Buenas prácticas para la detección de activos de TI y la gestión del inventario

Thu, 05 Sep 2019 20:10:50 Z

Hace muchos años, trabajé en un restaurante de un pequeño pueblo costero. Una de mis funciones era ayudar al propietario del restaurante a hacer inventario de todo al final de cada mes. Recuerdo que le pregunté por qué era tan importante el inventario. Me dijo: «Es sencillo. Cuando sé lo que tengo, sé lo que no tengo. Cuando sé lo que no tengo, solo compro lo que necesito».

Hacer inventario antes de gastar dinero es un concepto sencillo; sin embargo, las soluciones en la nube, los activos de IoT, los entornos virtuales y las tecnologías emergentes están planteando nuevos retos de detección y gestión del inventario para los departamentos de TI de muchas organizaciones.

La detección de activos de TI es un proceso definido para descubrir y documentar los activos de TI que se encuentran en la red. Los procesos de detección requieren herramientas de software de detección que analicen una red e identifiquen los dispositivos conectados. A menudo se utilizan varias herramientas de software de detección para cumplir los requisitos de detección de la gestión de activos de TI (ITAM).

Las soluciones de software de gestión del inventario incluyen una base de datos y herramientas de software que documentan los activos de TI encontrados mediante herramientas de detección, lectores de códigos de barras, cargas manuales, introducción manual de datos o conectores Business to Business. Las buenas prácticas de ITAM recomiendan que las bases de datos de gestión del inventario vinculen los activos de TI con información relevante, como información contractual o financiera asociada.

Cuando los procesos de detección de activos de TI y gestión del inventario no se ejecutan correctamente, los datos de los activos no serán fiables. Por lo tanto, es fundamental contar con las herramientas y los procesos adecuados para garantizar que todos los activos se detecten y se realice su seguimiento correctamente mediante herramientas de gestión del inventario.

Buenas prácticas de detección de activos de TI

Identifique los activos de TI que se van a detectar

Para lograr el éxito, conviene empezar de forma sencilla. Comience con portátiles, equipos de sobremesa y software. Permita que la solución de ITAM madure con el tiempo. Asegúrese de colaborar con las partes interesadas de toda la organización para definir una estrategia de detección de activos de TI en la red.

En un informe titulado Cómo redefinir la gestión de activos de TI permitirá la transformación empresarial para la era digital, Gartner recomienda lo siguiente: «A medida que cambian las políticas de ITAM, los gestores de activos de TI deben trabajar de forma proactiva dentro del proceso de planificación de la estrategia de TI para identificar qué se adquirirá, por qué se utilizará, cuál será su vida útil prevista y cómo se protegerá, supervisará y mantendrá. Identificar el valor empresarial del activo y conseguir que el responsable de ITAM y las partes interesadas lo asignen al resultado de negocio es importante para una gobernanza adecuada de los activos actuales y de aquellos que aún no se han desplegado».

Identifique las herramientas de detección

El software de detección de red y los lectores de códigos de barras son herramientas que ayudan a los gestores de activos de TI a descubrir y realizar el seguimiento de sus activos de TI. No dude en utilizar varias herramientas de detección para cumplir sus requisitos de detección de activos de TI. Algunas herramientas de detección son más eficaces para detectar software de centros de datos, mientras que otras lo son para detectar dispositivos endpoint.

Aproveche las soluciones de red ya instaladas en la red, como herramientas de seguridad con funciones de detección. No permita que las limitaciones de una única herramienta de detección determinen sus requisitos de detección. Defina sus requisitos y, a continuación, elija las herramientas adecuadas para cumplirlos.

Defina un proceso de detección

Defina y aplique un proceso de detección para garantizar que todos los activos de TI se contabilicen correctamente. Documente los activos en una base de datos de gestión del inventario cuando se adquieran y, a continuación, utilice lectores de códigos de barras o herramientas de software para documentar los cambios en el ciclo de vida del activo. Con la gestión del ciclo de vida, los administradores de TI podrán ver qué activos se han comprado, enviado, recibido y asignado.

Asegúrese de definir un proceso para detectar o documentar los activos de TI que se adquieren fuera de los procesos de aprovisionamiento habituales.

Normalice los datos

Normalice los datos detectados para garantizar su precisión. A menudo vemos activos de hardware o software que cambian la forma en que comunican la información de sus activos a las bases de datos de inventario. Por ejemplo, una aplicación de Microsoft podría comunicar su ID de proveedor como «MS», «Microsoft» o «Microsoft Inc.». Las convenciones de nomenclatura incoherentes dificultan la creación de informes de activos de TI; por lo tanto, es importante garantizar la coherencia mediante la implementación de procesos de normalización de activos. La normalización de activos puede realizarse mediante scripts de base de datos o herramientas de software de normalización.

