Même si l'on parle d'ITAM depuis longtemps, l'on trouve toujours des interprétations très diverses lorsqu'il s'agit de définir la gestion des biens IT (ITAM).

En fait, l'expression « gestion des biens » n'a pas le même sens pour tout le monde.

Concernant les biens IT, l'on parle spécifiquement des biens qui permettent aux activités IT de l'entreprise de se dérouler. Parfois, ces biens technologiques ne sont pas contrôlés par le département IT. En effet, il est rare, aujourd'hui, de trouver une entreprise qui n'utilise pas de matériel et de logiciels pour fonctionner plus efficacement.

Dans cet article, nous allons explorer le sujet de la gestion des biens IT (ITAM) et présenter les différents types d'outil concernés, les avantages de ces outils et la façon d'optimiser vos achats de logiciels.

Commençons par la définition de la gestion des biens IT.

Qu'est-ce que l'ITAM ?

L'IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers - Association internationale des gestionnaires de biens IT) répond à la question « Qu'est-ce que l'ITAM ? » en donnant de l'ITAM la définition suivante : « Ensemble de pratiques d'entreprise qui intègre les biens IT dans l'ensemble des unités commerciales de l'entreprise ».

L'ITAM passe en revue les logiciels et le matériel en cours d'utilisation, garantit la conformité des licences, et effectue le suivi du mode d'utilisation des biens IT et des endroits où un changement est nécessaire. Un audit d'ITAM peut vous faire faire des économies, en identifiant les logiciels pour lesquels vous avez acheté trop de licences, voire un bien IT pour lequel vous dépensez de l'argent alors que vous ne l'utilisez plus.

Meilleures pratiques d'ITAM

Dans votre entreprise, vous effectuez un suivi précis de vos biens financiers (comme les actions et obligations), ainsi que des biens que possède l'entreprise, comme l'immobilier, les flottes de véhicules et les machines.

Dans le monde technologique actuel, en pleine évolution, vos biens IT ont tout autant de valeur que vos biens financiers et physiques, si ce n'est plus, puisque le commerce bascule vers un univers numérique.

En appliquant certaines des meilleures pratiques de gestion des biens IT, dans des domaines comme la découverte des biens, la sécurité, la gouvernance, les stratégies, les processus, les mesures et les rapports, l'ITAM protège l'entreprise des risques commerciaux et menaces de sécurité. Cela vous aide également à suivre les tendances qui émergent dans le cycle de vie des biens IT, et à identifier les points sur lesquels vous pouvez gagner du temps et de l'argent.

Quels sont les divers types de gestion des biens IT ?

Les 4 principaux biens IT gérés sont les suivants :

  1. Logiciels
  2. Matériel
  3. Périphériques mobiles
  4. Cloud

Les types de gestion des biens IT sont les suivants :

  • Physique : Découverte et inventaire du matériel, notamment les PC, les ordinateurs portables, les imprimantes, les photocopieurs, et tout autre périphérique utilisé pour la gestion des données et de l'IT.
  • Numérique : Suivi des biens IT comme les photos, les vidéos et autres données numériques, en plus des copies papier scannées.
  • Logiciels : Sans doute l'aspect le plus confus et le plus complexe de la gestion des biens IT, en raison des problèmes de conformité, des exigences des licences, du Shadow IT (éléments IT installés et/ou utilisés sans l'accord du département IT) et de l'IoT (Internet of Things, le Tout Internet, à savoir les TV intelligentes, la domotique et même les jouets). Cette facette de l'ITAM doit faire l'objet d'un suivi rigoureux, d'une vérification constante, et elle doit être assez fluide pour répondre aux exigences de l'entreprise, de sa Direction et de l'évolution du marché.
  • Mobile : Une autre tâche d'ITAM difficile, car l'utilisation des périphériques et données implique non seulement le bon fonctionnement de ces éléments, mais aussi des mesures de sécurité suffisantes. De plus en plus de périphériques mobiles sont utilisés sur le terrain, quel que soit le secteur d'activité concerné. Et n'oubliez pas que ces périphériques sont les plus vulnérables au Shadow IT. Si vos collaborateurs commencent à télécharger des applis, et même si l'appli concernée est saine et représente un avantage pour l'entreprise, elle doit être passée en revue et approuvée par le responsable ou l'équipe de gestion IT, sur la base des stratégies d'IT strictes mises en place.
  • Cloud : Même si la gestion du Cloud peut sembler aussi difficile que d'apprivoiser le vent, il est en réalité à la fois possible et sûr de gérer les composants de Cloud de l'ITAM. L'utilisation du Cloud peut éliminer les autres éléments matériels (serveurs) et logiciels (problèmes de licence), ce qui non seulement vous fait faire des économies, mais rend les données plus accessibles, à tout moment.

