Ivanti 博客: 作者

疫情突显软件合规管理问题，企业软件审计如何规避合规风险

Sat, 09 May 2020 06:56:11 Z

自2019年底新型冠状病毒肺炎突至，持续至今已经三个月有余，疫情已经蔓延至上百个国家和地区。全球各国都采取了强有力的遏制措施，以减缓并扭转疫情蔓延。但是随着新冠疫情进入常态化，“一动不如一静”的生活方式对全球经济也造成了一定的影响。为了防止经济进一步下滑，全球各国开始积极推动企业复工复产。

疫情之下复工复产：企业面临合规风险

面对复工复产，企业都很小心谨慎，严格遵照国家疫情规范进行生产活动，避免近距离交流和接触，利用各种通讯会议软件系统进行远程办公，将相关业务流程、产品测试等工作转移到线上完成。疫情影响之下，用户对远程办公有了更新的认知度，对于线上办公软件有了更高的认可度。

然而，为了尽快促进企业效益的提升，企业优先把大部分财力和精力投入到直接产生价值的生产环节，之后才会是在企业IT系统和办公软件的购买上，这就造成了员工所使用的办公系统、专业软件过期未续买，产生合规问题；同时软件制造商，因为疫情致使用户购买欲望下降，市场萎缩，所以不得不加大对客户使用其软件的合规遵从性审计工作，开始在IT界自行以软件合规审计方式监管用户使用，来确保企业可以为所使用的IT技术、软件买更多订单，防止客户少买多用或者盗用之类的情况，致使企业频繁接到来自软件制造商的合规审核，甚至造成经济损失。

在Ivanti全球服务的客户中，疫情期间关于企业软件合规审计问题的处理事件达到高峰，原来关于软件许可、合规的问题，十个客户中只有两家可能会涉及，现在十家中竟有八九家客户向Ivanti咨询这类问题。越来越多的企业反馈他们正面临着软件厂商的合规审计，更有部分客户已经收到来自软件厂商的通知函或律师函，尤其是使用Adobe和AutoDesk旗下的一系列大型专业软件的企业，如果按照欧美的上市公司的标准进行审计，几乎所有公司都可能有不同程度的违规情况。这给IT管理造成了巨大的挑战。

避免被合规审计打中，企业IT需要洞察力

软件合规审计并不是新问题，但在疫情期间尤为突显，不得不引起企业的高度重视。因此，在接到供应商合规审计通知前，制定相关的合规审计的应对工作尤为重要，提前发现软件问题、收集相关数据，甚至主动与供应商进行协定，有助于企业消除合规问题，顺利通过审计。

首先，企业IT管理需要一种洞察力，来透视各个供应商手里的这把审计的“枪”，比如明确其瞄准的是AutoCAD 2019版还是2013版，是Adobe Photoshop的某个版本，还是其它的软件。当企业具有了软件洞察能力之后，就可以提前避开软件合规的大坑，避开针对你的这把“枪”。

解决了IT洞察力问题，就能解决软件合规问题。企业需要一种能够将所有办公系统和软件进行可视化管理的工具，包括对员工所安装的软件信息、软件列表、软件清单透明可见。通过这样的软件洞察力，企业就可以对整个公司所使用的软件数量、软件厂商、软件使用者、软件使用次数了如指掌，当软件许可证缺少时，就能够及时补上，给企业穿上防弹衣，可以主动躲开攻击你的方向，不被软件厂商合规审计的枪打中。

同时，企业还可以借助成熟的大数据、人工智能技术，利用数据分析明确哪些软件收费，哪类软件免费。Ivanti认为，企业可以通过汇总海量软件的收费信息，包括驱动程序类型、注册信息、使用痕迹等，使用数据分析技术自动识别软件收费与否，然后针对性地对软件进行操作，避免人工操作的遗漏或失误。当然，企业再引入一些软件管理的辅助功能，如批量导入员工软件使用权限信息表，自动管理软件安装权限；再如，设备维修保护管理功能，确保企业设备良好运行，这样能够更好地避免合规问题出现。

