Pourquoi est-il essentiel de mettre en place une technologie de gestion des connaissances RH ? Parce que le département RH (Ressources humaines) est le gardien de certaines des informations les plus vitales de l'entreprise (données d'assurance, informations de prestations sociales, stratégies d'entreprise, onboarding, etc.)... des informations auxquelles les collaborateurs ont souvent besoin d'accéder.

Sans une bonne solution de gestion des connaissances RH, la diffusion de ces informations et la réponse aux questions peuvent prendre beaucoup trop de temps à l'équipe RH. Et certaines tâches plus critiques sont repoussées.

Le provisionnement d'une solution de gestion des connaissances RH est un excellent moyen pour les équipes RH de récupérer ce temps précieux, parce que la solution simplifie et facilite la recherche (par les collaborateurs eux-mêmes) des informations et réponses qu'ils veulent. Si vous implémentez et utilisez sagement la bonne solution de gestion des connaissances RH, vos RH se demanderont comment elles ont pu s'en passer jusque là.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances RH ?

La gestion des connaissances RH consiste à centraliser l'ensemble des documents, stratégies, informations et connaissances RH, et à rendre ces informations vitales faciles d'accès et de mise à jour pour tous les acteurs de l'entreprise, de partout.

Le secret de ce référentiel centralisé, c'est qu'il permet aux collaborateurs (tous départements, situations géographiques et rôles confondus) d'accéder rapidement aux informations RH dont ils ont besoin, via un portail en self-service disponible 24 hr/24 et 7 jr/7. Cela réduit la frustration des collaborateurs, les risques d'avoir des informations obsolètes ou erronées, et la charge de travail du personnel RH, qui n'a plus besoin de répondre encore et encore (et encore !) aux mêmes questions.

Pourquoi la gestion des connaissances RH est-elle importante ?

Bien que la décentralisation des informations puisse sembler relativement peu nocive, si elle s'étend à toute l'entreprise, elle peut avoir un impact majeur. Une étude sur les connaissances et la productivité sur le lieu de travail a montré que 60 % des collaborateurs passent au moins cinq heures par semaine à attendre des informations de la part d'autres personnes.

Comme les RH constituent une source majeure d'informations vitales pour les collaborateurs dans toute l'entreprise, la gestion des connaissances RH est une méthode facile pour réduire ce goulet d'étranglement.

Dans le monde de l'entreprise actuel, la gestion des Ressources humaines implique souvent de trouver la bonne réponse aux questions importantes le plus vite possible. Les solutions de gestion des connaissances RH représentent une réponse simple, efficace et rationalisée à ce défi de plus en plus pressant.

Documents connexes: Découvrez Ivanti Neurons for HR

8 exemples clés de gestion des connaissances RH

Des informations à jour, faciles d'accès et que les collaborateurs peuvent trouver par eux-mêmes, peuvent s'avérer un avantage suffisant pour que certaines entreprises choisissent d'adopter la gestion des connaissances RH. Mais les entreprises intelligentes obtiennent des avantages supplémentaires, à la fois matériels et logiciels, avec une solution bien implémentée.

1. Mise en place d'un contrôle d'accès basé sur les rôles et de permissions personnalisables

L'un des principaux avantages de la gestion des connaissances RH est que cela permet aux collaborateurs de trouver et de consulter les informations dont ils ont besoin sans faire appel aux RH. Mais, si vous rendez toutes les informations accessibles pour tout le monde, vos collaborateurs risquent d'être submergés. Ou bien, d'accéder à des informations qui ne leur sont pas destinées. Comment résoudre ce problème ? En implémentant la bonne combinaison de permissions et d'options de contrôle d'accès basé sur les rôles.

C'est important d'un point de vue pratique pour l'entreprise : il ne faut pas autoriser tous les collaborateurs à voir tous les documents, stratégies, et accords RH disponibles dans l'entreprise. Cela rend aussi le portail de gestion des connaissances RH plus facile à utiliser pour les collaborateurs, car ils accèdent rapidement aux informations précises dont ils ont besoin.