Buenas prácticas de gestión del inventario

Defina un ciclo de vida de los activos de TI

Cree un proceso de gestión del inventario que documente el estado del ciclo de vida de cada activo de TI. La información del ciclo de vida de los activos mostrará a los administradores de TI si un activo está en uso, almacenado, cedido, disponible o retirado.

Las buenas prácticas de gestión de activos de TI recomiendan documentar los activos de TI desde el momento en que se compran hasta que se retiran. Cuando se añade un estado del ciclo de vida a un activo, los administradores de TI pueden crear informes que muestren los activos que se han comprado, enviado y recibido. Los gestores de activos podrán identificar los activos de TI disponibles para proyectos y nuevos empleados, o los activos que están en mantenimiento.

Además, el seguimiento del ciclo de vida de los activos de TI ofrece a los administradores de activos de TI la capacidad de ver qué activos de hardware deben renovarse o qué licencias de software deben renovarse, proporcionándoles información esencial para realizar futuras compras de TI.

Determine si los activos de TI deben estar «gestionados» o «no gestionados»

Determine el riesgo asociado a los activos de TI y, a continuación, clasifíquelos en una de las dos categorías siguientes: gestionados o no gestionados.

Los activos de TI que contienen datos confidenciales, como portátiles, equipos de sobremesa, servidores y dispositivos móviles, deben incluirse en la categoría de gestionados. Los activos de TI que respaldan requisitos operativos y no contienen datos sensibles, como concentradores, monitores e impresoras (sin discos duros), deben incluirse en la categoría de no gestionados.

Los dispositivos gestionados deben estar equipados con agentes de software que se comuniquen con la base de datos de inventario de forma periódica. Los gestores de activos deben configurar alertas para recibir notificaciones si un activo no se comunica en un periodo predeterminado.

Mientras estén almacenados, los dispositivos con datos sensibles, como un servidor que contiene datos de clientes, deben supervisarse mediante lectores de códigos de barras o herramientas de software, como RFID, que notifiquen al equipo de seguridad si un dispositivo se retira de una ubicación predefinida.

Según Gardner, «Un requisito fundamental para cualquier estrategia eficaz de gestión de activos debe ser la capacidad de abordar si el activo presenta riesgo de desaparición o de robo. Un proceso parcial de gestión de activos para el seguimiento de activos de centros de datos puede ser capaz de realizar el seguimiento de un servidor con información de clientes mientras está en la red, pero, una vez que se encuentra en una sala de almacenamiento, existe el riesgo de que el activo se pierda o sea robado».

Defina una estrategia de asignación de activos

Añada datos significativos a su inventario asignando los activos de TI a información relevante, como:

Propietarios
Contratos
Centros de coste o departamentos
Proyectos
Bases de datos de gestión de la configuración
Ubicaciones
Definiciones de cumplimiento normativo

Cuando los activos de TI se asignan a información relevante, los administradores de activos de TI podrán aportar valor a su organización mediante informes significativos de activos de TI que incluyan información sobre riesgos de seguridad y costes operativos generales de los activos de TI. Hoy en día, existen muchas herramientas de software disponibles que proporcionan a los gestores de activos las herramientas necesarias para asignar activos de TI a contratos, pedidos de compra, información de envío, centros de coste y mucho más.

Elija herramientas de software que le permitan añadir información relevante a sus activos de TI.

Automatice los procesos de activos de TI

Automatizar los procesos de activos de TI aumentará la productividad, además de reducir el riesgo. Los errores que suelen cometer las personas pueden generar datos inexactos. Un buen punto de partida para introducir la automatización son los procesos que contienen tareas repetitivas y sin valor añadido que normalmente realiza un técnico. Considere sustituir a los técnicos humanos por herramientas de automatización que puedan realizar tareas redundantes.

Resumen

Las soluciones de ITAM requieren herramientas de software de detección e inventario para documentar correctamente los activos de TI. Defina los requisitos de detección antes de elegir herramientas de software. Elija herramientas de gestión del inventario que le permitan asignar los activos de TI a información relevante. Para garantizar el éxito de sus soluciones de ITAM, empiece de forma sencilla y permita que la solución madure. Realice el seguimiento de los activos definiendo un ciclo de vida de los activos y valore la automatización de las tareas redundantes para evitar errores cometidos por técnicos humanos.

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