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Kein „Modern Workplace“ ohne User Workspace Management

Sun, 26 Apr 2020 23:00:00 Z

In Diskussionen um den „modernen digitalen Arbeitsplatz“ stehen oft Hardware wie Notebooks, Ultrabooks und PCs, eine geräte- und ortsunabhängige Nutzung, Kollaborationswerkzeuge oder die neuartige Aufteilung der Büroräume im Vordergrund. Alle diese Aspekte sind wichtig – ohne ein effizientes User Workspace Management im Hintergrund bleiben sie aber Stückwerk.

Aus dem herkömmlichen „PC-Arbeitsplatz“ ist in Unternehmen inzwischen längst der „digitale Arbeitsplatz“ geworden. Für die Mitarbeiter bringt die ortsunabhängige Nutzung von Firmenanwendungen oder einfach der Zugriff aus dem Homeoffice mehr Flexibilität. Firmen profitieren von kürzeren Durchläufen bei traditionellen Workflows, besserer Erreichbarkeit der Mitarbeiter und neuen Kollaborationsmöglichkeiten. Vielfach werden auch ganz neue Geschäftsprozesse möglich, die von einem festen Arbeitsplatz am Schreibtisch aus nicht denkbar wären.

Alle Vorteile lassen sich aber nur ausschöpfen, wenn die neuen Möglichkeiten auch zügig und weitgehend reibungslos funktionieren. Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter diesbezüglich ist aufgrund ihrer Erfahrungen mit privat genutzten Anwendungen inzwischen sehr hoch. Das stellt die für Einrichtung und Verwaltung der digitalen Arbeitsplätze Verantwortlichen vor eine ganze Reihe neuer Aufgaben und macht ihre bisherigen deutlich komplexer. Dass sie ihre Arbeit vielfach mit veralteten Tools erledigen müssen, macht das Ganze nicht leichter.

Flexiblere Nutzung macht Benutzerverwaltung komplexer

Was hat sich durch den Wechsel zum digitalen Arbeitsplatz hinter den Kulissen verändert? Früher war jedem Mitarbeiter ein Gerät zugeordnet. Am Morgen wurden die Rechner hochgefahren und die Benutzer haben sich angemeldet, zum Feierabend meldeten sie sich ab und fuhren den Rechner wieder herunter. Eine gut verwaltete Client-Landschaft war recht homogen und die zu übertragenden Datenmengen gering.

Heute steht die Mobilität der Benutzer im Vordergrund. Der Zugriff auf Unternehmensanwendungen von unterwegs und aus dem Homeoffice mittels Notebook ist Alltag, ebenso die Nutzung von Technologien wie virtuelle Desktops und Terminal Services. Neue Betriebssystemversionen müssen heute aus Sicherheitsgründen immer zügiger ausgerollt werden. Dadurch entstehen heterogenere Umgebungen und das Management der Benutzeraspekte wird wesentlich komplexer.

Die Entwicklung der in Windows integrierten Bordmittel hat damit nicht Schritt gehalten. Sie stammen teilweise noch aus NT4-Zeiten. Dadurch sind zum Beispiel Benutzerprofile nicht versionsübergreifend. Das heißt, ein Benutzer findet auf Geräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen seine zuletzt vorgenommen Anpassungen in Applikationen oder beim Betriebssystem nicht mehr vor. Zudem werden die Benutzerprofile immer umfangreicher, wodurch An- und Abmeldung länger dauern. Skripte, die klassisch nur zu An- und Abmeldung durchgeführt werden können, verlängern zusätzlich die An- und Abmeldezeiten der Benutzer.

Auch Gruppenrichtlinien werden durch Vererbung und Verschachtelung nahezu beliebig komplex. Sie sind dann aufwändig zu verwalten und werden ebenfalls nur bei der Anmeldung beziehungsweise bei einer Aktualisierung abgearbeitet. Da sich Nutzer bei einzelnen Geräten unter Umständen nur alle paar Tage oder sogar Wochen anmelden, kann es sehr lange dauern, bis eine Aktualisierung überall angekommen ist.