Les permissions personnalisées sont particulièrement importantes dans les entreprises très étendues géographiquement. Il peut être nécessaire de traduire certaines informations en fonction des lois et réglementations de l'État ou du pays. Dans ce cas, vous voudrez vous assurer que les collaborateurs de chaque site accèdent rapidement, facilement et sans hésitation aux bonnes informations. S'ils accèdent (ou pire, si on leur envoie) au mauvais document, cela peut avoir un impact vraiment négatif sur l'entreprise.

La possibilité de mettre en place un contrôle d'accès basé sur les rôles et des permissions personnalisées réduit les risques qu'un collaborateur reçoive les mauvaises informations. En automatisant le processus, vous épargnez aussi aux collaborateurs RH la corvée de suivre sans cesse les documents. Et vous, vous économisez le coût de main-d'œuvre que ce suivi représente.

2. Amélioration de l'onboarding des nouveaux collaborateurs

L'onboarding des collaborateurs est ce qui fait de l'arrivée d'une nouvelle personne une bonne ou une mauvaise expérience. Les packs d'onboarding sont utiles, mais il est facile de les égarer et leur mise à jour est lourde pour les RH. Et finalement, l'inefficacité de l'onboarding peut coûter plus de 250 000 dollars par an pour une entreprise de 1 000 personnes. Plus l'entreprise grandit, plus ce coût augmente.

En basculant l'onboarding des collaborateurs vers une plateforme de gestion des connaissances RH, vous permettez à l'équipe RH d'ajouter facilement des informations, et de mettre à jour les données et documents existants selon les besoins. Cela offre également aux collaborateurs un moyen simple d'accéder aux informations dont ils sont besoin, à tout moment... même des mois après leur prise de poste, date à laquelle le pack d'onboarding traditionnel a sans doute été perdu.

En outre, comme les nouveaux collaborateurs accèdent aux informations d'onboarding via le même portail que celui qui va leur servir à l'avenir à récupérer des connaissances d'entreprise et RH, ils se familiarisent à cet outil en self-service vital.

Et, par rebond, cela satisfait leur envie croissante d'outils RH faits maison : une enquête Paychex a montré que 73 % des collaborateurs américains voulaient des options RH en self-service... et ce, avant même la pandémie et l'explosion de l'Everywhere Work.

En simplifiant l'aspect RH de l'onboarding de nouveaux collaborateurs, les entreprises améliorent l'expérience des collaborateurs, accélèrent l'onboarding et minimisent les coûts liés au manque d'efficacité lors de l'onboarding.

3. Réduction du temps nécessaire pour recréer des connaissances existantes

Votre temps est précieux. Pourquoi le perdre à répondre encore et encore aux mêmes questions, ou à déterrer un document que vous avez déjà créé ? Sans référentiel centralisé accessible pour les collaborateurs, c'est exactement ce qui se produit pour la plupart des équipes RH.

Pire encore, un collaborateur RH peut recréer un document qui existe déjà mais dont il ne connaît pas l'existence ou qu'il ne trouve pas. Si cela (créer inutilement des documents, des stratégies, etc.) se produit une seule fois, ce n'est pas bien grave, mais si cela se répète, vous gaspillez de précieuses ressources RH.

Une solution de gestion des connaissances RH bien organisée permet aux équipes (même géographiquement dispersées) de savoir facilement précisément ce qui existe et ce qu'il faut vraiment créer. Même si un nouveau document (ou une nouvelle stratégie) doit effectivement être créé, les équipes économisent leurs efforts et leur temps, car elles peuvent travailler à partir d'un document existant au lieu de créer quelque chose de toutes pièces. Souvent, les connaissances et la structure existent déjà ; il suffit d'ajuster ou de mettre à jour certains aspects.

