントリの使用状況データと併せて分析することで、IT資産処分に最適な方法を判断できます。

IT資産処分とは何か

IT資産処分（ITAD）とは、旧式化した、陳腐化した、または不要になったIT製品を、安全かつ環境に配慮した方法で処分することを中心とするビジネスです。

ハードウェアが通常のライフサイクル終了に達した場合、ITインベントリ管理者は、その機器をどう扱うかについて十分な情報に基づく判断を下す必要があります。その機器を再整備するためのコストに見合うでしょうか。再整備に投資することで機器の寿命をどの程度延ばせるのか、またそのコストに見合うのかを検討する必要があります。その資産を再販売すべきでしょうか。その場合、価格はどのように設定し、販売の調整に組織はどのようなリソースを割り当てるのでしょうか。その資産をリサイクルすべきでしょうか。それに関連して適用される規則や規制、そしてリベートにはどのようなものがあり、不適切にリサイクルした場合にはどのようなリスクがあるのでしょうか。組織は、サードパーティのITAD企業を通じて資産を完全に廃棄することを選択する場合もあります。

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