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Gestion des biens - Gestion de l'arrivée (Onboarding)/du départ (Offboarding) d'utilisateurs dans l'entreprise : Les trois clés du processus d'accueil/départ des collaborateurs

Mon, 16 Mar 2020 15:41:39 Z

Récemment, un ami m'a parlé d'une expérience qu'il a eue lorsqu'il travaillait comme manager pour un éditeur de logiciels. Cela concernait un collaborateur dont il fallait clôturer le compte. Il m'a dit qu'après une réunion avec les RH et le collaborateur, il a rempli les documents nécessaires et les a renvoyés au département RH.

Six mois plus tard, il a reçu un e-mail de la comptabilité, avec un récapitulatif des dépenses de ce département. Il s'est rendu compte qu'ils comptaient encore le salaire du collaborateur qui était parti six mois plus tôt.

Il a signalé l'erreur à la comptabilité et leur a demandé de corriger le problème. Le département Finances a répondu en expliquant que le salaire indiqué était correct et que la somme avait été payée à la personne qui était partie. En outre, ils ont précisé que cette personne était toujours payée tous les quinze jours. Une enquête interne a été ouverte et l'on a constaté que, bien que le compte du collaborateur ait été clôturé et qu'il n'ait plus ni prestations ni accès aux données appartenant à l'entreprise, l'un des processus (un seul) n'avait pas été suivi. Il s'agissait du processus consistant à avertir le département Comptabilité qu'il fallait cesser de verser toutes les deux semaines le salaire de collaborateur, puisqu'il était parti.

Le départ des utilisateurs n'est pas uniquement de la responsabilité des RH, cela fait partie des opérations de gestion dont le département IT est responsable. Pour travailler, les collaborateurs ont généralement besoin de plusieurs outils, comme des ordinateurs portables, des téléphones, des comptes d'abonnement, des logiciels et un accès aux réseaux où sont stockées les données de l'entreprise. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, on s'attend à ce qu'il rende l'équipement fourni par le département IT.

Information Week a commenté une étude réalisée par Intel : « Aux États-Unis, les 329 entreprises interrogées ont perdu plus de 86 000 ordinateurs portables en seulement un an. Un nombre étonnant d'entre eux (13 %) ont été perdus sur le lieu de travail. Et le même pourcentage d'entreprises ne savait pas où ces ordinateurs portables étaient passés. »

Si elle utilise un système de gestion des biens IT (ITAM) fiable, l'entreprise connaît exactement les biens qu'un collaborateur possède.

Il est possible de créer des processus automatisés pour récupérer ces biens (matériels et logiciels), ainsi que l'accès aux données d'entreprise et comptes d'abonnement qui étaient attribués au collaborateur.

IMPORTANT : La qualité de votre processus de départ des collaborateurs (Offboarding) dépend de celle de votre processus d'accueil dans l'entreprise. (Onboarding)

La mise en place de processus qui mappent les utilisateurs sur les biens IT qui leur sont attribués ou réattribués est essentielle pour un processus efficace de départ des collaborateurs. Les biens IT placés entre les mains des utilisateurs sans avoir été mappés sur ces personnes augmentent le risque potentiel de perte de biens.

Voici les trois clés de la création d'un processus efficace de départ de l'entreprise :

Consolidation des processus
Automatisation des processus
Génération de la liste des périphériques

1. Consolidation des processus

Lorsque vous créez un processus de départ des collaborateurs, il est important d'essayer de consolider (regrouper) les processus pour toutes les opérations qu'il faut réaliser. L'exemple de cet ancien collaborateur qui recevait toujours son salaire sans que l'entreprise s'en rende compte a été possible seulement parce que l'opération d'arrêt du paiement des salaires n'était pas exécutée par le même processus que l'arrêt des prestations et des comptes réseau. La consolidation des processus aurait simplifié l'exécution de la clôture des comptes du collaborateur.

2. Automatisation des processus

Lorsque c'est possible, faites appel à l'automatisation pour vos processus. L'interdiction de l'accès aux réseaux et données de l'entreprise, aux badges d'accès aux bâtiments et aux comptes doit être automatisée pour garantir qu'aucune étape n'est oubliée. Toute faille dans le processus doit alerter les gestionnaires IT pour que le problème soit corrigé.

Intégrez les comptes et abonnements en ligne, et automatisez-les dans vos processus de départ des collaborateurs.

