Aus den Augen, aus dem Sinn – diese Volksweisheit gilt oft auch für die IT. Was sich in den Tiefen der Infrastruktur und Softwarelandschaft angesammelt hat und im Lauf der Zeit vom Radar gerutscht ist, kann für Unternehmen eine unerkannte Belastung sein. Meistens aber verbirgt sich in den unerforschten Verästelungen viel Potenzial für Einsparung und Optimierung. IT-Asset Management schafft detaillierten Überblick, was nicht nur in schwierigen Zeiten erhebliche Vorteile hat.

Spätestens wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden, Geschäfte und Büros schließen oder die Produktion herunterfahren müssen, beginnt die hektische Suche nach Einsparmöglichkeiten. Zu den Stellen, bei denen der Rotstift traditionell zuerst ansetzt, gehört die IT und hier vor allem geplante IT-Projekte und -Neuinvestitionen. Schließlich läuft ja alles auch so. Und überhaupt sind Veränderungen oder Verbesserungen ja ohnehin nur mittelfristig zu erreichen oder nur schwer nachzuweisen, so die Entscheider-Logik.

Dabei wäre es vor allem im Hinblick auf Notzeiten wichtig, nicht an der falschen Stelle zu sparen. Schließlich wünschen sich Unternehmen in der Regel, so bald wie möglich wieder „mit Wumms“ aus ihrer Krise zu kommen. Wer jedoch zuvor unklug bei der IT gespart hat, dem fällt es schwer, den Schalter schnell umzulegen und von Sparflamme wieder auf Vollgas zu wechseln. Dabei helfen würde ein genauer Überblick über die IT-Landschaft, die Geräte, Software, Abonnements und Lizenzen. Den jedoch hat kaum ein Unternehmen. 

Hier einige Zahlen und Fakten zum IT-Asset Management in Unternehmen:

  • Mindestens 25 Prozent verwenden immer noch Excel-Tabellen zur Erfassung ihrer IT-Ausstattung.
  • 30 Prozent des IT-Anlagevermögens sind sogenannte „Ghost-Assets“, die fehlen oder nicht auffindbar sind.
  • 56 Prozent der Unternehmen überprüfen den Standort ihrer Assets nur einmal pro Jahr, 10 bis 15 Prozent nur alle fünf Jahre.
  • Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter mehr als 10 Stunden pro Woche damit, zu überprüfen, ob die Benennung der IT-Assets korrekt ist und den Namenskonventionen entspricht.
  • Knapp 66 Prozent der IT-Manager liegt nur eine unvollständige Aufzeichnung ihrer IT-Assets vor.

Oder anders gesagt: Geht es um die Verwaltung der IT-Assets, handelt ein Großteil der Unternehmen entgegen ihres eigenen Interesses. Denn alle IT, die nicht erfasst, katalogisiert, verwaltet und über ihren Lebenszyklus hinweg betreut wird, sorgt für unnötige Kosten. Ganz zu schweigen von Fehlerquellen, Frust bei den Mitarbeitern und möglicherweise auch Sicherheitslücken oder Problemen bei Audits.

Discovery Management schafft solide Ausgangsbasis

Widmen wir uns also der Frage, wie sich eine zielgerichtete und systematische Asset-Verwaltung aufsetzen lässt. In jedem Fall besteht der erste Schritt in der vollständigen, digitalen Erfassung aller Hard und Software. Dazu müssen die Assets erstens identifiziert und zweitens auf ihre Eigenschaften hin untersucht werden. Eine detaillierte, schrittweise Anleitung für dieses „Discovery Management“ steht hier für Sie bereit.

Knapp und vorab gesagt, dient Ihnen unsere Ivanti Cloud als Datendrehscheibe, über die sogenannte „Data Services“ alle Asset-Informationen einsammeln. Gleich danach können Sie damit beginnen, diese Assets zu evaluieren und zu optimieren ─ und damit den aktuellen Bedarf nach Einsparungen gezielt und gut begründet erfüllen, statt willkürlich den Rotstift dort anzusetzen, wo das Controlling den geringsten Widerstand vermutet oder die größten Einsparungen erwartet.

Die Ivanti Cloud dient Unternehmen auch beim Asset Management als Datendrehscheibe. Für den Import von Asset-Daten stehen zahlreiche Konnektoren zur Verfügung

Lizenzoptimierung als Einstiegspunkt

Mit dem Ivanti License Optimizer (ILO) haben Sie eine perfekte Lösung, mit der Sie Softwarelizenzen schnell und einfach erfassen und dabei feststellen können, ob eine Über- oder eine Unterlizenzierung vorliegt. Da das Ivanti IT-Asset Management (ITAM) auf derselben Plattform wie unsere Service-Management-Lösung basiert, können Sie dann direkt aus der Anwendung heraus ein Ticket im Ivanti Service Management (ISM) erstellen, um nicht genutzte Lizenzen zurückzufordern. Mit diesem „reclaim“ erfolgt ein Storno nur für nicht genutzte und unnötig gewordene Lizenzen. Damit können Sie direkte Einsparungen erzielen, die niemandem wehtun.

Übrigens sind alle hier genannten Lösungen entweder reine Cloud/SaaS-Lösungen oder können als SaaS betrieben werden. Damit sind sie sofort verfügbar, was dem Bedarf nach schnellem Handeln entgegenkommt.

Ein weiterer Vorteil der einheitlichen Plattform von Ivanti besteht darin, dass Sie klassische Ticketdaten (Service Requests, Incidents, Changes, Probleme etc.) einsehen, bearbeiten und das Asset Management erledigen können, ohne die Anwendung wechseln zu müssen ─ beispielsweise Ihren Produktkatalog pflegen, das Lagermanagement verwalten, Bestellungen bei Lieferanten einsehen oder Rechnungen prüfen. Und für ein mittelfristiges, strategischeres Vorgehen nach der aktuellen Krisenbewältigung können Sie Ihr Unternehmen auf dieser Basis auch für Software-Audits durch die Hersteller vorbereiten.

Fragestellungen, die Klarheit bringen

Wenn Sie Argumente für eine moderne ITAM- oder ITSM-Lösung brauchen, reicht es aus, im Unternehmen die folgenden Fragen zu stellen. Diese mögen teilweise provokant klingen, doch selbst wenn sich auch nur eine davon nicht eindeutig beantworten lässt, lohnt es sich, die Ivanti-Lösungen anzuschauen:

  • Kann ich meinem IT-Leiter schnell aufzeigen, wo Software-Lizenzen ungenutzt sind, oder wo wir Software-Lizenzen haben, die wir eventuell gar nicht benötigen?
  • Sind wir mit unseren Software-Berechtigungen (Entitlements) konform und revisionsbereit?
  • Können wir unserem CIO auf einen Blick aufzeigen, wie viele Hardware-Assets noch ausreichend lange unter Garantie sind und eventuell doch nicht ersetzt werden müssen?
  • Wer genau/welche Organisationseinheiten nutzen eigentlich unsere Assets? Wo befinden sich diese?
  • Gibt es gehortete, vermisste, verlorene oder gestohlene Assets?
  • Wie alt und in welchem Zustand sind die Assets?
  • Wissen Sie, was jedes Asset kostet?
  • Können Sie Asset-Aktualisierungen planen und budgetieren?
  • Kostet Sie ein alterndes Asset mehr, als es überhaupt noch wert ist?
  • Wie hoch ist der abgeschriebene Wert und der Marktwert Ihrer Assets?

Ein guter Einstieg ist übrigens auch unser Webinar „Lizenzoptimierung und Software Lifecycle Management“, für das Sie sich hier einschreiben können.