4. Obtention plus rapide des informations nécessaires (et avec moins de stress)

En entreprise, on trouve difficilement plus frustrant que de poser une question et de devoir attendre la réponse. Le plus souvent, il faut poser la question, attendre, envoyer un rappel, attendre encore, et ainsi de suite. Sachant qu'une seule équipe RH dessert toute l'entreprise, les questions les plus simples se perdent facilement dans le train-train quotidien, et le collaborateur n'a plus qu'à attendre.

Un système de gestion des connaissances RH vous débarrasse presque entièrement de cette gêne. Avec une bonne organisation de plateforme et un bon contrôle d'accès basé sur les rôles, tous les collaborateurs obtiennent les informations qu'ils cherchent, plus rapidement et plus facilement, sans avoir à attendre l'intervention des RH. Pour les équipes des Ressources humaines, cela signifie moins de temps passé à répondre aux questions et à rechercher les bons documents.

Les équipes RH dispersées obtiennent aussi plus facilement les informations dont elles ont besoin si vous avez mis en place une solution de gestion des connaissances. Vous avez besoin de créer une stratégie propre à un bureau ? Vous voyez rapidement ce que les autres sites ont réalisé, ou pouvez consulter une stratégie d'entreprise pour vous assurer que vous vous alignez bien sur l'entreprise dans son ensemble... sans avoir besoin d'envoyer une douzaine d'e-mails pour collecter toutes les informations nécessaires.

5. Moins d'erreurs

Une documentation claire et cohérente, accessible en un lieu centralisé, limite les risques de confondre les messages ou de mal communiquer les informations. Il est essentiel que tous les collaborateurs travaillent bien avec les informations, stratégies et documents les plus à jour.

Il peut être difficile d'y parvenir quand les documents à jour résident chez des personnes qui n'ont aucun moyen rapide et fiable de partager ces informations dans toute l'entreprise. Sans une plateforme bien maintenue de gestion des connaissances RH, vous aurez probablement des difficultés (surtout si vous vous fiez à quelque chose d'aussi volatile que les e-mails pour distribuer les mises à jour).

L'accès à jour devient encore plus critique et plus compliqué quand il s'agit de documents vivants, régulièrement mis à jour. Toutes les informations RH n'existent pas sous forme d'une stratégie officielle révisée seulement une fois par an. Il peut s'agir d'un document d'ordre général qui répond aux questions courantes ou souligne les pratiques de l'entreprise. Ces documents sont généralement « vivants » : ils grossissent chaque fois qu'un collaborateur pose une nouvelle question ou fait une nouvelle erreur.

Si ces informations sont documentées, largement partagées et facilement accessibles, non seulement vous gagnez du temps, mais cela évite aussi de répéter les mêmes problèmes ou erreurs dans tous les départements ou sur tous les sites.

6. Prise plus rapide de décisions pertinentes

Les solutions de gestion des connaissances RH ne sont pas de simples bibliothèques. Si vous exploitez leur plein potentiel, elles vous fournissent de précieuses informations décisionnelles concernant l'état de santé et les risques potentiels de l'entreprise. Avec une bonne visibilité de la date de dernière mise à jour des actifs, les équipes RH connaissent les documents ou stratégies qu'il faut réviser pour la mise à jour.

Et la consultation d'autres mesures, comme la liste des départements qui ont accédé le plus (ou le moins) souvent au système de gestion des connaissances et la liste des fichiers les plus souvent ouverts, montre aux équipes RH les points sur lesquels une formation ou une clarification supplémentaire est nécessaire. La mise en place d'un système de gestion des connaissances qui permet aux collaborateurs de poser des questions ou d'obtenir une clarification dans le même portail rationalise encore davantage le processus d'informations RH, et offre aux équipes des détails sur les informations manquantes ou prêtant à confusion.

L'accès facile aux informations basées sur les données permet aux équipes RH de planifier plus précisément la future documentation et les futures mises à jour, d'une façon réellement bénéfique à l'entreprise. Cela aide aussi les équipes à traiter proactivement les points problématiques éventuels, au lieu de seulement réagir à la dernière minute à un problème qui s'est déjà produit.