De nombreux collaborateurs se voient fournir des comptes pour des solutions de Cloud en ligne, comme Salesforce.com, ou un abonnement à un service comme MSDN. Une personne avec qui j'ai travaillé récemment m'a dit que son compte Salesforce était toujours actif. Le problème, c'est que ce compte avait été fourni par une entreprise dont il avait démissionné plus d'un an avant qu'il me raconte son histoire.

3. Génération de la liste des périphériques

La troisième clé, pour un processus efficace de départ de l'entreprise, c'est de générer dans ce processus une liste de périphériques qui énumère les biens à récupérer. Cette liste doit être générée et fournie par un gestionnaire de biens IT. Lorsque la personne rend les biens, le système doit afficher une interface de confirmation ou envoyer un e-mail pour déclencher le processus automatisé de mise à jour de la base de données de gestion des biens.

Lorsque l'utilisateur rend un ordinateur portable, la base de données de gestion doit être mise à jour pour au moins deux champs : Statut de cycle de vie et Propriétaire. Par exemple, l'état du cycle de vie doit passer de « Affecté » à « Disponible ».

Un processus similaire doit supprimer les licences logicielles mappées sur l'utilisateur et ses périphériques.

Lorsque le processus de départ de l'entreprise a réalisé toutes les tâches, le système doit générer un rapport détaillant les opérations réalisées.

Récapitulatif

L'accueil et le départ des collaborateurs sont des aspects essentiels de l'ITAM. Il est important de mettre en place des méthodes pour mapper les biens sur les utilisateurs lorsqu'ils les reçoivent. Tout aussi important : il faut un processus de départ de l'entreprise capable de récupérer les biens. Lorsque des biens sont réaffectés au sein de l'entreprise, il faut des processus automatisés pour que ces biens ne soient ni perdus ni placés au mauvais endroit. Les biens perdus ne sont pas suivis, ce qui signifie que le processus de départ de l'entreprise ne pourra pas capturer ni traiter ces biens. Pour faire simple, si vous ne connaissez pas les biens à récupérer, vous ne savez pas ce qu'il faut demander à l'utilisateur de rendre à l'entreprise, et vous risquez de perdre définitivement le bien.

ITSM et ITIL – Quelle est la différence entre les deux ?

Fri, 21 Feb 2020 21:36:17 Z

Pour les entreprises qui mettent en place ou étendent leurs offres de gestion des services IT (ITSM), il est important de comprendre les différences entre ITIL et ITSM. De plus, comme l'ITIL et l'ITSM évoluent constamment, il est essentiel de se tenir au courant des dernières technologies.

Il y a de nombreuses années, j'ai travaillé comme analyste de support IT. J'aidais les entreprises à utiliser un produit logiciel qui gérait leurs documents sur le réseau. Lorsque mes clients me demandaient de l'aide, j'utilisais un logiciel pour ouvrir un incident décrivant les éléments suivants :

Problème
Identité de l'appelant
Date et heure d'ouverture de l'incident

Le département IT où je travaillais répondait à tous les besoins IT de notre entreprise et de ses clients. Cela impliquait d'aider des clients en cas de problème IT, de créer des articles de base de connaissances, et de fournir des biens aux collaborateurs pour qu'ils puissent travailler.

Dans ces départements IT de support, l'on entend souvent les termes « ITIL » et « ITSM » lorsqu'il s'agit de gestion des biens IT.

On peut donc se poser la question...

Quelle est la différence entre l'ITIL et l'ITSM ?

Commençons par cela...

Qu'est-ce que l'ITIL ?

Dans les années 80, on a commencé à définir les meilleures pratiques de gestion des services IT (ITSM), car la plupart des entreprises migraient ou prévoyaient de migrer vers des technologies numériques. Le terme ITIL a été introduit plus tard pour désigner ces meilleures pratiques.

Définition de l'ITIL :

L'ITIL (IT Infrastructure Library - Bibliothèque d'infrastructures IT) désigne un ensemble de documents qui fournit une structure et définit des pratiques d'excellence pour la mise en place d'une solution d'ITSM (Gestion des services IT). Les entreprises qui assurent le support d'une infrastructure IT peuvent améliorer leur efficacité tout en limitant les coûts de gestion des services, si elles suivent les processus d'ITIL recommandés.

