近年、IT資産にはPCやサーバーのみならず、スマホやダブレットなどの機器も含まれるようになりました。そのため、資産管理やライセンス管理が複雑になり、人力では管理が追い付かない企業も多いのではないでしょうか。

そこで、IT資産の管理には専用の資産管理ツールの活用がおすすめです。資産管理ツールを導入すれば、管理がしやすくなることに加えて万が一のときは自動バックアップ機能が働くため、会社にとって大切な財産であるIT資産を適切に管理するためのメリットが数多くあります。

そこで今回は、IT資産管理の必要性と発生しつつある課題、IT資産管理ツール導入における効果についてご紹介します。

IT資産管理の必要性

IT資産管理とは、会社内にあるすべてのPCやスマホ、タブレットなどの機器そのものや、それぞれの機器にインストールされているソフトウェアなどの「IT資産」と呼ばれるものを管理することを指します。

近年、コストの最適化や情報セキュリティ対策、コンプライアンスの遵守などのさまざまな観点からIT資産管理の必要性が高まっています。

ここでは、IT資産管理を行う必要性について具体的に解説します。

コンプライアンス遵守

コンプライアンスに違反した場合、違反金や賠償金などが発生するだけでなく社会から大きく信用を失ってしまうため、IT資産管理が欠かせないものと言えます。特に気を付けなければならないのがソフトウェアライセンス違反の問題です。

IT資産であるソフトウェアライセンスを適切に管理しなかった場合、ライセンスが切れているソフトウェアを使い続けてしまうこともあります。もし、そのようなときにソフトウェアメーカーによるライセンス調査が実施されたら、巨額の賠償金を請求されてしまう恐れがあります。このような事態を避けるためにもIT資産管理はとても重要です。

情報セキュリティの強化

IT資産を適切に管理できていない場合、セキュリティ被害を受けやすくなってしまうことも考えられます。

IT資産の管理を義務付ければ、不適切なソフトウェアをインストールした場合にすぐにアンインストールの指導ができる上、資産管理をルール化すれば不正インストールを事前に防止することができます。

コストの最適化

コストの最適化は、どの組織にとっても重要なテーマです。普段からIT資産管理を行うことで、ライセンス切れによる再購入が必要になったり必要以上に購入したりといったケースにかかる無駄なコストを抑制することができます。

また、ハード面では利用状況の確認や機器のメンテナンスをすることで、急な修理などのコストを削減することが可能です。

IT資産管理の課題

企業・組織の多くでIT化が進んだ反面、人の力のみで情報を集め、表計算ソフトで整理するという方法でのIT資産を管理が難しくなってきています。人的リソースが不足してしまうだけでなく、情報の入力漏れや入力ミスなどが多発しやすくなることもその理由のひとつです。

また、企業内にどれだけの機器類があるのかを把握できておらず、効果的な売買決定ができないケースや、ハードウェアやソフトウェアアプリケーションの紛失など、セキュリティポリシーが徹底できないケースもあります。

このような課題を解決できるのが、IT資産管理ツールです。IT資産管理ツールにはさまざまなサービスがリリースされています。

IT資産管理ツールの種類

先述したように、IT資産管理ツールにはさまざまな種類があります。

ここでは、代表的な資産管理ツールの種類やそれぞれの特徴についてご紹介します。

運用管理ツール

PCやサーバー、ネットワークのシステム全般を集中管理して、運用を効率化するためのツールを運用管理ツールと呼びます。インベントリ収集ツールとしての側面もありますが、インストールするべきソフトウェアをクライアントに配布する、リモートインストールするなどといった点を重視しています。グローバル展開する大企業などで多く活用されているツールです。

インベントリツール

インベントリツールとは、インベントリ収集機能を軸としたツールです。ハードウェアスペック、ネットワーク情報、インストールされているソフトウェアの情報などの収集機能や、その収集結果の確認がコンソールのメインに据えられているものが多く、専門知識を持っていなくても簡単に操作できるのが特徴です。

台帳ツール

運用管理ツールやインベントリツールは、現状の情報を収集してコンソールで表示するため、前日の情報と今日の情報が異なります。そのため、正確に管理すべき基準が分からなくなってしまいます。これを解消するのが台帳ツールです。

台帳ツールは、台帳情報と収集したインベントリとを比較してIT資産管理を遂行しやすくしてくれます。ただし、台帳ツールだけではインベントリ機能として利用するには不足するため、インベントリツールと台帳ツールとが組み合わされたシステムを活用することをおすすめします。

IT資産管理ツールを導入する4つの効果

ここでは、IT資産管理ツールを利用することで得られる4つの効果をご紹介します。

IT資産の一元管理ができる

IT資産管理ツールを利用することで、1台の端末から社内ネットワークを介してすべての端末やOA機器について、稼働状況などを一元管理できます。

資産の一元管理が可能になるとレポートやレビューが行いやすくなり、担当者の業務負担を大幅に減らすことができるため、業務効率も上がります。

また、ツールを利用して管理することによって、手作業の場合よりも人的ミスが減少し、正確に管理できるのもIT資産管理ツールを利用することで得られる効果のひとつです。

ソフトウェアの情報収集とインストール・アップデートの効率化

ソフトウェアは物理的に目視することができないため、ハードウェアの管理と比べて困難な作業となります。そこでIT資産管理ツールを使用すれば、ハードウェアの管理のみならず、ソフトウェアの情報収集も同時に行うことが可能です。

また、IT資産管理ツールの中にはソフトウェアやファイル配布機能がついているものもあります。そのため、企業のソフトウェアを自動的に最新のものに統一し、新規に導入したツール一括配布できるので、資産管理の効率化を図ることが可能です。1台ずつソフトウェアをインストールする手間がなくなり、各端末のOS環境を常に最新の状態に保つことができるという効果もあります。

コストの削減

IT資産の適切な管理ができていないと、まだ使用可能なソフトウェアがあるのにも関わらず新たに購入してしまったり、誰も利用していないPCがあるのに新しく購入してしまったりするケースがあります。そこでIT資産管理ツールを導入すれば、機器の使用状況が把握できるため無駄な購入を防ぎ、コストの削減につなげることができます。

セキュリティの強化

IT資産管理ツールを利用することで、正常に動いていない機器やサポート切れのソフトを使っている端末を自動で特定できるようになるため、セキュリティ強化につながります。

またIT資産管理ツールを利用すれば、仮に社内セキュリティポリシーで禁止されているUSBメモリが差し込まれても、機器が認識して使えないようにブロックすることが可能です。

まとめ

今回はIT資産管理の必要性や発生しつつある課題、資産管理ツールの導入メリットについてご紹介しました。IT資産管理は手作業で行うと大幅な時間がかかるだけでなく、正確な情報を把握することが難しくなります。そこで、IT資産管理ツールを活用することにより業務を効率化することができ、正確な情報の把握が可能です。コストの削減やIT資産管理に関する業務の効率化を検討している方は、ぜひIT資産管理ツールの導入を検討してみてください。