ITSMソリューションのライセンスを検討する際、利用可能なライセンスの種類を理解し、適切なものを選択することは、ビジネスの効率性と予算に大きな影響を与える可能性があります。  

多くのサブスクリプションベンダーはネームドライセンスのみを提供していますが、より柔軟な同時使用ライセンスを提供しているベンダーもあります。それぞれに利点があり、状況によってはより適した選択肢となります。  

多くのSaaSソリューションではネームドユーザーライセンスモデルのみが採用されており、組織によってはコストが高くなる場合があります。顧客により高い柔軟性を提供するため、一部のソフトウェアベンダーはネームドライセンスに加えて同時使用ライセンスを提供しています。 

ネームドユーザーライセンスとは 

ネームドユーザーライセンスは固定ユーザーライセンスとも呼ばれ、システムを使用する予定の個人に割り当てられます。ライセンスが個人に割り当てられると、そのソフトウェアにアクセスするためにこのライセンスを使用できるのは、その個人だけです。その個人がソフトウェアを使用しているかどうかにかかわらず、ライセンスは消費されたものと見なされます。この種類のライセンスはユーザーのIDに紐づけられ、一意のユーザー名またはIDが必要です。

特定のユーザーにライセンスを割り当てることで、ソフトウェア企業は自社ソフトウェアにアクセスできるユーザーを管理し、不正利用を防止できます。このレベルの管理は、予算とソフトウェア支出のコントロール、およびライセンスコンプライアンスの確保に役立ちます。

ネームドライセンスは、ユーザー基盤が明確に定義されている組織にとって、シンプルで管理しやすいライセンスオプションです。ソフトウェア利用状況の明確な記録を提供するため、ライセンス管理を簡素化し、ソフトウェアライセンス契約への準拠を確保するのに役立ちます。

ネームドライセンスの利点

ネームドライセンスには、特定の状況で有力な選択肢となるいくつかのメリットがあります。 

  • パーソナライズとセキュリティ： ライセンスが特定のユーザーに紐づけられているため、社内での個々の役割やニーズに合わせてカスタマイズできます。また、登録ユーザーのみがソフトウェアにアクセスできるため、セキュリティ層も追加されます。
  • 管理のシンプルさ： ネームドライセンスは各ライセンスが特定のユーザーに関連付けられているため、管理が容易です。誰が何にアクセスできるかを追跡しやすくなります。
  • コンプライアンス： 割り当てが明確かつ区別されているため、ソフトウェア利用ポリシーやライセンス契約への準拠を確保しやすくなります。
  • 価格： 同時使用ユーザーライセンスと比較して、ネームドライセンスは低コストです。

ネームドライセンスのデメリット

  • 過剰ライセンス： 組織はソフトウェアを使用する可能性のあるすべての人にライセンスを付与する必要があるため、実際の利用数よりも多くのライセンスを保有することにつながる場合があります。たとえば、100件のネームドユーザーライセンスを購入していても、実際には最大75件しか使用していないことがあります。
  • 臨時ユーザー： ソフトウェアへの一時的なアクセスを必要とする契約業者やサービスプロバイダーなどの臨時ユーザーでも、ログイン回数にかかわらずネームドライセンスが必要です。
  • シフト勤務者： 異なるシフトでソリューションにアクセスするスタッフがいる場合、すべてのシフトのユーザーにライセンスを付与する必要があります。
  • 管理： ネームドライセンスでは、ユーザーの入れ替わりに応じて再割り当てが必要です。また、ベンダーによっては、ネームドライセンスの再割り当て回数に制限を設けている場合もあります。
  • ライセンス不足： ネームドユーザー単位で製品にライセンスを付与しているほとんどのソフトウェアベンダーは、実際のライセンスがなくてもソフトウェアへのアクセスを制限しません。しかし、利用状況を慎重に監視していないと、保有しているライセンス数を超えるユーザーがシステムを利用している可能性があります。ベンダーは通常、その期間にソフトウェアを使用したユーザー数に合わせてライセンスを調整する「トゥルーアップ」を実施します。

理想的なユースケース 

  • 従業員が常にソフトウェアへ確実にアクセスする必要がある企業。
  • ソフトウェアの利用が、個々のユーザーの日常業務フローに深く組み込まれている環境。
  • チーム構成が安定している、または変化が緩やかな組織。

同時使用ユーザーライセンスとは 

同時使用ユーザーライセンスは「フローティング」ユーザーライセンスとも呼ばれ、ユーザーのプール内で共有され、より動的で柔軟なモデルを提供します。これらのライセンスでは、総ユーザー数ではなく、同時に利用できるユーザー数が制限されます。たとえば、企業が従業員なら誰でも使用できる10件の同時使用ライセンスを購入した場合でも、同時にソフトウェアを使用できるのは10人までです。