Outre les meilleures pratiques, l'ITIL définit les termes courants, comme « incident », « problème », « changement », « élément de configuration (CI) », « connaissances » et « base de données de gestion des configurations (CMDB) ». Tous ces termes sont utilisés par les agents de support IT.

Des formations ciblant les meilleures pratiques ITIL sont disponibles pour les personnes qui cherchent à mieux comprendre l'ITIL. En outre, une certification ITIL peut être précieuse dans un CV et les certifications disponibles couvrent différents sujets (voir ci-après).

Qu'est-ce que l'ITSM ?

L'ITSM (Gestion des services IT) est souvent confondu avec une solution logicielle. En fait, l'ITSM regroupe des processus, des personnes et des technologies. Les logiciels ne sont qu'une des composantes d'une solution d'ITSM.

Définition de l'ITSM :

La gestion des services IT (ITSM) est une approche stratégique permettant de concevoir, de distribuer, de gérer et d'améliorer la manière dont la technologie de l'information (IT) est utilisée au sein d'une entreprise. L'objectif de la gestion des services IT est de garantir la mise en place des personnes, technologies et processus appropriés pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs commerciaux.

Composants d'un logiciel d'ITSM

Les outils logiciels d'ITSM comprennent généralement plusieurs composants, notamment :

Base de données
Objets d'affaires (utilisateurs, groupes, rôles, etc.)
Moteur de processus

Les solutions logicielles qui prennent en charge l'ITSM sont généralement conçues pour s'aligner sur les recommandations des meilleures pratiques ITIL.

Certifications ITIL et ITSM

Des organismes comme Pink Elephant fournissent des services de certification ITIL pour les fournisseurs de logiciels d'ITSM.

Agile
Lean IT
ITIL® & ITSM
Etc.

Ivanti est le seul fournisseur qui montre un mouvement positif dans le classement Gartner Magic Quadrant pour les outils d'ITSM (Gestion des services IT), en montant jusqu'au quadrant Challengers. Consultez l'analyse Gartner concernant les fournisseurs du marché de l'ITSM (Gestion des services IT).

Récapitulatif

Les départements de support IT qui assurent uniquement la gestion des incidents sont souvent appelés centres de support (Help Desk) ou solution de gestion de tickets. Les départements de support IT qui appliquent la majorité des meilleures pratiques ITIL sont généralement appelés solutions de centre de support (Service Desk). Bien que certaines des recommandations ITIL ne s'appliquent pas à toutes les entreprises, les meilleures pratiques ITIL constituent un bon point de départ pour l'élaboration d'une solution de gestion des biens IT.

N'oubliez pas de vous abonner aux flux d'actualités (News Feeds) et forums parlant des technologies ITSM pour vous tenir au courant des dernières nouveautés et tendances technologiques en matière d'ITIL et d'ITSM.

ITAM et ITSM – Quelle différence ?

Fri, 21 Feb 2020 20:30:49 Z

La gestion des biens IT (ITAM) et la gestion des services IT (ITSM) sont essentielles pour les entreprises qui font appel à des outils IT pour soutenir leurs objectifs commerciaux. Ces deux technologies assurent le support IT opérationnel d'une entreprise. Cependant, leurs buts et objectifs sont assez différents. Examinons les différences et similarités de l'ITAM et de l'ITSM.

ITAM – Gestion des biens IT

L'expression « bien IT » désigne à la fois le matériel et les logiciels utilisés par une entreprise pour soutenir ses objectifs commerciaux. Lorsqu'une entreprise dispose de rapports exacts d'inventaire des biens IT, elle peut prendre des décisions d'achat IT plus réfléchies. Cependant, les biens IT sont souvent mis à jour, déplacés et actualisés, si bien qu'il est difficile de tenir à jour les informations des biens IT.

Si les rapports de biens IT sont inexacts, les entreprises s'exposent à des achats IT inutiles, à des audits logiciels et à des failles de sécurité. L'ITAM fournit des recommandations et des pratiques d'excellence pour la gestion des biens IT qui soutiennent les objectifs de l'entreprise.

Les meilleures pratiques d'ITAM conseillent de lier un bien IT avec les informations contractuelles et financières associées pour que l'entreprise puisse suivre les coûts globaux liés à ses biens IT.