Outils de découverte et d'inventaire :

Même après avoir précisé la définition pour identifier les biens IT uniquement, il reste une certaine confusion. Je vais commencer par différencier l'ITAM des outils de découverte et d'inventaire. Les outils de découverte et d'inventaire servent à balayer le réseau pour trouver des adresses IP. Lorsqu'ils en trouvent une, ils analysent tous les logiciels installés. Si l'outil emploie un agent, ce dernier est préinstallé sur le périphérique et une analyse est planifiée pour s'exécuter à un moment précis.

Qu'est-ce qu'une base de données ITAM ?

Une base de données ITAM comprend trois aspects : physique, financier et contractuel.

Physique :

Les données physiques sont collectées à l'aide des sources de découverte et d'inventaire, pour accepter les données montrant les éléments déployés. Elles offrent également une bonne visibilité de tous les biens IT susceptibles d'être en stock sans avoir été déployés ou des biens dont la mise au rebut est planifiée. Ces infos de stock sont généralement collectées via des processus manuels, des lecteurs de code barre ou des systèmes RFID (s'ils sont installés).

Financier :

La deuxième composante de l'ITAM concerne les données financières. Ces données sont souvent collectées à partir d'un système d'achat ou d'un bon de commande. Elles comprennent le numéro de bon de commande, le nom du fournisseur, la quantité, la marque et le modèle, le prix d'achat, l'amortissement, le centre de coûts et autres éléments financiers que l'entreprise a besoin de connaître. Le suivi des données financières d'un bien s'avère utile pour comprendre le coût total de possession (TCO) et le retour sur investissement (ROI), pour attribuer des coûts à des projets et services d'entreprise IT.  Cela permet aussi à l'entreprise de déterminer la dette technique liée aux applications ancienne version, notamment sur les grands systèmes (mainframe), et de prendre de meilleures décisions concernant la fin de vie d'un bien.

Contractuel :

La troisième composante de l'ITAM concerne les données contractuelles. Ces données sont souvent collectées auprès d'un revendeur, directement auprès du fournisseur ou depuis un système de gestion des contrats s'il en existe un. Elles incluent les informations tirées de la version négociée finale de chaque contrat, et pas des différents va-et-vient qui se produisent pendant la négociation. Ces données détaillent notamment le numéro de version, les droits de licence, le type de licence, le SKU fournisseur, les jours de formation obtenus, les niveaux de service (SLA), la maintenance et autres aspects importants des contrats. Dans le cas d'un logiciel en Cloud ou en SaaS (logiciel en tant que service), les détails collectés incluent la quantité, le type de licence, le nombre de périphériques, le prix d'achat, le fait que les utilisateurs apportent ou non leurs propres logiciels dans l'instance de Cloud et la durée de validité du contrat, entre autres.

Gestion des biens matériels et logiciels

Les données provenant de ces différentes sources sont regroupées dans une base de données, qui sert de centre d'informations. Que les données concernent les logiciels, le matériel ou les services associés à ces équipements, leur stockage est centralisé. La gestion des biens logiciels et la gestion des biens matériels sont des sous-ensembles de l'ITAM. Sans une bonne visibilité du matériel, il devient impossible de garantir que les logiciels sont installés en conformité avec le contrat de licence. De même, sans informations sur les SLA de contrat et leur intégration dans des outils de gestion des biens IT qui fournissent des données de gestion des incidents et des problèmes, il est difficile d'assurer une gestion efficace des fournisseurs et des performances.

Comme très souvent lorsqu'il s'agit de technologie, les définitions, leur interprétation et la manière d'envisager les éléments va évoluer au fil du temps. Lorsque l'intelligence artificielle prendra le pas sur l'ITAM, je suis sûr que la définition changera de nouveau.

Avantages de la gestion des biens IT (ITAM)

La gestion des biens IT ne se limite pas au choix des meilleurs logiciels et périphériques pour votre entreprise. Une fois que vous avez mis en place un système de gestion des biens IT reposant sur des objectifs solides, vous bénéficiez notamment des avantages suivants :

  • Meilleure efficacité de la gestion des projets
  • Renforcement de la sécurité des données
  • Meilleure conformité des logiciels
  • Meilleure communication entre les entités de l'entreprise (à savoir Ventes, Marketing, Comptabilité, Equipes de premier niveau (« Frontline »))
  • Meilleur service client grâce à l'amélioration de la disponibilité des données
  • Réduction du coût des biens IT grâce à une vérification cohérente
  • Fluidification des processus de définition des budgets et de la prise de décision, grâce à une meilleure compréhension des biens IT et de leur rôle dans l'entreprise

Limitation de vos achats de logiciels

Outre la gestion globale des biens IT, Ivanti peut vous apprendre à limiter vos coûts IT. Prenez un moment pour visionner notre webinaire intitulé « Étapes à suivre pour réduire de 30 % vos achats de logiciels ». Vous y trouverez un exemple montrant comment l'ITAM (Gestion des biens IT) favorise la réussite de votre entreprise.