同時使用ライセンスの利点 

  • コスト効率： 特に、すべてのユーザーが同時にソフトウェアを必要としない場合、このモデルはより経済的です。個別のアクセス権ではなく、ピーク時の利用に対して支払います。
  • 柔軟性： 同時使用ライセンスは、ユーザーによってソフトウェアへのアクセスが必要なタイミングが異なる動的な職場環境に柔軟性をもたらします。
  • リソースの最大活用： ビジネス需要の変動に応じて、ソフトウェアライセンスを効率的に利用できます。

同時使用ライセンスのデメリット 

  • 必要な同時使用ライセンス数を把握することは複雑な作業になる場合があり、ピーク時の同時利用状況を判断するには継続的な監視が必要です。
  • 同時使用ライセンスでは通常、同時使用ユーザー数の上限に達すると、ユーザーはソフトウェアにアクセスできなくなります。

理想的なユースケース 

  • ソフトウェアを断続的に、またはシフト制で使用する従業員がいる企業。 
  • 毎日発生するわけではない特定の業務にソフトウェアが必要な組織。 
  • 従業員の入れ替わりが多い、またはプロジェクト需要が変動する職場環境。 
  • 利用範囲を他部門へ拡大する必要がある組織。 

同時使用ユーザー数の計算方法 

同時使用ユーザー数を決定する万能の計算式はありません。組織の利用パターンによって異なります。組織によっては3:1の比率、つまり3人のユーザーにつき1ライセンスが当てはまる場合もありますが、利用パターンやピーク時の活動状況に応じて、比率は高くも低くもなります。計算時には、安全策として余裕分を含めることが一般的です。

ライセンス計算の例 

ネームドライセンスと同時使用ライセンスの計算例を以下に示します。 

ある組織が新しいSaaS ITサービス管理プラットフォームのライセンスを導入するとします。組織内のユーザー内訳は次のとおりです。 

IT部門の総人数： 1,000人。  

サービスデスク： 3つのシフトで25ユーザー。 

  • 朝シフト：10ユーザー。  
  • 昼シフト：10ユーザー。  
  • 夜シフト：5ユーザー。  

変更管理者： 20人。 

資産管理者： 5人。 

外部コンサルタント： 20人。 

HRサービス管理： 10人。 

必要なネームド数 必要な同時使用数 
サービスデスク2510サービスデスクの場合、ネームドライセンスでは、すべてのシフトにわたってサービスデスクユーザー1人につき1ライセンスが必要です。一方、同時使用ライセンスでは、1つのシフト内のユーザー数分だけ購入すればよく、この場合は10です。
変更管理者 206同時使用については、任意の時点でアクティブになる変更管理者は6人のみと想定しています。
資産管理者 52同時使用については、任意の時点でアクティブになる資産管理者は2人のみと想定しています。
外部コンサルタント 204  外部コンサルタントにはライセンスが必要なため、断続的に利用するユーザーであっても、すべてのネームドライセンスが割り当てられます。
HRサービスアナリスト 102HRもプラットフォームの利用を希望しているため、同時使用ユーザー数について想定を行っています。
ネームド80 同時使用24 

これらの同時使用ユーザーライセンスは特定の役割に限定されず、最大24人の同時使用ユーザーまで、どのユーザーでも使用できます。

組織は、ネームドライセンスと同時使用ライセンスの両方を組み合わせて選択できる点にも留意する必要があります。

組織に最適なモデルを見極める 

ネームドライセンスと同時使用ライセンスのどちらを選ぶかは、多くの場合、組織固有のニーズを分析することにかかっています。

  • 利用パターンの評価： チームがソフトウェアをどの程度頻繁に、またどの程度予測可能に使用するかを把握します。ネームドライセンスは継続的な日常利用に適しており、同時使用ライセンスは一時的なアクセスに最適です。
  • 予算制約の検討： 予算が懸念事項である場合は、利用パターンに基づいて各ライセンスタイプのコスト面への影響を評価します。 
  • 管理負荷の評価： IT運用上の負荷とコンプライアンスの観点から、各ライセンスタイプの管理のしやすさを検討します。

ネームドライセンスと同時使用ライセンスは組織に高い柔軟性をもたらし、多くの組織が両方のタイプを同時に利用しています。どちらを選ぶかは、企業の業務運用とソフトウェアニーズに左右されます。これらの要素を慎重に検討することで、予算に合い、チームの生産性を高め、運用ワークフローに適合するライセンスモデルを選択できます。 

Ivantiは、同時使用ライセンスとネームドライセンスのアプローチを提供しています。詳しくは、Ivantiの柔軟なサービス管理オプションをご覧ください。