De plus, l'ITAM fournit aux gestionnaires de biens IT des conseils pour la création de normes, de processus, de stratégies et de mesures en vue d'améliorer le contrôle, de garantir la conformité aux objectifs de l'entreprise, et de limiter les risques et les coûts.

Si vous mettez en œuvre les pratiques d'ITAM, les biens IT sont suivis de l'achat à la mise au rebut. On appelle souvent cela la gestion du cycle de vie des biens IT. Par exemple, un processus ITAM de mise au rebut du matériel peut garantir que, lorsque vous mettez d'anciens ordinateurs portables au rebut parce que vous renouvelez votre matériel, les licences logicielles associées sont correctement récupérées afin de pouvoir être redéployées.

Selon Gartner, « la gestion des biens IT (ITAM) permet une comptabilisation précise des coûts et des risques associés au cycle de vie des biens technologiques, afin d'optimiser la valeur commerciale de la stratégie technologique, de l'architecture, du financement, et des décisions concernant les contrats et les sous-traitants. »

Pour garantir une gestion efficace du cycle de vie des biens IT, les pratiques d'ITAM dans l'entreprise incluent des processus de demande, d'approbation, d'approvisionnement, de mise au rebut et de redéploiement des biens IT. Ces processus garantissent que les biens IT sont documentés lors de leur achat, et correctement suivis au fur et à mesure des déploiements et redéploiements.

La plupart des solutions d'ITSM (Gestion des services IT) offrent des fonctions prenant en charge les demandes et approbations IT. Il est donc important que les solutions d'ITAM choisies par une entreprise s'intègrent à la solution d'ITSM de cette entreprise.

Il est également important de savoir que la plupart des solutions d'ITAM complètes qu'offrent les fournisseurs de logiciels comprennent des processus qui couvrent plusieurs départements dans une entreprise. Par conséquent, la plupart des solutions de gestion des biens IT sont choisies et possédées par les cadres de l'entreprise, pas par les gestionnaires IT.

ITSM – Gestion des services IT

Les entreprises qui font appel à des biens IT pour soutenir leurs objectifs commerciaux ont également besoin de services IT pour garantir que ces biens fonctionnent correctement et remplissent le rôle pour lequel on les a achetés. L'ITSM (Gestion des services IT) ne concerne pas seulement les outils logiciels. Il s'agit de processus, de personnes et de technologies. Un logiciel d'ITSM est l'une des composantes d'une solution d'ITSM.

La gestion des services IT (ITSM) est une approche stratégique permettant de concevoir, de distribuer, de gérer et d'améliorer la manière dont la technologie de l'information (IT) est utilisée au sein d'une entreprise. L'objectif de la gestion des services IT est de garantir la mise en place des personnes, technologies et processus appropriés pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs commerciaux.

Les solutions logicielles d'ITSM comportent plusieurs éléments, notamment une base de données, des objets d'affaires (utilisateurs, groupes, rôles, etc.) et un moteur de processus. La plupart des solutions d'ITSM proposées par les fournisseurs actuels appliquent les meilleures pratiques ITIL.

ITIL

Avec l'adoption de plus en plus fréquente des solutions IT dans les années 80, il devenait nécessaire de créer des normes de gestion des services IT (ITSM). L'ITIL a deux objectifs : définir une terminologie commune et fixer les meilleures pratiques de gestion des services IT. Des termes comme « incident », « problème », « changement », « élément de configuration (CI) » et « base de données de gestion des configurations (CMDB) » proviennent tous des documents ITIL.

L'ITIL (IT Infrastructure Library - Bibliothèque d'infrastructures IT) désigne un ensemble de documents, créé pour fournir des conseils et une structure pour la mise en place d'une solution d'ITSM (Gestion des services IT). Les entreprises qui assurent le support d'une infrastructure IT peuvent améliorer leur efficacité tout en limitant les coûts de gestion des services, si elles suivent les processus d'ITIL recommandés.

Pour aider à la formation des collaborateurs des services IT (formation continue comprise), différentes certifications et formations ITIL sont disponibles. Les certifications ITIL se concentrent sur les pratiques et les procédures, pas sur un produit.

Ces solutions logicielles sont généralement conçues pour respecter la plupart des recommandations ITIL, voire toutes. Sachez qu'il existe des organismes, comme PINK, qui évaluent les solutions logicielles d'ITSM pour certifier leurs fonctions ITIL. Veillez à choisir des outils d'ITSM certifiés si vous prévoyez d'appliquer les meilleures pratiques ITIL.

