In Diskussionen um den „modernen digitalen Arbeitsplatz“ stehen oft Hardware wie Notebooks, Ultrabooks und PCs, eine geräte- und ortsunabhängige Nutzung, Kollaborationswerkzeuge oder die neuartige Aufteilung der Büroräume im Vordergrund. Alle diese Aspekte sind wichtig – ohne ein effizientes User Workspace Management im Hintergrund bleiben sie aber Stückwerk.

Aus dem herkömmlichen „PC-Arbeitsplatz“ ist in Unternehmen inzwischen längst der „digitale Arbeitsplatz“ geworden. Für die Mitarbeiter bringt die ortsunabhängige Nutzung von Firmenanwendungen oder einfach der Zugriff aus dem Homeoffice mehr Flexibilität. Firmen profitieren von kürzeren Durchläufen bei traditionellen Workflows, besserer Erreichbarkeit der Mitarbeiter und neuen Kollaborationsmöglichkeiten. Vielfach werden auch ganz neue Geschäftsprozesse möglich, die von einem festen Arbeitsplatz am Schreibtisch aus nicht denkbar wären.

Alle Vorteile lassen sich aber nur ausschöpfen, wenn die neuen Möglichkeiten auch zügig und weitgehend reibungslos funktionieren. Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter diesbezüglich ist aufgrund ihrer Erfahrungen mit privat genutzten Anwendungen inzwischen sehr hoch. Das stellt die für Einrichtung und Verwaltung der digitalen Arbeitsplätze Verantwortlichen vor eine ganze Reihe neuer Aufgaben und macht ihre bisherigen deutlich komplexer. Dass sie ihre Arbeit vielfach mit veralteten Tools erledigen müssen, macht das Ganze nicht leichter.

Flexiblere Nutzung macht Benutzerverwaltung komplexer

Was hat sich durch den Wechsel zum digitalen Arbeitsplatz hinter den Kulissen verändert? Früher war jedem Mitarbeiter ein Gerät zugeordnet. Am Morgen wurden die Rechner hochgefahren und die Benutzer haben sich angemeldet, zum Feierabend meldeten sie sich ab und fuhren den Rechner wieder herunter. Eine gut verwaltete Client-Landschaft war recht homogen und die zu übertragenden Datenmengen gering.

Heute steht die Mobilität der Benutzer im Vordergrund. Der Zugriff auf Unternehmensanwendungen von unterwegs und aus dem Homeoffice mittels Notebook ist Alltag, ebenso die Nutzung von Technologien wie virtuelle Desktops und Terminal Services. Neue Betriebssystemversionen müssen heute aus Sicherheitsgründen immer zügiger ausgerollt werden. Dadurch entstehen heterogenere Umgebungen und das Management der Benutzeraspekte wird wesentlich komplexer.

Die Entwicklung der in Windows integrierten Bordmittel hat damit nicht Schritt gehalten. Sie stammen teilweise noch aus NT4-Zeiten. Dadurch sind zum Beispiel Benutzerprofile nicht versionsübergreifend. Das heißt, ein Benutzer findet auf Geräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen seine zuletzt vorgenommen Anpassungen in Applikationen oder beim Betriebssystem nicht mehr vor. Zudem werden die Benutzerprofile immer umfangreicher, wodurch An- und Abmeldung länger dauern. Skripte, die klassisch nur zu An- und Abmeldung durchgeführt werden können, verlängern zusätzlich die An- und Abmeldezeiten der Benutzer.

Auch Gruppenrichtlinien werden durch Vererbung und Verschachtelung nahezu beliebig komplex. Sie sind dann aufwändig zu verwalten und werden ebenfalls nur bei der Anmeldung beziehungsweise bei einer Aktualisierung abgearbeitet. Da sich Nutzer bei einzelnen Geräten unter Umständen nur alle paar Tage oder sogar Wochen anmelden, kann es sehr lange dauern, bis eine Aktualisierung überall angekommen ist.

User Workspace Management ist eine unverzichtbare Komponente des neuen, digitalen Arbeitsplatzes. Es umfasst sowohl die Verwaltung der personalisierten Einstellungen als auch die Verwaltung der vom Unternehmen festgelegten Richtlinien. Indem es beide entkoppelt und dynamisch an die jeweiligen Gegebenheiten anpasst, reduziert User Workspace Management den Aufwand der IT-Abteilungen und erhöht die Benutzerzufriedenheit deutlich.