Mit Ivanti ITSM und Endpoint-Lösungen wurde der IT-Service an weltweit 49 Standorten vereinheitlicht. Dank Automatisierung sanken die Betriebskosten.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sendenhorst hat weltweit 49 Standorte und 23 Produktionsstätten.
Mit dem globalen Wachstum des Unternehmens, sowohl organisch als auch durch Übernahmen, wuchs auch die Komplexität der IT-Umgebung. Die Verwaltung von Serviceanfragen, ohne dabei den strukturierten Überblick über Tausende von Endgeräten zu verlieren, wurde für das IT-Team zunehmend zur Herausforderung.
Vor der Zusammenarbeit mit Ivanti waren die IT-Abläufe bei VEKA stark fragmentiert. Es gab keine zentrale Plattform zum Bearbeiten von Serviceanfragen, so dass die Mitarbeiter oft nicht wussten, welches Formular sie verwenden sollten oder wie sie Unterstützung erhalten konnten. Das alte Ticketingsystem war nicht transparent genug, was es unmöglich machte, wiederkehrende Probleme im gesamten Unternehmen zu verfolgen.
Alle Systeme wurden lokal gehostet und mussten nachts oder am Wochenende manuell aktualisiert werden, um Ausfallzeiten zu vermeiden – ein ineffizienter Prozess, der zudem mit externen Beraterkosten verbunden war.
VEKA begann 2019, mit Ivanti ITSM Servicemanagementprozesse zu standardisieren. Vor der Migration auf ServiceManager waren die Produkte Ivanti Endpoint Manager, Ivanti Patch Management und Ivanti Data Analytics bereits jahrelang im Einsatz, was eine einheitliche Verwaltung und Kontrolle über rund 3000 Endgeräte ermöglichte.
Die Integration sowie eine zentrale Steuerung brachten erhebliche Vorteile für das Unternehmen und führten zu der Entscheidung, weitere Ivanti-Lösungen einzusetzen.
Um den Zugriff der globalen Standorte auf zentrale IT-Services zu verbessern, nahm VEKA Anfang 2025 in Zusammenarbeit mit der Perinova IT Management GmbH die Umstellung auf die cloudbasierte Plattform Ivanti Neurons for ITSM vor. Ziel war es, einen schnelleren und zuverlässigeren Zugriff für die internationalen Tochtergesellschaften zu gewährleisten und die internen IT-Teams zu entlasten.
Ivanti unterstützte VEKA bei der Planung und Durchführung der Migration. Man folgte dabei einem bewährten Prozess einschließlich Datenvalidierung. Ausfallzeiten waren auf das Wochenende beschränkt und das Go-Live auf den Montagmorgen gelegt, so dass es für die Mitarbeiter keine spürbare Unterbrechung gab.
Während der Migration war das Erhalten der historischen Ticket- und Serviceinformationen die Hauptpriorität für das IT-Team von VEKA. Die Möglichkeit, bestehende Datensätze zu übernehmen, gewährleistete die Kontinuität des IT-Betriebs, ermöglichte eine schnellere Lösung wiederkehrender Probleme und sicherte die Vollständigkeit der langfristigen datenbasierten Erkenntnisse aus dem IT-Support. VEKA konnte die Umstellung auf Ivanti Neurons for ITSM ohne Datenverlust abschließen.
Nach der Migration in die Cloud musste das VEKA IT-Team nicht länger Updates außerhalb der Geschäftszeiten durchführen. Außerdem gab es keinen Bedarf mehr, sich mit externen Beratern zu koordinieren, was zusätzlich Zeit und Geld sparte.
Pro Update haben Fabian Drewes und Team jetzt ungefähr 2 bis 3 Stunden Zeitersparnis. Bei vier Updates im Jahr sind das etwa 12 Arbeitsstunden.
Die langjährige Nutzung von Endpoint Manager in Kombination mit ITSM und Patch-Automatisierung war Voraussetzung für VEKA, Service-, Endgeräte- und Sicherheitsmanagement miteinander zu verbinden. Insellösungen wurden dadurch überflüssig, was den Verwaltungsaufwand verringerte. Außerdem konnte die IT-Abteilung jetzt Routineanfragen automatisieren, beispielsweise das Bestellen von Toner oder die Einrichtung gemeinsamer Mailboxen. Diese Anfragen können von den VEKA-Mitarbeitern weltweit über Self-Service-Formulare angefordert werden und werden automatisch abgewickelt –eine erhebliche Entlastung für Fabian Drewes und die anderen Teammitglieder im IT-Support, die sich nun auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Anfänglich erforderte es eine Umstellung für die Mitarbeiter, das ITSM-Portal zu akzeptieren.
Inzwischen ist das Service-Portal etabliert, weil Mitarbeiter wissen, dass die Anforderungen zeitnah von einem IT-Mitarbeiter bearbeitet werden. Aufbauend auf diesem Erfolg bereitet VEKA die Einführung einer verbesserten Self-Service-Benutzeroberfläche und den weiteren Ausbau der Automatisierungsmöglichkeiten vor. Das Unternehmen prüft außerdem Möglichkeiten, KI in seine ITSM-Umgebung einzubringen, und erwägt, Self-Service-Portale auch in anderen Geschäftsbereichen wie Personalabteilung und Gebäudemanagement einzusetzen, um eine breitere Strategie der digitalen Transformation zu unterstützen.
VEKA konsolidierte auch alle Ivanti-Lizenzen unter seiner deutschen Holdinggesellschaft, eine Initiative, die den Verwaltungsaufwand reduzierte, die Beschaffung vereinfachte und dem Unternehmen eine bessere Übersicht über Tools und Verträge verschaffte.
Die Zusammenarbeit zwischen VEKA und Ivanti ist stabil und partnerschaftlich:
VEKA bringt sich auch ein bei Ivanti Innovators, der Kunden-Community von Ivanti, trifft sich in Benutzergruppen und tauscht sich mit Kollegen aus, um die Partnerschaft zu vertiefen und mit aktuellen Techniktrends Schritt zu halten.
Mit Ivanti hat VEKA eine Grundlage für einen skalierbaren, stärker automatisierten IT-Betrieb geschaffen, der das globale Wachstum des Herstellers unterstützt. Von zentralisiertem Servicemanagement bis hin zu Endgerätesteuerung und Patch-Automatisierung ist das Unternehmen gut aufgestellt, um weiterhin innovativ zu sein und die IT als strategischen Wegbereiter für das gesamte Unternehmen zu nutzen.
Anmerkung: Die Ergebnisse eines Kunden sind spezifisch für sein gesamtes Umfeld und seine gesamte Erfahrung, von dem/der Ivanti ein Teil ist. Die Ergebnisse können entsprechend der jeweiligen Rahmenbedingungen anderer Kunden unterschiedlich ausfallen.