Base de données de gestion des configurations (CMDB) et ITAM

Les solutions d'ITSM complètes offrent des fonctions de gestion des configurations, avec une base de données de gestion des configurations (CMDB), pour prendre en charge et gérer les biens IT qui fournissent des services à l'entreprise. Les deux disciplines (ITAM et ITIL) fournissent des conseils pour la gestion des biens IT, ce qui peut créer une certaine confusion jusqu'à ce que l'on examine les objectifs de chaque pratique.

Les objectifs de l'ITAM ciblent la gestion du coût global d'un bien IT, ce qui inclut le coût de possession, avec les informations de cycle de vie, de garantie et d'actualisation des biens. L'ITAM cible les biens IT d'une entreprise du point de vue financier.
Les objectifs de la gestion des configurations considèrent les biens IT du point de vue du fonctionnement et du support. La disponibilité et la stabilité des biens ont un impact sur les opérations quotidiennes d'une entreprise. Il faut donc documenter les biens avec leur configuration et leurs offres de service.

Peut-on utiliser une CMDB pour l'ITAM ?

Pour répondre à cette question, voyons comment une compagnie aérienne gère ses vols. Elle gère les vols à l'aide d'une base de données contenant des numéros de vol qui décrivent un service. Une base de données de biens distincte stocke les informations d'inventaire, comme la liste des avions physiques, ainsi que les informations de maintenance pertinentes. En cas de problème sur un avion, la compagnie aérienne remplace parfois cet avion par un autre. Comme les services et les équipements sont gérés dans des bases de données différentes, la compagnie aérienne peut changer d'avion sans changer de numéro de vol.

Il n'est pas pratique d'utiliser une CMDB à la fois pour l'ITAM et la gestion des configurations, tout comme il n'est pas pratique que la compagnie aérienne gère ses services de vol dans la même base de données que l'inventaire des avions.

La plupart des biens IT sont renouvelés (actualisés) tous les 3 ou 4 ans, alors que les configurations IT et les biens sous-jacents sont maintenus et mis à jour, pas remplacés. Par conséquent, vous devez utiliser une CMDB pour la gestion et la maintenance du cycle de vie d'un service, tout en extrayant le ou les biens sous-jacents d'une base de données de gestion des biens IT (ITAM).

Récapitulatif

La gestion des biens IT (ITAM) et la gestion des services IT (ITSM) sont essentielles pour les entreprises qui utilisent des biens IT pour soutenir leurs objectifs commerciaux. Si vous cherchez à construire, étendre ou changer votre solution de gestion des biens IT ou votre solution de gestion des services IT, pensez à examiner les capacités d'intégration de ces deux solutions. Avec les bons outils, les processus IT qui prennent en charge les biens IT peuvent être automatisés. Cela améliore l'efficacité et le contrôle, tout en limitant les coûts et les erreurs dues à l'exécution de tâches manuelles par un analyste.

Meilleures pratiques pour la découverte et la gestion de l'inventaire des actifs IT

Thu, 05 Sep 2019 20:10:50 Z

Il y a plusieurs années, j'ai travaillé dans un restaurant d’une petite ville côtière. L'une de mes tâches consistait à aider le propriétaire du restaurant à faire un inventaire complet à la fin de chaque mois. Je me souviens lui avoir demandé pourquoi l'inventaire était si important. Il m'a répondu : « C'est simple : si je sais ce que j'ai, je sais ce que je n'ai pas. Et si je sais ce que je n'ai pas, j'achète seulement ce dont j'ai besoin. »

Faire l'inventaire de ce que l’on possède avant de dépenser son argent est effectivement un concept très simple. Cependant, dans de nombreuses entreprises, les solutions Cloud, les actifs IoT, les environnements virtuels et les technologies émergentes représentent pour le département IT de nouveaux défis en matière d’identification et de gestion de l'inventaire.

L’identification des actifs IT est un processus défini destiné à identifier et documenter les actifs IT présents sur le réseau. Les processus d’identification nécessitent des outils logiciels spécifiques capables d'analyser un réseau et d'identifier les périphériques qui y sont connectés. Souvent, l'entreprise utilise plusieurs outils pour répondre aux exigences d’identifications de l'ITAM (Gestion des actifs IT).