User Workspace Management ist eine unverzichtbare Komponente des neuen, digitalen Arbeitsplatzes. Es umfasst sowohl die Verwaltung der personalisierten Einstellungen als auch die Verwaltung der vom Unternehmen festgelegten Richtlinien. Indem es beide entkoppelt und dynamisch an die jeweiligen Gegebenheiten anpasst, reduziert User Workspace Management den Aufwand der IT-Abteilungen und erhöht die Benutzerzufriedenheit deutlich.

Benutzerrichtlinien und Personalisierung dynamisch verwalten

Wed, 22 Apr 2020 23:00:00 Z

Erst ein umfassendes User Workspace Management (UWM) hilft der IT, die komplexer werdende Umgebungen in den Griff zu bekommen und ermöglicht Anwendern in vollem Umfang von den neuen Möglichkeiten zu profitieren. Wichtiges Element ist dabei die dynamische Personalisierung.

Aufgrund der in den vergangenen Jahren veränderten Arbeitsweise der Benutzer haben sich auch die Anforderungen an die Benutzerverwaltung gewandelt. In dem Zusammenhang ist es wichtig, zwischen Personalisierung einerseits und den vom Unternehmen vorgegebenen Richtlinien andererseits zu unterscheiden.

Unter Personalisierung versteht man die persönlichen Einstellungen der Benutzer – also etwa Desktop-Hintergrund, in der Task-Leiste abgelegte Anwendungen oder im Schnellzugriff verfügbare Dateien. Richtlinien sind dagegen die vom Unternehmen zugewiesenen Konfigurationseinstellungen. Dazu gehören etwa Zugriffsrechte auf Laufwerke und Anwendungen oder Sicherheitsrichtlinien.

Solange beides – Personalisierung und Richtlinien – an einen Rechner, der von einer Person genutzt wurde, gebunden waren und gemeinsam verwaltet werden konnten, war das vergleichsweise einfach. Angesichts der heute üblichen Nutzung unterschiedlicher Geräte an unterschiedlichen Standorten und der durch diese „Roaming Profiles“ aus Administrationssicht entstehenden Nachteile, ist die Aufgabe aber wesentlich komplizierter geworden.

Personalisierung beim digitalen Arbeitsplatz

Angesichts der neuen Anforderungen lässt sich Personalisierung heute am effizientesten mit Hilfe von Virtualisierung umsetzen. Dazu werden die Einstellungen der Benutzer (die Personalisierung) von ihrem Anwenderprofil entkoppelt und in einer Datenbank gespeichert. Dadurch erübrigt sich zum Beispiel die Migration der Benutzereinstellungen auf eine neue Betriebssystemversion. Stattdessen werden nur für definierte Anwendungen Einstellungen gespeichert, was zu sehr schlanken Profilen mit wenigen Megabytes führt.

Mithilfe von Cache Roaming können sogar die Caches von Outlook, OneDrive, Skype, Windows und Outlook Search auf ein Netzwerklaufwerk umgeleitet werden, da es sich dabei nicht um Einstellungen handelt und die Profile unnötig vergrößert werden.

^{Die Entkopplung der Einstellungen der Benutzer von ihrem Anwenderprofil ermöglicht sehr schlanke Profile, die nur bei Bedarf übertragen werden. Dadurch wird für die Benutzer ein rascherer Zugriff möglich.}

Grundsätzlich ergeben sich durch eine virtualisierte Personalisierung folgende Verbesserungen:

Kurze An- und Abmeldezeiten
Konsistente User Experience auch bei unterschiedlichen Windows-Versionen
Keine Migration der Einstellungen auf neue Betriebssystemversionen erforderlich
Schnelle Wiederherstellung der Benutzereinstellungen

Vorteile virtualisierter Personalisierung

Die Einstellungen werden zudem bei der Anmeldung nicht komplett auf das Endgerät synchronisiert, sondern erst bei Bedarf übertragen. Unabhängig davon, ob es sich um ein physisches oder virtuelles Endgerät handelt, welche Version von Microsoft Windows verwendet wird und ob die Applikationen klassisch installiert oder gestreamt werden, finden die Benutzer immer ihre persönlichen Einstellungen vor.

