IT資産管理の目的と管理を効率化しITコストを削減するためのおすすめツール
企業の情報の多くは膨大な数のパソコンによって保管されています。
しかし、情報レベルやパソコンの使用頻度をきちんと把握できていないと、情報漏洩が発生した場合、どこが流出元なのかを突き止めることができない恐れがあります。また、不正アクセスによるウィルス感染が発生した場合にも、ソフト・ハードウェアの管理に不備があれば当然、原因究明や再発防止の対策を講じるのも難しくなるでしょう。
こういった事態を防ぐために、社内で使用しているパソコンやサーバーのハードウェア、システムやライセンスなどのソフトウェアといった「IT資産」を正確に把握し、管理しておくことが重要です。今回は情報セキュリティの取り扱いにおいて重要となるIT資産管理について、ご紹介いたします。
IT資産管理とは？
そもそも「IT資産管理」とは、パソコンのハードウェアをはじめ、ソフトウェアのシステムやライセンス、プリンタや複合機といった周辺機器、USBメモリ、ケーブル、無線LANなどIT関連の資産を管理することです。
IT周辺機器がきちんと管理されていないと、予備のパソコンがあるのに新品を購入してしまったり、余分なソフトウェアを購入＆インストールしてしまうなど、不必要なコストが発生してしまいます。
さらには、ソフトウェアライセンスの利用実態や保有状況を正確に把握することができず、厳しいライセンス監査に引っかかり、不正ダウンロードや著作権侵害による損害賠償を求められてしまう恐れもあります。コンプライアンス違反のリスクを回避することを目的に、IT資産管理ツールを利用する企業も年々増えています。
なお、ソフトウェアは著作権法で保護され、ライセンス数を超えてソフトウェアをインストールしている場合、著作権法のひとつである無断複製に違反することになります。最悪の場合は、民事訴訟といった法的措置に移行されるケースも考えられ、企業のブランドに傷がつき信用を損なうリスクもあるため注意しましょう。
IT資産の種類
IT資産管理の対象となるものは、主に「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」の3種類です。
ハードウェア
「ハードウェア」とは、デスクトップやモニター、社用携帯、プリンター、モデムといったネットワーク周辺機器を指します。ハードウェアの台数を正確に把握・管理することにより、予備のパソコンがあるのに気付かず新品を購入してしまった、といったIT資産の無駄な購入コストを削減することができます。
また、不備や性能不足で業務進行の妨げになっているものを性能に優れたものに差し替えることも可能です。特にパソコンはメールやプレゼン資料の作成、画像・動画編集などさまざまな用途で毎日使用され消耗が激しいため、ツールを使って管理しておきましょう。
ソフトウェア
「ソフトウェア」には、表計算や画像編集を行うアプリケーションソフトウェアと、OSを動作させるために必要なシステムソフトウェアの2種類があります。
アプリケーションソフトウェアは無料で使えるものが多く、作業内容や用途に応じて1台のパソコンに複数インストールすることが可能です。ハードウェアと違い、バージョンのアップデートや追加＆削除を行うため、どのパソコンにどんなOSのソフトウェアがインストールされているかは、IT資産管理専用ツールでないと管理・把握するのは難しいのが現状です。
ライセンス
「ライセンス」とは、パソコンにインストールするソフトウェアの使用承諾のこと。使用承諾許可書に同意することでライセンスを取得することができ、規定サービスを利用することができます。
1ライセンスにつき、最大◯台のパソコンにインストール可能、1回のみインストール、というように、提供商品によって使用可能台数や支払い金額が異なります。規定ルールを破った場合はライセンス違反となるため、損害賠償を請求されてしまう可能性もあり、注意が必要です。
IT資産管理の目的
IT資産を管理する目的は、大きく2つあります。
無駄なIT資産の購入を防ぐ
IT資産管理の最大の目的は、無駄なIT資産の購入を防ぐことができるという点です。「ソフトウェアをほかのパソコンにもインストールできるのに、気付かずに新規購入してしまった」「棚に予備のパソコンがあるのを忘れて新品を購入してしまった」という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。 資産管理を徹底することで、余計なコストをカットすることができます。
社用端末を適正に利用できるようになる
従業員が会社から支給されたパソコンを自宅に持ち帰って、私用で使うのを防ぐことができます。著作権のない動画や音楽をダウンロードして視聴したり、不適切なソフトウェアをインストールするなどの不正使用の防止にも役立ちます。
IvantiのIT資産管理ツール
従業員が増え、会社が大きくなるほどIT資産管理は難しくなります。この問題を解決するためにも、ハードウェアやソフトウェアを一括管理できるツールを導入してみてはいかがでしょうか？
Ivanti Unified Endpoint Managerは、WindowsからMacOS、iOSからAndroid、そしてIoTに至るまで全てのデバイスを集約管理できます。IT資産のインベントリ機能だけでなく、ソフトウェアの配布、OSのプロビジョニング、ユーザープロファイルやポリシー管理機能まで揃っています。
Ivanti Unified Endpoint Managerの詳細は製品ページからご確認ください。
当社の実績といたしましては、大手ゼネコン5社のうちの3社、リクシル様、AGC様、SMFLキャピタル様、日建設計様など多数お付き合いしております。
国内・海外事例は、以下のページよりご確認いただけます。
https://www.ivanti.co.jp/customers
また、ソフトウェアのライセンス管理ソリューションとして、Ivanti License Optimzerを提供しています。詳細なライセンス状況を把握し、コンプライアンス遵守を維持し、未使用なソフトウェアライセンスを自動的に再取得して、無駄なITコストを削減します。
Ivanti License Optimizerの詳細は製品ページからご確認ください。
まとめ
情報の取り扱いが重要視される昨今、企業でもIT資産の使用状況を徹底管理することが大切です。余分なコストを削減するため、また企業内のセキュリティの強化のためにも、今回ご紹介したツールをうまく活用して管理を徹底しましょう。