Les solutions de gestion de l'inventaire incluent des outils logiciels et une base de données qui documentent les actifs IT trouvés par les outils d’identification, les lecteurs de code-barres, le téléchargement manuel vers le serveur, la saisie manuelle, ou les connecteurs B2B. Les meilleures pratiques d'ITAM suggèrent que les bases de données de gestion de l'inventaire doivent lier les actifs IT à des informations pertinentes, notamment le contrat ou les informations financières associés.

Lorsque les processus d’identification des actifs IT et de gestion de l'inventaire ne sont pas exécutés correctement, les données d'actifs ne sont pas fiables. Par conséquent, il est essentiel de metre en place les bons outils et processus pour garantir que tous les actifs sont identifiés et correctement suivis par les outils de gestion de l'inventaire.

Les meilleures pratiques d’identification des actifs IT

Lister les actifs IT qui seront à identifier

Réussir ce processus est primordial, partez donc sur des bases simples et solides. Commencez par les ordinateurs portables et de bureau, et les logiciels. Laissez la solution ITAM mûrir au fil du temps. Veillez à collaborer avec toutes les parties concernées dans l'ensemble de l'entreprise afin d'établir une stratégie pour l’identification des actifs IT sur le réseau.

Dans un rapport intitulé « Comment la redéfinition de l'ITAM va permetre la transformation des entreprises pour l'ère du numérique », Gartner émet la recommandation suivante : « Avec l'évolution des règles ITAM, les gestionnaires d'actifs IT doivent travailler proactivement au sein du processus de planification de la stratégie IT pour identifier les actifs à acquérir, à quoi ils serviront, leur durée de vie utile prévue, et comment ils vont être sécurisés, surveillés, et maintenus. Il est important d'identifier la valeur commerciale de l'actif, et de demander au responsable ITAM et aux différentes parties prenantes de la metre en correspondance avec les résultats de l'entreprise, pour une gouvernance correcte des actifs actuels et de ceux qui seront déployés à l'avenir. »

Choix des outils d’identification

Les logiciels d’identification réseau et les lecteurs de code-barres sont des outils qui aident les gestionnaires d'actifs IT à identifier et à suivre ces actifs. N'hésitez pas à utiliser plusieurs outils d’identification pour répondre à vos besoins en la matière. Certains outils sont mieux adaptés pour les logiciels de centres de données, tandis que d'autres conviennent mieux aux périphériques clients.

Exploitez les solutions déjà installées sur votre réseau, comme les outils de sécurité dotés de fonctions d’identification. Ne vous reposez pas sur l’utilisation d’un seul outil, qui aura forcément ses limites. Définissez vos besoins, puis choisissez les bons outils pour y répondre.

Définition d'un processus d’identification

Définissez et appliquez un processus d’identification pour garantir que tous les actifs IT sont correctement comptabilisés. Entrez les actifs dans une base de données de gestion de l'inventaire lors de leur achat, puis utilisez des outils logiciels avec lecteur de code-barres pour documenter les changements dans le cycle de vie de ces actifs. La gestion du cycle de vie permet aux administrateurs IT de connaître les actifs achetés, expédiés, reçus et affectés.

N'oubliez pas de définir un processus pour identifier ou documenter les actifs IT achetés hors des méthodes d'approvisionnement standards.

Normalisation des données

Normalisez les données d’identification pour garantir leur exactitude. On constate souvent des changements dans la manière dont les actifs matériels ou logiciels transmetent leurs données aux bases de données d'inventaire. Par exemple, une application Microsoft peut potentiellement indiquer « MS », « Microsoft » ou « Microsoft, Inc. » comme ID de fournisseur. Il est difficile de générer des rapports des actifs IT avec des conventions d'appellation incohérentes. Par conséquent, il est important de garantir la logique de l’ensemble en metant en place des processus de normalisation des actifs. Vous pouvez effectuer cete normalisation à l'aide de scripts de bases de données ou d'outils logiciels de normalisation.

Les meilleures pratiques de gestion de l'inventaire

Définir un cycle de vie des actifs IT

Élaborez un processus de gestion de l'inventaire qui documente l'état de cycle de vie de chaque actif IT. Les informations de cycle de vie des actifs indiquent aux administrateurs IT si l'actif est en cours d'utilisation, en stock, sorti pour vérification, disponible, ou en fin de vie.

