Die Allgemeine Gewerbeschule Basel (AGS Basel) ist eines der wichtigsten Berufsbildungszentren in der Region Basel. Aktuell werden hier gut 2.500 Lernende in der Vor- und Grundbildung in rund 40 Berufen unterrichtet. Darüber hinaus bietet die AGS Basel zahlreiche Kurse und Lehrgänge im Bereich der Weiterbildung und der höheren Berufsbildung an und betreibt eine Lehrwerkstätte für Mechaniker mit 80 Auszubildenden. Für Unterricht und Erziehung beschäftigt die Schule rund 250 Lehrpersonen, welche von 25 Mitarbeitenden der Verwaltung unterstützt werden.

Herausforderungen an der AGS Basel

Der Unterricht in der AGS Basel läuft mittlerweile zum großen Teil IT-gestützt ab. Insgesamt betreibt die Schule fast 500 PC- und Thin-Client-Arbeitsplätze. Schüler, Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeiter benötigen für ihre Aufgaben eine Vielzahl von Applikationen und wechseln zudem häufig zwischen unterschiedlichen Endgeräten. Zudem besteht im Schulbetrieb naturgemäß eine hohe Anwenderfluktuation. Zum Schuljahreswechsel muss jedes Jahr fast ein Drittel der Benutzerprofile ausgetauscht werden. Die IT-Organisation suchte daher nach Möglichkeiten, das Profil-Management zu vereinfachen, administrative Tätigkeiten zu automatisieren und Anwendern vermehrt Self-Service zur Verfügung zu stellen.

Die Lösung mit Ivanti-Tools

Nach einem Vergleich unterschiedlicher Lösungen und intensiven Tests entschied sich die IT-Organisation, Ivanti Workspace Control für das Management der digitalen Arbeitsplätze einzusetzen. „Neben der ausgereiften Technologie war für uns vor allem ausschlaggebend, dass sich die Ivanti-Lösung einfach implementieren lässt und unseren Administratoren hohen Benutzerkomfort bietet“, sagt Ralf Dorn, IT-Leiter der AGS Basel. „Wir sind so heute in der Lage, die vielfältigen Aufgaben rund um die Verwaltung unserer IT-Arbeitsplätze wesentlich effizienter zu erledigen und die Arbeitsbelastung zu minimieren – und das bei höherer Sicherheit und Stabilität.“

Die einzelnen Komponenten der Lösungssuite entlasten die IT-Abteilung der AGS Basel im Alltag erheblich: Ivanti Workspace Control vereinfacht das Management der Desktops, Applikationen und Benutzereinstellungen. Über eine zentrale Plattform kann die IT auf jedem Endgerät personalisierte Arbeitsumgebungen bereitstellen, die optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Anwender angepasst sind. Ganz gleich, ob die Schüler, Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte mit einem physischen oder virtuellen Desktop arbeiten – sie haben an jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf ihre gewohnte Arbeitsoberfläche mit allen persönlichen Benutzereinstellungen und arbeitsrelevanten Programmen.

Mit Ivanti Automation steht der IT zudem ein leistungsfähiges Werkzeug für die Automatisierung von Routineaufgaben zur Verfügung. „Wir nutzen die Lösung unter anderem für das Deployment unserer fünf Desktop-Images für unterschiedliche Hardware- und Virtualisierungsplattformen“, erklärt Ralf Dorn. „Mit Unterstützung eines unserer Partners haben wir das Einrichten des Betriebssystems und die Installation von Applikationen weitgehend automatisiert. Wir können so Änderungen und Updates schnell und einfach vornehmen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Arbeitsplätze auf einem exakt einheitlichen Stand sind.“

Mit der Software von Ivanti bietet die IT den Anwendern zudem ein Self-Service-Portal für unterschiedliche Anwendungen. Lehrkräfte können beispielsweise ihren Schulklassen über das Portal zeitlich befristeten Zugang zum WLAN freischalten – alle dafür notwendigen Schritte laufen im Hintergrund automatisiert ab. Passwörter der Schüler können über das Self-Service-Portal zurückgesetzt werden. „Alleine dafür haben wir im Durchschnitt ein bis zwei Stunden pro Tag benötigt“, sagt Ralf Dorn. „Dieser Aufwand fällt heute komplett weg.“

Die Vorteile

Der IT-Leiter schätzt, dass die AGS Basel durch die Ivanti-Lösung 15 bis 20 Prozent Arbeitsaufwand einspart: „Das ist ein wachsender Prozess – letztendlich erwarten wir Kosteneinsparungen von über 25 Prozent.“ Die IT-Organisation hat Zeit für strategische Aufgaben gewonnen und kann durch die Automatisierung von Tasks schneller auf neue Anforderungen reagieren und zum Beispiel neue Anwendungen in kürzester Zeit an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stellen. Zudem steigt durch die Ivanti-Lösung die Benutzerzufriedenheit „Unsere Anwender schätzen die gewonnene Flexibilität“, sagt Ralf Dorn. „Sie können heute an jedem beliebigen Endgerät ihre persönliche Arbeitsumgebung aufrufen. Die neuen Self-Services erhöhen zudem den Benutzerkomfort erheblich.“

Die nächsten Schritte

Derzeit arbeitet die IT-Organisation daran, einen Self-Service für Prüfungsumgebungen zu erstellen. In diesem Prozess werden definierte Parameter, Schnittstellen und Programme für die Prüfung gesetzt. Damit bei einer Prüfung der Datenaustausch der Schüler unterbunden wird. „Ivanti erschließt uns mit seiner Software nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für die Automatisierung von Abläufen“, sagt Ralf Dorn. „Gemeinsam mit unseren Partnern wollen wir in Zukunft Schritt für Schritt weiter Anwendungsszenarien umsetzen.“

Ergebnisse mit Ivanti

  • Vereinfachte Administration: Personalisierte Arbeitsumgebungen für Schüler, Lehrer und Verwaltungsmitarbeiter lassen sich heute wesentlich einfacher verwalten.
  • Schnellere Reaktionen: Neue Anwendungen und Betriebssystem-Updates können heute schneller denn je für alle Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden.
  • Hohe Sicherheit: Ivanti-Technologien erleichtern den Schutz der Desktops vor Manipulationen und Schadsoftware und sorgen für stabile, sichere Arbeitsbedingungen.
  • Verbesserter Benutzerkomfort: Anwender haben von jedem Endgerät aus Zugriff auf ihre individuelle Arbeitsumgebung mit allen persönlichen Einstellungen.
  • Entlastung der IT-Abteilung: User Self-Service und die Automatisierung von Workflows befreien die Administratoren von manuellen Routineaufgaben.

Die Allgemeine Gewerbeschule Basel profitiert heute von höherer IT-Effizienz:

  • Früher war die IT-Abteilung jeden Tag bis zu zwei Stunden mit dem Zurücksetzen vergessener Passwörter beschäftigt – heute können die Anwender dies selbst erledigen.
  • Rund 1.000 neue Anwender müssen zum Schuljahreswechsel neu angelegt werden, ebenso viele Benutzer verlassen die Schule. Ivanti-Technologien vereinfachen das On- und Off-Boarding erheblich.
  • Das zentrale Workspace-Management, die Automatisierung von Workflows und der User-Self-Service reduzieren den Arbeitsaufwand für die IT um 15 bis 20 Prozent.
  • Mittelfristig rechnet die IT-Abteilung mit Kosteneinsparungen von über 25 Prozent.