7. Standardisation des processus

Les plateformes de gestion des connaissances RH peuvent servir de source unique de vérité. Comme les mêmes informations sont facilement disponibles pour tout le monde, il y a moins de risques d'erreur, moins de problèmes de communication, et l'on obtient plus rapidement des réponses et des informations. Cela standardise également le processus de collecte des informations. Les collaborateurs peuvent ainsi avancer rapidement et dans le respect des attentes de l'entreprise.

Sans processus standard permettant de récupérer les réponses RH depuis un centre de connaissances unique, les entreprises courent le risque de voir chaque collaborateur obtenir une réponse différente à la même question. Imaginez le chaos que cela peut créer, surtout s'il s'agit d'un sujet sensible.

Quand les entreprises décident que les collaborateurs doivent accéder au système de gestion des connaissances RH pour trouver la réponse à leurs questions avant de s'adresser aux RH, la procédure devient partie intégrante de la culture d'entreprise, et cela facile un peu le travail des RH.

8. Amélioration de la qualité de service pour les collaborateurs

Nous vivons à l'ère du « à la demande, avec une réponse immédiate ». Affirmer « il existe une appli pour faire ça » est devenu une plaisanterie quotidienne, mais c'est parce qu'il s'agit aussi d'une vérité : les gens s'attendent à pouvoir accéder à toutes les informations qu'ils veulent à tout moment, sans attendre. Cela s'applique à leurs questions au travail, surtout sur des sujets comme les prestations sociales, l'assurance, les dates de vacances, les congés d'entreprise, les plans d'épargne, etc.

Une gestion centralisée des connaissances RH correspond à la manière dont les gens ont l'habitude d'accéder aux informations. En permettant aux collaborateurs d'obtenir rapidement et facilement des réponses par eux-mêmes, sans attendre un e-mail, vous créez une meilleure expérience globale. Non seulement cela améliore le moral des collaborateurs, mais cela peut aussi booster leur productivité, car ils trouvent rapidement leur réponse et vont de l'avant, au lieu de s'appesantir sur leurs questions, parfois pendant des jours.

Ivanti Neurons for HR: Extending Service Management to Human Resources

Cela ne suffit pas pour savoir si la gestion des connaissances RH est importante

L'évolution constante des consignes et des stratégies, associée à la grande variété des demandes et attentes des collaborateurs, complique la mise en place d'un patchwork de travail hybride, à distance et au bureau... et cela signifie un casse-tête logistique sans fin et des problèmes de sécurité.

Heureusement, les outils automatisés et intuitifs vous aident à lisser et à optimiser les processus, et les solutions en self-service permettent d'améliorer l'expérience des collaborateurs, tandis que les technologies innovantes apportent davantage de contexte et d'informations décisionnelles concernant les performances et le débit de l'équipe.

La gestion des connaissances RH peut servir de moteur au portail collaborateur en self-service, soutenant des opérations RH intelligentes grâce à une source d'informations toujours à jour, où il est possible de filtrer les demandes des collaborateurs pour personnaliser la récupération des données (par état du collaborateur, par situation géographique, par emplacement et par rôle) afin que chacun reçoive uniquement les informations qui lui sont destinées. Cela permet de maintenir les collaborateurs sur la bonne voie, tout en disant adieu à la résolution de problèmes redondants.

Trouver la bonne solution de gestion des connaissances RH

Les plateformes de gestion des connaissances RH à succès sont des solutions hautement sophistiquées qui fournissent la plupart (voire la totalité) des fonctions dont une équipe RH a besoin, prêtes à l'emploi. Elles peuvent aussi comporter des plug-ins, des personnalisations et des API pour répondre plus précisément aux besoins des RH.

Au lieu de perdre des ressources et un temps précieux à construire un portail de base en interne, collaborez avec un fournisseur de services qui a fait ses preuves, qui sait déjà comment une plateforme gestion des connaissances RH performante doit fonctionner.