Mittels Snapshots/Archiven werden die Einstellungen zudem täglich gesichert und können via Self Service, Weboberfläche oder Management Console in wenigen Sekunden beziehungsweise Minuten leicht wiederhergestellt werden. Für Applikationen kann dies sogar im laufenden Betrieb ohne erneute Anmeldung der Benutzer durchgeführt werden. Die Datenbank wird durch Deduplizierung klein gehalten und über die Weboberfläche können auch Benutzereinstellungen ganzer Benutzergruppen verändert, gelöscht oder bestimmte Einstellungen wiederhergestellt werden.

Richtlinienmanagement für den digitalen Arbeitsplatz

Tue, 21 Apr 2020 09:29:05 Z

Eine mittels Richtlinien bestmöglich vorbereitete Arbeitsumgebung steigert die Produktivität der Mitarbeiter und wird der flexiblen Arbeitsweise der Benutzer gerecht. Die Vorgehensweise für digitalen Arbeitsplätze ist jedoch eine andere als beim klassischen, an einen Schreibtisch gebundenen PC-Arbeitsplatz.

Traditionell werden bei der Benutzerverwaltung in Unternehmen alle für den Benutzer hinterlegten Richtlinien bei der Anmeldung angewendet. Das war sinnvoll, weil sich Rechner und Benutzer immer in derselben Umgebung befanden und sich die Anwender in der Regel nur einmal am Tag anmeldeten. Bei wechselnden Umgebungen und Geräten sowie möglicherweise zahlreichen Anmeldevorgängen erfordert dieses Vorgehen jedoch zu viel Zeit. Gleichzeitig ist ein Großteil der Einstellungen in der jeweiligen Situation gar nicht erforderlich oder trifft gar nicht zu.

^{Beim klassischen Ansatz der richtlinienbasierten Verwaltung werden alle Einstellungen bei der Anmeldung vorgenommen. Einem modernen, digitalen Arbeitsplatz wird das nicht mehr gerecht.}

Bedarfsgerechte und situationsgebundene Konfiguration

Es ist im Rahmen eines modernen Workspace Management daher sinnvoll, die Konfiguration des Benutzerprofils immer nur auf die gerade benötigten Komponenten zu beschränken. Erreicht wird dies, indem der Vorgang von der Anmeldung entkoppelt und an andere Triggerpunkte geknüpft wird. Mögliche Trigger sind der Start von Anwendungen, Netzwerkinformationen oder Aufnahme respektive Unterbrechung einer Session.

Erster und offensichtlicher Vorteil ist eine schnellere Anmeldung. Wenn erforderliche Applikationseinstellungen erst später dynamisch beim Aufruf der jeweiligen Anwendung vorgenommen werden, verzögert das deren Start nur minimal. Zudem erleichtert es die Paketierung von Applikationen.

Mithilfe von Netzwerkinformationen können je nach Standort eines physischen Geräts unterschiedliche Sicherheitseinstellungen, Druckerzuweisungen und andere Einstellungen vorgenommen werden. Mittels der Session-Trigger (Session disconnect/reconnect und locked/unlocked) kann auf Veränderung des Endgeräts beim Zugriff auf Terminal Server oder eine VDI reagiert werden.

^{Die Konfiguration des Benutzerprofils von der Anmeldung zu entkoppeln und an andere Triggerpunkte zu knüpfen, bietet mehr Flexibilität.}

Üblicherweise können sämtliche Konfigurationen in einer Richtlinie strukturiert und in übersichtlicher Form grafisch dargestellt werden. Änderungen der Richtlinie können protokolliert werden und mit Hilfe einer Versionierung lassen sich unterschiedliche Versionen den verschiedenen Maschinengruppen, wie zum Beispiel Test und Produktion zuordnen.

Vorteile eines granularen Richtlinienmanagements sind:

Dynamische Konfiguration der Benutzerumgebung
Deutlich reduzierte Anmeldezeiten
Grafische Oberfläche statt Skripte
Konfigurationsänderungen werden versioniert und können protokolliert werden

Existierende Gruppenrichtlinien können bereits heute mittels Importfunktion übernommen werden. Ein Start Menü Designer, um die bekannten Probleme mit dem Windows-10-Start-Menü zu beheben, ist bei Ivanti in Vorbereitung.