在此基础之上，当企业接到审核通知信后，就可以制定出软件审核计划，明确审核步骤，这将会减少审核对企业财政和生产力的影响。在Ivanti看来，企业软件审计可以遵循以下十个步骤：

收到审核通知信后，立即确认需要注意的个人或部门，如ITAS/SAM经理、法律团队和CIO。
法律团队需要及时参与进来，并参与到每一步与软件供应商的交流与协商过程中。
与所有适用方或部门进行强制性会议，以建立在审核过程中对个人责任的明确认识。
与软件供应商协定新的保密协议，强调审核所需的信息将共享于双方之间。
协定审核条款和条件，明确写出供应商的哪些产品或应用将包括在审核中。
根据条件和条款收集所有相关数据，确保充分利用企业所有指定的个人。
在特定的时间内将数据提供给审核人员，不多也不少，避免自己陷入不利局面。
与供应商协定审核结果，如调整成本、费用或罚款、或新合同条款，以降低成本。
记录审核结果，包括步骤是否奏效、审核费用、节省的成本、所使用的战术。
根据所记录下的结果调整软件审核计划，为下次审核做好准备。

企业IT管理水平仍待提升

Gartner的一项资产管理报告也表明，由于企业对IT资产管理不完善，经常实施临时策略和流程来管理IT资产的整个生命周期，缺乏全局性的IT资产管理生命周期流程管理的机制，不仅增加了企业IT管理成本，还带来了软件合规和影子IT的风险。

与此同时，Ivanti的IT资产管理和IT服务管理的调查还显示，1600多名IT人员中超过一半的受访者每周还花费许多时间为已过保修期的资产提供支持；三分之一的受访者觉得他们每周花在库存/资产协调上的时间太多了；63% 的 IT 人员希望能将 ITSM 和 ITAM 整合起来以便更好地了解其 IT 资产。

由此或见，IT管理水平与企业能否顺利通过软件厂商审计有着直接关系，企业需要具备完整的软件管理体系，包括对软件安装使用的监测、软件许可证分配与回收的处理、软件安装权限的管控，以及软件资产状况的展现。

Ivanti在IT服务管理领域深耕多年，对IT资产管理有着独到的见解和深刻的洞察。2019年Gartner软件资产管理工具魔力四象限，Ivanti成功跻身于利基者象限。Gartner认为，Ivanti的“统一的IT”方法，包括用于UEM、ITSM和安全性的产品，十分契合软件资产管理工具客户的需求。

欲了解更多详情，欢迎点击下载Ivanti软件审计十步计划。

乐享自助服务

Mon, 27 Apr 2020 03:47:11 Z

在现代 IT 服务管理 (ITSM) 中，越来越多的用户选择采用自助的方式来获取所需服务。实现这一目标的途径有很多，但在这篇博客中，我们会主要聚焦在自助服务上，毕竟每个 IT 部门都会用到它。

自助服务让事件管理变得更便利，用户可以自主地创建、跟踪和关闭事件——无需服务台的直接介入。就在几年前，大家对自助服务都还持观望态度。如今，它却成了 IT 和用户的宠儿。

移动设备现已成为企业重要的业务平台，它进一步拓宽了业务开展的范围。员工的日常工作不会再限制在办公室内，而工作状态的不断变化也更是对 IT 服务的灵活性与便利性提出了挑战。

