Récemment, un ami m'a parlé d'une expérience qu'il a eue lorsqu'il travaillait comme manager pour un éditeur de logiciels. Cela concernait un collaborateur dont il fallait clôturer le compte. Il m'a dit qu'après une réunion avec les RH et le collaborateur, il a rempli les documents nécessaires et les a renvoyés au département RH.

Six mois plus tard, il a reçu un e-mail de la comptabilité, avec un récapitulatif des dépenses de ce département. Il s'est rendu compte qu'ils comptaient encore le salaire du collaborateur qui était parti six mois plus tôt.

Il a signalé l'erreur à la comptabilité et leur a demandé de corriger le problème. Le département Finances a répondu en expliquant que le salaire indiqué était correct et que la somme avait été payée à la personne qui était partie. En outre, ils ont précisé que cette personne était toujours payée tous les quinze jours. Une enquête interne a été ouverte et l'on a constaté que, bien que le compte du collaborateur ait été clôturé et qu'il n'ait plus ni prestations ni accès aux données appartenant à l'entreprise, l'un des processus (un seul) n'avait pas été suivi. Il s'agissait du processus consistant à avertir le département Comptabilité qu'il fallait cesser de verser toutes les deux semaines le salaire de collaborateur, puisqu'il était parti.

Le départ des utilisateurs n'est pas uniquement de la responsabilité des RH, cela fait partie des opérations de gestion dont le département IT est responsable. Pour travailler, les collaborateurs ont généralement besoin de plusieurs outils, comme des ordinateurs portables, des téléphones, des comptes d'abonnement, des logiciels et un accès aux réseaux où sont stockées les données de l'entreprise. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, on s'attend à ce qu'il rende l'équipement fourni par le département IT.

Information Week a commenté une étude réalisée par Intel : « Aux États-Unis, les 329 entreprises interrogées ont perdu plus de 86 000 ordinateurs portables en seulement un an. Un nombre étonnant d'entre eux (13 %) ont été perdus sur le lieu de travail. Et le même pourcentage d'entreprises ne savait pas où ces ordinateurs portables étaient passés. »

Si elle utilise un système de gestion des biens IT (ITAM) fiable, l'entreprise connaît exactement les biens qu'un collaborateur possède.

Il est possible de créer des processus automatisés pour récupérer ces biens (matériels et logiciels), ainsi que l'accès aux données d'entreprise et comptes d'abonnement qui étaient attribués au collaborateur.

IMPORTANT : La qualité de votre processus de départ des collaborateurs (Offboarding) dépend de celle de votre processus d'accueil dans l'entreprise. (Onboarding)

La mise en place de processus qui mappent les utilisateurs sur les biens IT qui leur sont attribués ou réattribués est essentielle pour un processus efficace de départ des collaborateurs. Les biens IT placés entre les mains des utilisateurs sans avoir été mappés sur ces personnes augmentent le risque potentiel de perte de biens.

Voici les trois clés de la création d'un processus efficace de départ de l'entreprise :

  • Consolidation des processus
  • Automatisation des processus
  • Génération de la liste des périphériques

1. Consolidation des processus

Lorsque vous créez un processus de départ des collaborateurs, il est important d'essayer de consolider (regrouper) les processus pour toutes les opérations qu'il faut réaliser. L'exemple de cet ancien collaborateur qui recevait toujours son salaire sans que l'entreprise s'en rende compte a été possible seulement parce que l'opération d'arrêt du paiement des salaires n'était pas exécutée par le même processus que l'arrêt des prestations et des comptes réseau. La consolidation des processus aurait simplifié l'exécution de la clôture des comptes du collaborateur.

2. Automatisation des processus

Lorsque c'est possible, faites appel à l'automatisation pour vos processus. L'interdiction de l'accès aux réseaux et données de l'entreprise, aux badges d'accès aux bâtiments et aux comptes doit être automatisée pour garantir qu'aucune étape n'est oubliée. Toute faille dans le processus doit alerter les gestionnaires IT pour que le problème soit corrigé.

Intégrez les comptes et abonnements en ligne, et automatisez-les dans vos processus de départ des collaborateurs.

De nombreux collaborateurs se voient fournir des comptes pour des solutions de Cloud en ligne, comme Salesforce.com, ou un abonnement à un service comme MSDN. Une personne avec qui j'ai travaillé récemment m'a dit que son compte Salesforce était toujours actif. Le problème, c'est que ce compte avait été fourni par une entreprise dont il avait démissionné plus d'un an avant qu'il me raconte son histoire.

3. Génération de la liste des périphériques

La troisième clé, pour un processus efficace de départ de l'entreprise, c'est de générer dans ce processus une liste de périphériques qui énumère les biens à récupérer. Cette liste doit être générée et fournie par un gestionnaire de biens IT. Lorsque la personne rend les biens, le système doit afficher une interface de confirmation ou envoyer un e-mail pour déclencher le processus automatisé de mise à jour de la base de données de gestion des biens.

Lorsque l'utilisateur rend un ordinateur portable, la base de données de gestion doit être mise à jour pour au moins deux champs : Statut de cycle de vie et Propriétaire. Par exemple, l'état du cycle de vie doit passer de « Affecté » à « Disponible ».

Un processus similaire doit supprimer les licences logicielles mappées sur l'utilisateur et ses périphériques.

Lorsque le processus de départ de l'entreprise a réalisé toutes les tâches, le système doit générer un rapport détaillant les opérations réalisées.

Récapitulatif

L'accueil et le départ des collaborateurs sont des aspects essentiels de l'ITAM. Il est important de mettre en place des méthodes pour mapper les biens sur les utilisateurs lorsqu'ils les reçoivent. Tout aussi important : il faut un processus de départ de l'entreprise capable de récupérer les biens. Lorsque des biens sont réaffectés au sein de l'entreprise, il faut des processus automatisés pour que ces biens ne soient ni perdus ni placés au mauvais endroit. Les biens perdus ne sont pas suivis, ce qui signifie que le processus de départ de l'entreprise ne pourra pas capturer ni traiter ces biens. Pour faire simple, si vous ne connaissez pas les biens à récupérer, vous ne savez pas ce qu'il faut demander à l'utilisateur de rendre à l'entreprise, et vous risquez de perdre définitivement le bien.