Nutzen und Herausforderungen bei der Anwendung von IT-Lösungen offenbaren sich in der Praxis. Daher wollen wir Ihnen in den nächsten Wochen drei Anwender von Ivanti-Lösungen vorstellen. Wir beginnen mit der Stadt Basel – genauer, mit dem Erziehungsdepartment.

Das Erziehungsdepartement ist das größte von sieben Departementen des Kantons Basel-Stadt und beschäftigt rund 7.000 Menschen. Ein elfköpfiges Team betreut zurzeit rund 1.300 IT-Arbeitsplätze und ist verantwortlich für den Betrieb von über 260 Standard- und Fachapplikationen.

Doppelte Migration mit Ivanti Workspace Control

Bei den IT-Arbeitsplätzen standen in den letzten Jahren zwei große Modernisierungsprojekte an – die Migration der Benutzer-Desktops auf aktuelle Windows- und Office-Versionen und die weitgehende Ablösung von Fat-Clients durch Thin-Clients. „Die besondere Herausforderung dabei war, die doppelte Migration für unsere Benutzer so reibungslos wie möglich zu gestalten“, sagt Thomas Anliker, Informatik-Leiter des Erziehungsdepartements. „Unser Ziel war, dass die Anwender jederzeit ihre persönliche Arbeitsumgebung vorfinden – unabhängig davon, ob sie noch einen Fat-Client nutzen, an einem Thin-Client arbeiten oder von ihrem privaten Rechner von zu Hause aus auf ihren Desktop zugreifen.“

Die Wahl fiel auf Ivanti Workspace Control. Damit lassen sich die Benutzereinstellungen von Endgerät, Desktop und Anwendungen entkoppeln und den Anwendern in jeder Umgebung flexibel zuweisen.

Mehr IT Sicherheit durch Workspace Control

Gleichzeitig hat die Informatik die volle Kontrolle über die Sicherheit der digitalen Arbeitsplätze. So lässt sich beispielsweise genau definieren, welche Ressourcen die Anwender beim Remote-Zugriff im Home Office nutzen dürfen. Workspace Control erleichterte für die IT-Abteilung zudem den laufenden Administrationsaufwand: „Die Zeiten, in denen wir komplexe Login-Skripte schreiben mussten, sind vorbei“, freut sich der Informatikleiter. „Alleine die Zuweisung der fast 800 Drucker verursachte früher enormen Aufwand der stark reduziert werden konnte.“

Von Workspace Management zu Automation

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Workspace-Management-Lösung von Ivanti entschied sich das Erziehungsdepartement, weitere Komponenten von Ivanti einzusetzen. Mit Ivanti Automation begann die IT-Abteilung, einzelne Workflows und Administrationsprozesse zu automatisieren. Die Automatisierung von wiederkehrenden Standard-Prozessen mit Ivanti Automation entlastet die IT-Organisation im Alltag bei zahlreichen Aufgaben. Mittlerweile geht die Automatisierung weit über reine IT-Aufgaben hinaus: Auch die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, die Vergabe von Schlüsseln und sogar die Bestellung von Blumen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter wird über Ivanti Automation gesteuert. Das System erinnert die Kollegen in der Personalabteilung und in anderen Fachabteilungen rechtzeitig per E-Mail an die jeweiligen Aufgaben.

Über Automation zum Identity Director

Mit dem Ivanti Identity Director geht die IT-Organisation nun noch einen Schritt weiter und stellt den Beschäftigten Self-Services über ein Online-Portal zur Verfügung. Anwender können so z.B. vergessene Passwörter selbst zurücksetzen, ohne den IT-Support kontaktieren zu müssen. Auch komplexe Prozesse, wie die Bestellung neuer Software, lassen sich als Self-Services abbilden. Mit dem Visual Workflow Editor von Ivanti kann die IT-Abteilung digitale Verfahren mit beliebig vielen Arbeitsschritten und Freigabestufen modellieren. Anwender bekommen in ihrem personalisierten Online-Portal nur jene Services und Aufgaben angezeigt, zu denen Sie aufgrund ihrer Benutzerrolle berechtigt sind.

Die nächsten Schritte

„Der Appetit kommt wie so häufig beim Essen“, resümiert Thomas Anliker. „Nachdem sich Ivanti bei unterschiedlichsten Aufgaben bewährt hat, optimieren wir mit der Lösung inzwischen auch Prozesse, die nur noch indirekt mit IT zu tun haben. Aktuell besprechen wir Themen wie Zeiterfassung und Urlaubsanträge. Unser Ziel ist es, Dinge einfacher und besser zu machen – sowohl für die Anwender als auch für die IT. Bei dieser Aufgabenstellung unterstützt uns heute Ivanti.“