Pour une meilleure gestion des actifs IT, il est recommandé de les documenter du moment de leur achat jusqu'à leur fin de vie. Si le système ajoute un état de cycle de vie à un actif, les administrateurs IT peuvent créer des rapports montrant les actifs qui ont été achetés, expédiés et reçus. Les gestionnaires d'actifs peuvent identifier les actifs IT disponibles pour les différents projets, et les nouveaux collaborateurs ou actifs pris en charge.

De plus, le suivi du cycle de vie des actifs IT offre aux administrateurs de ces actifs la possibilité de consulter la liste des actifs matériels à actualiser ou des licences logicielles à renouveler. Ils disposent ainsi d'informations vitales, nécessaires aux futurs achats IT.

Détermination des types d'actifs IT, « gérés » ou « non gérés »

Déterminez les risques associés aux actifs IT, puis répartissez-les dans les deux catégories suivantes : « gérés » ou « non gérés ».

Les actifs IT contenant des données propriétaires (comme les ordinateurs portables ou de bureau, les serveurs, et les périphériques mobiles) doivent faire partie de la catégorie « gérés ». Les actifs IT répondant à des besoins opérationnels mais ne contenant pas de données sensibles (hubs, écrans, imprimantes sans disque dur, etc.) doivent appartenir à la catégorie « non gérés ».

Les périphériques gérés doivent être équipés d'agents logiciels qui « prennent contact » avec la base de données d'inventaire à intervalles réguliers. Les gestionnaires d'actifs doivent configurer des alertes pour être avertis si un actif n'effectue aucune « prise de contact » au cours du délai imparti.

Lorsqu'ils sont en stock, les périphériques où figurent des données sensibles (comme un serveur recelant des données client) doivent être surveillés à l'aide de lecteurs de code-barres ou d'outils logiciels de type RFID, qui avertissent l'équipe sécurité si un périphérique est sorti de l'emplacement prédéfini.

Selon Gartner, l'un des prérequis essentiels d'une stratégie efficace de gestion des actifs doit être la capacité à déterminer si l'actif présente un risque de fuite ou de vol ». Un processus partiel de gestion des actifs d’un centre de données peut être capable de suivre un serveur stockant des informations clients tant qu'il est sur le réseau. Cependant, une fois placé dans un local de stockage, il existe un risque de perte ou de vol de cet actif. »

Définition d'une stratégie de cartographie des actifs

Ajoutez des données utiles à votre inventaire en metant en relation les actifs IT avec les informations pertinentes suivantes :

Propriétaires
Contrats
Centres de coûts ou départements
Projets
Bases de données de gestion des configurations (CMDB)
Emplacements
Définitions de conformité

Lorsque les actifs IT sont associés aux bonnes informations, les administrateurs d'actifs IT peuvent apporter une valeur ajoutée à leur entreprise en générant des rapports utiles, qui contiennent des détails sur les risques pour la sécurité et le coût opérationnel global des actifs IT. Il existe aujourd'hui de nombreux logiciels qui offrent aux gestionnaires d'actifs les outils nécessaires pour faire correspondre les actifs IT aux contrats, aux bons de commande, aux informations d'expédition, aux centres de coûts, etc.

Choisissez des outils logiciels qui vous permetent d'ajouter des informations utiles à vos actifs IT.

Automatisation des processus d'actif IT

L'automatisation de la gestion des actifs IT booste la productivité et limite les risques. Les erreurs humaines, inévitables, rendent les données inexactes. Pour débuter dans l'automatisation, il est judicieux de commencer par les processus incluant des opérations répétitives sans valeur ajoutée, généralement réalisées par un technicien humain. Essayez de remplacer le technicien humain par des outils d'automatisation capables d'effectuer ces tâches répétitives.

En résumé

Les solutions ITAM nécessitent des outils logiciels d’identification et d'inventaire pour documenter correctement les actifs IT. Définissez vos besoins en matière d’identification avant de choisir vos outils logiciels. Choisissez des outils de gestion de l'inventaire qui vous permetent d’associer les actifs IT à des informations pertinentes. Pour garantir le succès de vos solutions ITAM, commencez sur des bases simples, puis laissez votre solution évoluer. Suivez les actifs en définissant leur cycle de vie et n'oubliez pas d'essayer d'automatiser les tâches répétitives pour éviter l'erreur humaine.