自助服务为 ITSM 带来了巨大的变革，其深远的影响力更是遍及整个 IT 部门。

自助服务的独特之处在于，它不仅能为用户创造极为友好的用户体验，同时还能为企业节省时间和金钱。这样的业务影响力是其他 IT 元素所少有的。

在此，我们列举了实施自助服务的三大要点。一旦运用得当，您的企业将无法抗拒其带来的“诱惑”。

1.便利的体验

优秀的自助服务体验首先就是要让用户觉得简单易用。

在众多失败的自助服务实施案例中，过于复杂的用户体验都是罪魁祸首。理想的情况是，用户可以快速通过验证，然后回答几个简单的问题，即可进行下一步的行动来解决当前问题。

在打造用户体验时应注意，用户体验对于目标用户群来说应该是自然而直观的。用户群可以是企业的员工，有时也包括特定的客户群。每一类用户都应该有为其量身定制的用户体验，让他们能在数分钟，有时甚至是几秒内完成常见任务。这种便利的使用体验能够大幅提升用户满意度，从而更多地发挥出自助服务的优势。便利体验能带来的好处超乎您的想象。便利能带来敏捷性，也能让业务变得更灵活，而这都只是刚刚开始。

成功的自助服务体验常常是友好易用的，这样的自助服务可以为 IT 和企业都带来真正的益处。谁不喜欢便利的体验呢？

2.快捷体验

自助服务的魅力之一便是能让我们更快地完成工作，它帮助我们提升工作效率，在日常工作中省下分分秒秒。省时是自助服务的首要考量——其中包括解决事件所需的总时间。请注意，便利与快捷有着天生的协同关系，这让我们可以量化自助服务流程的效率合理性，准确计算出用户登记问题所花的时间。

要记住，IT 必须争分夺秒。自助服务的作用在于让员工（有时也可以是客户）能够自主地报告问题或事件，因此，作为传统服务台呼叫模式的替代选项，自助服务正受到越来越多人的青睐。

快捷的自助服务体验能为不同业务链上的员工都省下宝贵的时间。工作完成得越快，机会也就越多，人们自然会爱上这样的速度。而企业因此也会变得更有活力。

3.一致体验

自助服务之所以颇具吸引力是由于其内在优势，因此只有在流程每次都奏效的情况下，其优势才能得以持续稳定地体现。自助服务要充分利用标准的事件管理工作流，以确保能对各类事件的处理都实施一致的、优化后的管理与执行，并要能根据具体情况满足更多更高的 IT 需求，包括 SOX（萨班斯-奥克斯利法案）、IT 治理，以及 IT 基础架构库 (ITIL) 等。

自助服务的推出时机应在业务流程与沟通流程得到清晰定义，且 ITSM 部门已准备好为自助服务渠道提供支持之后。等一切就绪，一致体验将与便利体验和快捷体验相互映衬，形成一股强大的合力。

作为自助服务的补充，服务目录也值得一提——自助服务专注于事件处理，而服务目录专注于服务请求。IT 部门可以从它俩的完美组合中充分受益，而且在不久的将来，它们也都能更多地用上自动化与 AI 技术。

自助服务在事件解决中的稳定性一致性正是服务台和 ITSM 团队所需的宝贵特性，也是这一模式能顺利推广和发展的前提条件。

自助服务是迈入 IT 新世界的捷径

从某种意义上来说，自助服务的核心特性就是 IT 未来的微观模型。自助服务是移动设备的最佳伴侣，它支持移动办公，赋予用户敏捷性，驱动全天候的运营，让用户能够独立而便利地开展工作。

自助服务能做到的还不止这些。随着越来越多的员工和客户使用自助服务来报告问题、检查问题状态，以及在问题得到解决后关闭问题，分析人员不必再接听数量繁多的呼叫，服务台的工作负担也得以减轻。无论是想为服务台减少呼叫量负担，还是想为用户在报告事件时提供更多便利与灵活性，又或是为了未来的发展省下成本，自助服务都是您最佳的选择。

在企业转型过程中，我们享受到了许多 IT 新模式带来的改变，同时也不要忘记自助服务能够为业务发展和文化塑造赋予的新动力。如果您的企业已部署了一些自助服务，您也可以在当前的模式中寻找可以优化改进的机会，积跬步则能至千里。而如果您的企业中还没有自助服务，现在就是开始实施的最佳时机，希望这篇博客中所列的那些关键要素能为您拨开迷雾。

请坚定信心，我的朋友。